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Proveedor, grítame que no te escucho: Sobre la comunicación fluida pero ineficaz

La fluidez en la comunicación no asegura resultados positivos ni efectivos, la calidad de la misma es fundamental

Todo profesional ligado a las tareas procurement sabe de la mayúscula importancia que tiene la comunicación en todo el proceso de negocio de los departamentos de compras. Principalmente la comunicación tiene un carácter definitivo en la relación con los proveedores, piezas fundamentales en la cadena de suministro. Los problemas más comunes, en este sentido, están ligados a la falta de comunicación que conlleva una nefasta gestión  en las relaciones con los proveedores.

Pero, ¿qué sucede cuando se posee una fluida comunicación pero no brinda ventajas ni beneficios? En este caso estamos hablando de una comunicación  incompleta y de mala calidad, donde las dos partes (comprador/proveedor) no se hacen únicos responsables y es necesario aportar una solución eficaz para aumentar el rendimiento de la producción.

Comunicación completa y descriptiva

Abrir un canal de comunicación sólido y constante con los proveedores, es una de las labores más complicadas que debe realizar un responsable de compras. Contar con un recurso tan valioso como la comunicación en todo el proceso de negocio de compras, ofrece muchas ventajas que ayudan a mejorar y optimizar el rendimiento del proceso procurement.

Poseer esta fluida comunicación  no aporta directamente nada bueno si no está bien definida y estructurada. Es muy común en este contexto, que compradores y proveedores se mantengan informados de forma periódica, pero la calidad de esta información no sea lo suficiente buena como para aportar valor al proceso de negocio y minimizar los errores.

En estos casos es muy valioso tener en cuenta una serie de cuestiones a añadir en los mensajes que forman parte de la comunicación, que pueden contribuir a transmitir la idea, mensajes, filosofía u objetivos a las empresas proveedoras:

  • Señalar las expectativas. Gran parte de los problemas de entendimiento o errores en los objetivos reside en el hecho de no establecer de forma clara las expectativas. Dejar de forma transparente las perspectivas que deseamos para cada tarea es esencial para que exista un entendimiento mutuo. También la clara definición de las expectativas, ayuda a facilitar el intercambio de opiniones y la cooperación en el futuro.
  • Explicación de los requisitos de producción.  Un potencial valor en una comunicación de calidad con los proveedores, está en aportar en un sentido general el proceso de producción de la empresa. De esta forma es posible dar a conocer las necesidades únicas y características especiales de la empresa que adquiere los bienes y servicios: calendario específico, tamaño almacenamiento, tiempo de entrega…  Los proveedores tendrán los datos suficientes para anticiparse a situaciones imprevistas.
  • Fijar estándares de calidad de los productos.  La calidad en los productos a adquirir es esencial y afecta a todo el proceso procurement y de producción. Es necesario que todas las partes comprendan la barra de calidad de los productos, especialmente los proveedores, con el fin de obtener un producto final de calidad. Cualquier desviación de estos estándares de calidad  ha de formar parte de la comunicación en este apartado, manteniendo un control profesional y dinámico,  muy eficaz para minimizar el error.

Incidir, dentro de la comunicación, en la descripción de las necesidades y cuestiones específicas que desea la empresa  compradora, añade valor y transparencia a la relación con los proveedores, incidiendo positivamente en el rendimiento final del proceso procurement.

 

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