Los anglicismos también llegan al proceso de compras de las empresas españolas – con lo rico que es el idioma de Cervantes. Vamos a desmitificar en román paladino qué es RFX,  y a aclarar todo el catálogo de RFXs para que se entienda mejor.  RFX es uno de los acrónimos más comunes en el panorama estratégico de compras y adquisiciones, es un término que agrupa distintas referencias de solicitud. El proceso de RFX es probablemente uno de los procesos de sourcing más difíciles de definir, ya que puede ir desde una simple RFQ hasta un proceso complejo RFI / RFP / RFQ de múltiples etapas, dependiendo de las necesidades del proyecto. La complejidad del proceso de RFX se determina, entre otros factores, por la complejidad de los requisitos necesarios, el número de proveedores que han sido cualificados, la competencia en la base de proveedores, el riesgo inherente en el esfuerzo de abastecimiento y las oportunidades de ahorro. Vamos a intentar desmitificar todas las X del proceso de compras.

Solicitud de información (RFI – Request for Information)

Como su nombre sugiere, es el proceso de compras utiliza RFI para recopilar información que ayude a decidir qué paso tomar antes de iniciar las negociaciones. RFI es, por tanto, rara vez la última etapa del proceso, pero es a menudo utilizada conjuntamente con las otras solicitudes que vamos a ver a continuación.

Una RFI es una solicitud enviada a una amplia base de proveedores potenciales con el propósito de recopilar información, preparar una RFP o RFQ, desarrollar una estrategia o crear una base de datos que será útil en negociaciones posteriores con proveedores sobre los siguientes aspectos:

• Los proveedores: instalaciones, financiación, actitudes y motivaciones
• El estado del mercado de suministro
• Dinámica del mercado de suministros
• Tendencias y factores que impulsan el cambio
• Estrategias alternativas de precios
• Competencia de proveedores
• Amplitud y profundidad de las ofertas de productos / servicios, por proveedor
• Plan estratégico del proveedor, plan de negocio y planes de producto

El proceso de compras puede utilizar el RFI para realizar una lista detallada de productos / servicios para los que se solicita el precio. La fijación de precios debe utilizarse con fines comparativos para negociaciones posteriores, no como base de las decisiones de compra. Mediante el análisis de las respuestas de RFI, se pueden identificar opciones estratégicas, alternativas de menor coste y oportunidades de reducción de costes.

Solicitud de cotización (RFQ – Request for Quotation)

Los RFQ’s son los más adecuados para productos y servicios estandarizados ¿Por qué? Porque lo que se persigue finalmente es comprar manzanas con manzanas; es decir se persigue que las cotizaciones de los proveedores sean comparables antes de que empiecen las negociaciones.Una RFQ es una solicitud enviada a posibles proveedores que contiene una lista o descripción detallada de todos los parámetros relevantes de la compra prevista, tales como:

• Capacidades del personal, nivel de formación o competencias
• Descripciones de piezas / especificaciones o números
• Cantidades / volúmenes
• Descripción o planos
• Niveles de calidad
• Requisitos de entrega
• Términos del contrato
• Términos y Condiciones
• Otros requisitos o términos de valor añadido
• Borrador del contrato

El precio por artículo o por unidad de servicio es el dato más importante de la RFQ,  junto con otras dimensiones del acuerdo determinados por el comprador. La decisión sobre la contratación de proveedores suele hacerse después de la comparación y el análisis de las respuestas de RFQ.

Las solicitudes RFQ se utilizan normalmente como documentación de apoyo para las ofertas cerradas (ya sea de una sola ronda o de varias) y pueden ser el precursor lógico para una subasta inversa electrónica.

Solicitud de Propuesta (RFP – Request for Proposal)

Una RFP es la solicitud de propuesta enviada a los proveedores potenciales con los que se está contemplando una relación de asociación o una relación más creativa. Es frecuente que la estructura y el formato de la respuesta se deja a la discreción de los proveedores. De hecho, la creatividad y la innovación que los proveedores imprimen en sus propuestas puede utilizarse como valor diferencial y clave para una posterior elección. Las negociaciones posteriores son más extensas en el tiempo puesto que suelen tener un impacto mayor en la empresa.

Las RFPs eficaces reflejan la estrategia y los objetivos de negocio a corto / largo plazo, proporcionando información detallada sobre qué proveedores podrán ofrecer una perspectiva. Si hay problemas específicos deberán abordarse en la respuesta a la solicitud de propuesta.

Si bien se pueden buscar datos específicos, cotizaciones, las siguientes preguntas constituirán una parte significativa de una RFP:

• Los ítems específicos para lo que se ofertan los proveedores
• Necesidades particulares de la empresa
• Medidas de desempeño
• Información
• Ideas
• Instrucciones para responder
• Fecha de vencimiento
• Formación técnica y de otro tipo
• ¿Cómo evaluaremos el funcionamiento del feedback?
• Describir el proceso de selección
• Solicitud de desglose de los costes (solo en ocasiones)
• Comunicación: carta de presentación (preparar el escenario), llamadas varias
  Persona de contacto para preguntas

Aviso a navegantes: compradores y vendedores

Tú, Comprador: para implementar correctamente estos procesos se requiere un nivel de habilidades de negociación y tener una infraestructura organizacional que lo apoye. De lo contrario se utilizarán como un ejercicio simbólico.

Tú, Vendedor: Si participas o no, y cómo participas en estos estos procesos es la primera pregunta que debes hacerte. Asegúrate de examinar primero tu estilo de negociación competitiva y la del negociador. No hacer esto te puedo costar el negocio.