No cabe duda de que estrechar lazos de colaboración dentro de las empresas es importante para que los intereses de los diferentes departamentos confluyan, y en definitiva también, los intereses generales de la empresa. No debemos olvidar la importancia del cliente interno dentro de la empresa.
Estrechar lazos con los clientes es fundamental para añadir valor al departamento de compras. Y es que nuestro cliente interno y peticionario de compra, es decir, el departamento o área que debe facilitar dicha información y gestión, también puede sentir la amenaza de la pérdida del control o poder sobre dicha compra o incluso la modificación de su gestión y procedimiento de compra habitual.
Se ha hablado mucho de cómo debe relacionarse compras con los diferentes clientes internos o áreas de negocio y es que realmente sigue siendo el “talón de Aquiles” de nuestra área.
Para paliar estos aspectos que en ocasiones son de confrontación en la organización, los compradores debemos aterrizar en estos departamentos con cierta suavidad y sensibilidad y con un objetivo claro; convertir dicha gestión de compra en una oportunidad para nuestro cliente interno. La compra debe suscitar el interés de nuestro cliente interno aportando valor añadido a la misma.
“Debemos trasladar a nuestro cliente interno que nuestra intrusión en su área no es una amenaza sino una oportunidad”
Previamente a la interacción con nuestro cliente interno debemos considerar ciertos aspectos tales como:
- Involucrarlo en todo el proceso de compra y desde el inicio de gestión o proyecto de compras. Conseguir involucrar a nuestro stakeholder, buscando la proactividad y un papel importante dentro del proyecto de compras. Cuanto más activo sea el papel de nuestro cliente interno más posibilidades de éxito tendremos y menor riesgo de reticencia tendrá. Es decir, involucremos y hagamos participe a nuestro cliente interno en el “punto 0” del proyecto.
- Implementar y poner a disposición del cliente interno un sistema de evaluación para medir el índice de satisfacción; acción que genera confianza dentro de la organización
- Generar el máximo de transparencia del proceso de compra
- El cliente interno debe poder acceder a toda la información necesaria para evitar la inseguridad y desconfianza
- Debe establecerse las medidas pertinentes para detectar y mitigar las posibles fricciones entre departamentos y evitar dañar la imagen ante el proveedor
- El área de compras debe generar una visión global de la gestión de compra, más allá del aspecto cualitativo, técnico y económico del producto/servicio.
- Alinear objetivos de forma mancomunada entre cliente interno y compras que generé objetivos claros y reales
- Incorporar a compras a reuniones periódicas de seguimiento realizadas por el cliente interno o unidad de negocio.
- Utilizar casos de éxito y/o experiencias previas con otras unidades de negocio.
- Dar visibilidad a la Dirección General sobre el proyecto: causas, consecuencias y objetivos.
Desde la Dirección de Compras debemos generar valor añadido suficiente para suscitar el interés de nuestro cliente interno y evitar que nos perciba como una amenaza.
Ahora bien, desde compras debemos identificar la amenaza principal:
La reticencia a cualquier cambio por parte de las unidades de negocio. En este caso, de hecho el más habitual, debemos estudiar minuciosamente prioridades y necesidades (por este orden) para incluirlos entre nuestros objetivos de satisfacción.
No obstante, la premisa en compras debe ser; cualquier factor que podamos convertir en oportunidades, se convierte en una “venta interna y directa” hecha por el comprador a nuestro cliente interno. Afortunadamente, en la mayoría de los casos, los Departamentos de Compras disponen del control de la cadena de suministro y esto se traduce en un abanico de posibilidades y oportunidades.
Toda esta coyuntura debe ir alineada con un plan de comunicación y reporting donde la Dirección de la empresa debe conocer cuáles son nuestros procedimientos y objetivos tanto departamentales como colectivos. Y es que esto no es “vendible” ni factible dentro de la organización si estos objetivos no se traducen en beneficios y oportunidades para todos: nuestro stakeholder, la empresa y el propio Departamento de Compras.
Mi experiencia personal y de forma mayoritaria ha sido satisfactoria. Ahora bien, paciencia, mucha comunicación interdepartamental y sobre todo buenas prácticas desde Compras. En este tipo de proyectos, cualquier error en la gestión, comunicación e interacción penaliza únicamente al Departamento de Compras pero pierde competitividad toda la organización.
Nos toca vender internamente para poder comprar.
Sobre el autor…
Jose Jurado
Senior Purchasing and Procurement Specialist en Banco Sabadell. Profesional con más de 13 años de experiencia, especializado en compras y aprovisionamiento en el sector Industrial y Servicios. Diplomado en Ciencias Empresariales con formación específica en Compras y Logística.
