Estas buscando proveedor para un determinado aprovisionamiento y tienes que realizar la RFx de turno. Pues bien, existen maneras de hacerlo y maneras de no hacerlo. Lo que no se debe de hacer por ejemplo, es pedir una cantidad excesiva de documentación adicional o hacer demasiadas preguntas ultra específicas en una RFI. Pero vayamos partes. Si quieres construir una RFX efectiva, hazle caso a estos 5 consejos:

1. Preparación In-house

Toda RFx moderna que se precie, ya se trate de un RFQ, RFI o RFP, debe hacerse en casa – si no por alguien de la organización, entonces deberá ser realizada por alguien que actúe en el mejor interés de la organización. La experiencia demuestra que ésta es la mejor manera de asegurar que los deseos y necesidades de la empresa estén debidamente representados sin ningún tipo de preferencia subjetiva hacia un producto u otro.

2. Cumplimiento del formato

Los proveedores que con frecuencia responden a las distintas solicitudes están bastante familiarizados con los diferentes tipos de RFx y con las limitaciones y usos individuales de cada uno de ellas. Las RFIs tradicionalmente con alcance más amplio/general, tantean en el mercado proveedores potenciales y sus capacidades, desarrollando estrategias y refinando la RFP subsiguiente. Las RFPs se utilizan para calificar a los proveedores para un proyecto deseado, y deben consistir en consultas específicas. Las RFQs son adecuadas para solicitar cotizaciones en bienes de consumo.
Cabe señalar que cada empresa puede abordar de formas distinta la manera en que prepara y entiende estos documentos, pero OJO, a través de las distintas industrias, una RFI es una solicitud de información y una RFP es una solicitud de propuesta, siempre. Los dos documentos están separados y se utilizan con objetivos diferentes. No deben ser fusionados como partes separadas de un documento más amplio.

Por tanto, si enviamos una RFI que requiere una cantidad significativa de detalles específicos o enviamos una RFP que solicita información demasiado general, obtendremos resultados poco o nada efectivos. Además este tipo de RFX puede causar rechazo y desconfianza en muchos proveedores familiarizados con las distintas solicitudes RFX.

3. Información a medida

Una RFx moderna debe incluir una Declaración de Trabajo (SOW. Statement of Work) y una serie de preguntas adaptadas al proyecto en cuestión. Mientras que un SOW ultra específico puede afectar negativamente en la respuesta del proveedor, un RFx no deberá resultar tampoco tan general como para que parezca un formulario o como para dejar cualquier atisbo de duda en las mentes de los proveedores sobre lo que busca realmente el comprador.

Una empresa debe utilizar SOW y las preguntas pertinentes para esbozar exactamente lo que quiere/espera/necesita de los proveedores; sólo así podrá asegurarse las mejores respuestas. En los casos en que los objetivos de la organización son un poco más abiertos a la interpretación, el SOW y las preguntas se emplearán para establecer una hoja de ruta para que los proveedores puedan responder.

4. Preguntas abiertas

No pongamos verjas al prado. Lo que en el mundo del procurement sería algo así como No te limites sin quererlo. Las preguntas en las solicitudes RFx deben ser abiertas para permitir que los proveedores respondan con lo que sientan ellos es la cantidad correcta de información; no les limites. Si bien puede ser importante determinar si un proveedor tiene la certificación ISO X, por ejemplo, simplemente hazles una pregunta de sí o no y elimina de un plumazo a los proveedores que están actualmente sometidos a una auditoría o en las etapas finales de la certificación.

5. Requerimiento razonables

Es importante que las empresas obtengan los mejores resultados posibles en un procedimiento de abastecimiento, y esto se hace haciendo que el proyecto y la organización sean lo más atractivos posible para el grupo de proveedores. Una propuesta mal construida puede disuadir a los posibles proveedores, al igual que puede disuadirlos los requisitos innecesariamente difíciles o poco razonables. Simplificar el proceso de solicitudes, las presentaciones electrónicas y cualquier otra medida que pueda facilitar el proceso de respuesta estimularán activamente las respuestas y servirá a los proveedores como prueba de que la asociación con esta organización será beneficiosa y libre de enredos burocráticos. Requerir la firma ante notario de un acuerdo transaccional como parte de la solicitud de documentos, o especificar procedimientos de aplicación tediosos, como instrucciones de encuadernación detalladas o especificaciones edición/escritura; o hacer que el proceso sea pay-to-play (paga para jugar) son prácticas negativas que es seguro disuadirán a los proveedores. Sé razonable con los requerimientos.