Los departamentos de compras desempeñan un papel cada vez más importante para la rentabilidad de una organización. Mediante una adquisición eficiente, es posible obtener un potencial de ventajas competitivas sustanciales clave. La función de las adquisiciones se están transformando y ampliando, considerándose, hoy en día, como una necesidad para crear excelencia en los flujos de valor de una empresa. Ser rentables y eficientes es prioritario, para ello el pensamiento Lean en los departamentos de compras se ha posicionado como una metodología de trabajo real, sólida y útil para conseguir mejores resultados.
En palabras sencillas, la metodología Lean tiene como objetivo maximizar el valor del cliente utilizando un proceso de creación de valor optimizado que no contenga “residuos”.
La palabra “residuos” cobra un papel fundamental en esta corriente Lean, pues se refiere a aquellos procesos que pueden ser eliminados o simplificados para una mayor eficacia en los procesos internos del área de negocio.
Una estrategia Lean crea procesos que requieren menos esfuerzo humano, menos espacio, menos capital y menos tiempo para fabricar productos y servicios a costos mucho menores y con muchos menos defectos.
Metodología Lean en los departamentos de compras
Dirigir la filosofía Lean en los departamentos de compras, requiere que las empresas se manejen como un sistema y no como un conjunto de actividades incoherentes. Una estrategia de negocio Lean organiza y gestiona el desarrollo de productos, las operaciones y las relaciones entre proveedores y clientes.
La metodología Lean en los departamentos de compras no es una materia rígida e inflexible, tiene una gran capacidad de adaptabilidad y flexibilidad.
Estableciendo una visión hacia todas las funciones de la organización, principios, métodos y herramientas que se utilizan, encontramos como base una serie de principios estratégicos funcionales de los cuales se ramifican acciones que complementan una mejor optimización.
El pensamiento Lean en los departamentos de compras basa sus ideas estratégicas en los siguientes conceptos:
Procesos Just in Time
La estrategia Just-in-Time es uno de los pilares fundamentales en la estrategia Lean en los departamentos de compras. El objetivo es simple: entregar la cantidad y el producto adecuado en el momento adecuado.
Es aquí donde aparece el concepto System Pull que hace referencia al Modelo de Flujo de Producción exigido por los clientes. Producir solo lo que se necesita y cuando se necesita. Este proceso estaría controlado por el denominado sistema Kanban, el cual permite crear un sistema de producción más sencillo y eficiente.
Además entra en juego otro término afín a la estrategia a Just-in-Time, los “Takt Times”. Los tiempos de Takt representan la demanda del cliente y todos los procesos deben cumplir con estas demandas.
Otros de los aspectos Lean en estos procesos, son aquellos relacionados con los métodos funcionales para hacer visibles los problemas mediante pruebas de errores, paradas automáticas y la solución de la causa raíz de los problemas.
Por último, los conceptos emparejados a la Nivelación de la producción son óptimos para conformar una estrategia Lean en los departamentos de compras basados en la metodología Just-in-Time.
Eliminación de “Residuos”
Como hemos dicho con anterioridad, los “residuos” son un factor clave en el pensamiento Lean en los departamentos de compras y en otros sectores. Estos “residuos” son aquellas actividades que pueden simplificarse o eliminarse para una mejor optimización de la producción.
Así pues, se pueden definir las siguientes actividades:
- Actividades de valor agregado. Son aquellas que crean valor para el cliente final, simplemente se definen como aquello por lo que el cliente está dispuesto a pagar.
- Actividades que no agregan valor. Actividades que no crean valor para el cliente final y no son necesarias. Estas actividades deben ser objetivo claro para su eliminación en un espacio corto de tiempo. Algunos ejemplos: sobreproducción, espera, ritmo desigual de trabajo, sobrecarga,
- Actividades necesarias que no agregan valor. Son actividades que no crean valor para el cliente final pero son necesarias. Son más difíciles de eliminar, pero deberían ser objeto de eliminación a más largo plazo.
La gestión de los “residuos” suele estar vinculado a otro método estratégico de control: el método de las 5S. La metodología de 5S ayuda a eliminar elementos que ya no se necesitan organizar los elementos para optimizar la eficiencia y el flujo, limpiar el área para identificar más fácilmente los problemas e implementar y estandarizar procesos.
Mejora Continua
La mejora continua en los departamentos de compras implica la integración de una cultura de mejora sostenida, con el objetivo de eliminar los «residuos»en toda la organización e involucrar a todos en un objetivo común para mejorar el trabajo sin grandes inversiones de capital.
Como en todo el pensamiento Lean, este proceso está basado en las premisas de un reconocido método estratégico, el Kaizen. Se destacan acciones tan interesantes como la vinculación de los empleados para ser parte del desarrollo de cada área de trabajo, colocar equipos de trabajo pequeños juntos para mejorar los procesos… La clave es lograr la estandarización de los procesos para mantenerlos y con el tiempo mejorarlos.
Personas y trabajo en equipo
La comprensión de las personas y su motivación así como el trabajo de equipo, son características básicas que ayudan a implementar la metodología Lean en los departamentos de compras.
Los equipos de trabajo permiten la educación de los trabajadores en una amplia variedad de habilidades, tales como control de calidad o control de materiales. Además se mantiene una cultura dentro de la compañía para obtener un grupo de trabajo eficiente.
Los equipos coordinan el trabajo, se motivan y se aprenden unos a otros. Se enfatiza la figura del líder o responsable como valor básico, para vincular la cultura de la marca y del trabajo al resto de los empleados. Una de las principales tareas de los responsables es asegurarse que se sigan realizando los procesos estandarizados establecidos para cada área de trabajo.
La metodología Lean en los departamentos de compras se completa con una correcta y efectiva supervisión de la cadena de suministro.
Para ello, los esfuerzos se dirigen hacia la comprensión de la cadena de suministro. En este proceso se identifican dos etapas:
- Supervisión. Esta etapa se refiere a los procedimientos específicos para entender cómo funcionan los proveedores. La comprensión del negocio, la tecnología y del proveedor además de establecer objetivos y monitorear el desempeño de los proveedores en todo momento, son factores clave a este respecto.
- Análisis. El análisis implica el mapeo de los procesos y actividades dentro de la empresa y en toda la cadena de suministro, con el fin de identificar áreas de mejora. La clave es mapear todo el proceso, desde el pedido del cliente hasta la entrega de la materia prima, la fabricación y la entrega al cliente. El objetivo final es descubrir defectos en la cadena de suministro y aportar la solución específica para cada paso.
La implementación Lean en los departamentos de compras no es una solución a corto plazo, ha de planificarse para lograr resultados sostenibles a largo plazo. De entre los diferentes métodos, herramientas y estrategias, trabajar con las personas, obteniendo su aceptación y participación suelen ser de los pasos más complejos para una eficiente integración de los procesos Lead.
