La función de compras es a menudo una función mal entendida y desatendida –es una lástima– en las empresas. Sin embargo, optimizar el proceso de compras puede producir una serie de beneficios y añadir un valor incalculable a la empresa en su conjunto.
Optimizar el proceso de compras genera ahorro
Desde una perspectiva de negocio, los beneficios más obvios de la optimización en el proceso de compras son financieros. La gestión productiva de la cadena de suministros y, por extensión, de las compras, permitirá a una organización producir ahorros inmediatos al adquirir bienes, servicios y contratos al mejor precio.
Además, la empresa será capaz de aprovechar adecuadamente cualquier garantía o descuento a menudo olvidados, que conducen a un descuido rutinario, pero crítico, en el ahorro final. Un proceso de compra completamente funcional también permitirá una mejor visibilidad en el gasto y los presupuestos de la empresa.
Tener un claro entendimiento del gasto de la compañía capacitará a las empresas a negociar mejores contratos con los proveedores, permitiendo que la compañía aproveche los descuentos que a primera vista parecían no disponibles o aplicables. La visibilidad de los patrones de gastos y los presupuestos también permitirán a las empresas la opción de aprovechar el flujo de caja adicional mediante la extensión de los plazos de pago y previsiones para el futuro.
Optimizar el proceso de compras permite una mejor visibilidad del gasto y de los presupuestos de la empresa.
Un proceso de compras funcional conduce a una mayor eficiencia y preparación
Muchos ven el ciclo de compras como un proceso unidimensional dentro de una organización. Sin embargo, la cadena de suministros, cuando se adopta a lo largo y ancho dentro de una organización, conduce a una mayor eficiencia y proporciona una mejor correlación con los bienes o servicios deseados. Un proceso de compras optimizado conducirá a un suministro más eficiente: productos y servicios de calidad entregados en tiempo y forma. También garantizará que la cadena de suministros de una organización pueda sortear con eficacia obstáculos imprevistos (problemas financieros, desastres naturales, escasez de mano de obra / excedente, volatilidad económica). Un proceso de compras optimizado y eficiente también puede ayudar a distinguir los proveedores buenos de los no tan buenos. Ser capaz de distinguir entre los proveedores de calidad no sólo mejorará tu cadena de suministros en general, sino que incluso podría conducir a la compensación por parte de los proveedores de baja calidad por no cumplir con los parámetros acordados.
Un proceso de compras permitirá la innovación
Las empresas están constantemente vigiladas por su competencia: ya sea en precio, calidad de servicios o bienes, o conveniencia. Cualquier ventaja competitiva podría marcar la diferencia entre un nuevo cliente y una venta perdida. Un proceso de compra progresivo permitirá a la empresa buscar productos o servicios innovadores. Una organización con un proceso de compra consolidado permite la búsqueda de esos bienes y servicios innovadores con el claro objetivo de conseguir una ventaja competitiva. En algunos casos, la consolidación de esta función podría incluso producir acuerdos exclusivos con los proveedores.
Mejorar el proceso de compras
Un proceso de compras eficaz mejorará la rentabilidad de una empresa y aumentará la eficiencia. Pero la evolución (mejora) de una función de compras no ocurre por generación espontánea. Proporcionar a tu equipo con las herramientas de compras adecuadas es crítico para que éste pueda mejorar el proceso de compras actual.
