Definir nuestras necesidades de compra

La gestión de las compras en una empresa, es tan importante o más que los procesos de ventas. Si bien siempre se ha dado más renombre y enfoque hacia las técnicas de ventas, en la actualidad los procesos de compras beben de fuentes, metodologías y tecnología especialmente diseñada para optimizar los procesos internos del área de trabajo de compras.

La acción de comprar requiere mantener una relación estrecha con los proveedores, siendo la negociación el puente de unión donde convergen las necesidades de cada parte. Como responsables del proceso de compras de una empresa debemos de tener en cuenta una serie de factores y conceptos para definir de manera profesional un plan de negocio sólido.
¿Por dónde se debe comenzar una negociación efectiva con proveedores? La respuesta se puede dar con otra pregunta, ¿conoces las necesidades de compra de tu empresa?. Es la definición de las necesidades de compra, una de las primeras etapas que debemos quemar para poder desarrollar una negociación inteligente.

Cuando hablamos de las necesidades de compra nos estamos refiriendo a los objetivos que deseamos cumplir en la negociación, estos objetivos van a definir nuestra posición relevante en el proceso negociador.

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Necesidades de compra, puntos a definir

Nuestro perfil de comprador en una negociación con proveedores, debe ser lo más poderoso y fuerte posible, con el fin de canalizar nuestro objetivo de manera clara y eficaz. Si bien es más que recomendable, integrar cierta flexibilidad, empatía y permeabilidad en nuestra postura negociadora (facilita la resolución de conflictos), el estudio, análisis de los siguientes puntos nos darán respuesta a las necesidades de compra específicas para cada momento:

Características del producto. Obviamente nuestro rol de compradores nos implica comprar un producto o servicio que responda a una necesidad puntual o progresiva. Por lo tanto el producto o servicio que deseamos debe de dar solución eficaz a nuestras necesidades. Así pues ha de definirse las exigencias o requerimientos necesarios, subrayando de forma importante aquellas peculiaridades ineludibles que nos debe aporta el producto en cuestión. Dependiendo del sector de la empresa, la definición de las características del producto puede ser más o menos complejas, por ello se recomienda, al menos, fijar aquellas particularidades ineludibles y exclusivas del producto deseado.

Calidad. Una vez definido el producto o servicio que necesitamos, la siguiente cuestión es parametrizar la calidad de este. Es muy común obtener múltiples ofertas de proveedores muy ventajosas, pero solo la calidad de los productos ejerce como elemento diferenciador de cada uno de ellos. Debemos de conocer los factores que describen la calidad del producto y proponerlos como exigencias en la negociación.

Cuantía o cantidad de la compra. Concepto que va totalmente ligado a la gestión del stock de nuestra empresa. Estamos seguros que más de una vez se ha quedado material o productos sobrantes en el almacén, sin poder ofrecer una salida óptima al producto, esto es un clásico error en la definición de la cantidad de producto que necesitamos. El volumen de compras viene dictaminado por la necesidad real y actual de ese momento, comprar para futuras necesidades, en ocasiones, no es una buena decisión.

Tiempo de entrega. Nuestra relación con los proveedores es un engranaje más como cadena de suministro, los tiempos de entrega deben de ser seguros y asumibles. En este punto debemos de determinar la mejor opción: una fecha fija, establecimiento de una fecha inicial de entrega o un tiempo de entrega a plazos. Existen múltiples combinaciones posibles, la urgencia puede ser un factor clave para definir esta cuestión.

Precio. El importe, el gasto a asumir… es el factor clave en muchas decisiones de compras. Se trata de un concepto muy complejo donde entran en juego diferentes factores. En primer lugar es básico tener una idea clara del actual precio de mercado, con el fin de poder fijar un valor donde poder trabajar. El otro punto clave es el presupuesto destinado al proceso de compras, a partir de ahí la negociación es un arte a dominar con sus diferentes herramientas.

Necesidades de compra definidas, ¿y ahora qué?

Sería muy bonito decir que una vez definidas las necesidades de compras el trabajo ya podría darse por concluido. Esto no es verdad, de hecho sólo hemos aportado un pequeño granito, pequeño pero muy importante, para poder dar forma a nuestro perfil de comprador frente a los proveedores en el competitivo proceso de compras.

Conocer nuestras necesidades es clave para afrontar toda negociación, sin un perfil bien definido nuestras propuestas serán inconclusas, vagas y poco realistas, resultando fatal para la compra final de productos.

Y ahora preguntamos, ¿sabes cuáles son las necesidades de tu empresa?.

Recuerda: Las necesidades de compra responden al Qué, Cómo, Cuándo y Dónde de un determinado producto o servicio