Una plataforma de compras dentro de un departamento de compras ayuda a resolver diversos problemas operativos que surgen en la mecánica de trabajo diaria.
La integración de una plataforma de compras optimiza la gestión operativa de las empresas y mejora su rendimiento y eficiencia en cada proceso.
Veamos algunos problemas prácticos que soluciona la implementación de un profesional software de compras.
4 problemas prácticos que soluciona una plataforma de compras
Una de las grandes ventajas del uso de plataforma de compras es que se integra de un modo natural en la metodología productiva y operativa de un departamento de compras.
La propia naturaleza de un software de compras incide directamente en la solución de determinados problemas y situaciones prácticas en los procesos de compras:
Falta de control y visibilidad del gasto
Uno de los grandes obstáculos que surgen en las empresas actuales es que no llegan a saber cuánto se gastan y en que lo están haciendo.
De esto se desgranan varios problemas:
- Cada área compra por su cuenta.
- Facturas y pedidos están dispersos en correos u hojas de cálculo.
- Difícil consolidar el gasto total por proveedor o categoría.
Las plataformas aportan soluciones para minimizar etas cuestiones:
- Centralización ce todas las solicitudes, pedidos y facturas.
- Permite ver dashboards de gasto por diferentes categorías: proveedor, departamento, fechas…
Procesos de aprobación lentos o descontrolados
Sin un sistema, las operaciones suelen realizarse por diferentes vías o modos de actuación.
Problemas que surgen:
- Nadie sabe quién aprobó qué.
- Los pedidos se retrasan esperando autorizaciones.
- A veces se compra sin aprobación.
Una de las grandes soluciones que se ofrecen es un óptimo flujo automático de aprobación según importe, tipo de compra, etc…
Compras fuera de contrato (maverick spending)
Una de las cuestione que más surgen en la operativa de compras son aquellas operaciones que se realizan fuera de los proveedores negociados.
Ocasiones diversos problemas:
- Se pierden descuentos negociados.
- Se utilizan proveedores no homologados.
- Mayor riesgo legal o de calidad.
Una plataforma de compras ofrece un entorno profesional para dar solución a esta problemática:
- Catálogo de proveedores aprobados.
- Restricción de compras fuera del catálogo.
- Alertas de compras fuera de contrato.
Dificultad para evaluar y gestionar proveedores
Sin la gestión y el uso de datos estructurados es complicado saber qué proveedores funcionan mejor.
De este modo surgen problemas como: la no medición del desempeño de los proveedores, difícil operativa para la comparación de proveedores o la falta de historial de pedidos y entregas.
¿Cómo lo soluciona la plataforma?
El uso de plataformas de compras permite
- Registrar desempeño (tiempo de entrega, calidad, precio)
- Comparar proveedores
- Centralizar contratos y evaluaciones.
Una plataforma de compras permite mejorar la eficiencia, el control y la visibilidad de todo el proceso de adquisición.
Al automatizar procesos y concentrar la información en un solo sistema, el departamento de compras reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas y puede enfocarse más en actividades estratégicas, como la negociación con proveedores y la gestión eficiente del gasto, aportando así un mayor valor a la empresa.
¿Son soluciones eficaces? Danos tu opinión.Visita nuestra página de LinkedIn ¡Te esperamos!
