El uso de de una plataforma de compras ofrece grandes ventajas y estratégicas y operativas que mejoran el día a día del ciclo de vida de compras.
La implementación de esta herramienta impacta directamente en la forma en que se ejecutan las operaciones diarias, se toman decisiones y se coordinan las distintas áreas de la organización.
Veamos algunas reflexiones operativas que se suman a la dirección estratégica de un proceso de compras.
Plataforma de compras, reflexiones operativas clave
Las reflexiones operativas que surgen de su uso permite entender no solo los beneficios tecnológicos, sino también los cambios culturales, de roles, etc… un cambio que ya ha dejado de ser una tendencia convertirse en una realidad.
La visibilidad del gasto cambia las prioridades diarias
Contar con información en tiempo real permite detectar y corregir desviaciones de manera anticipada, en lugar de hacerlo tras el cierre mensual, convirtiendo la gestión reactiva en una gestión preventiva.
La calidad de la información determina la calidad de la compra
Una orden de compra correctamente estructurada minimiza errores en la recepción, la facturación y el pago, influyendo de forma directa en la eficiencia del ciclo de compra.
La velocidad operativa depende más de los datos que del sistema
Cuando los catálogos, proveedores y precios no se mantienen actualizados, la plataforma deja de ser un facilitador y pasa a convertirse en un cuello de botella operativo.
La estandarización de procesos a través de la plataforma reduce errores
La estandarización de procesos mediante una plataforma de compras permite que todas las solicitudes, aprobaciones y órdenes sigan un mismo flujo, reduciendo la variabilidad en la forma de trabajar y, con ello, los errores operativos y los re-procesos.
La trazabilidad fortalece la rendición de cuentas
Cada solicitud, aprobación y decisión queda documentada, lo que permite asignar responsabilidades de manera clara y facilita auditorías, controles internos y evaluaciones de desempeño.
La gestión del cambio es tan importante como la implementación técnica
Para que la adopción sea efectiva, se necesita capacitación constante, comunicación clara y acompañamiento permanente, más allá de la simple implementación del sistema.
Los indicadores operativos pasan de ser estimaciones aproximadas a reflejar datos precisos y verificables
La plataforma permite medir tiempos de ciclo, cumplimiento de proveedores y niveles de servicio con datos reales, habilitando decisiones basadas en evidencias.
No hay duda que la integración de una plataforma de compras se hace con la orientación estratégica de un departamento de compras siendo clave en el rendimiento final de una empresa.
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