Cuando se habla de E-Sourcing se refiere a aquel escenario conformado por las aplicaciones y herramientas que aportan las nuevas tecnologías que facilitan las interacciones entre compradores y proveedores en el contexto empresarial. Las plataformas modernas de e-Sourcing son intuitivas y flexibles, reducen enormemente la necesidad de capacitación y soporte continuo. Todo el ciclo de vida de las adquisiciones, desde la definición de los requisitos hasta la adjudicación de los contratos, puede manejarse a través de un solo sistema. La óptima asimilación de los sistemas e-sourcing en las empresas por parte de las diferentes áreas de trabajo, constituye uno de los grandes retos a superar para obtener un buen rendimiento.
La contratación tradicional se basa en gran medida en papel o métodos electrónicos de comunicación e interacción, tales como correo electrónico, documentos de texto y hojas de cálculo. Una solución de e-sourcing, permite usar aplicaciones, software, etc… para ejecutar eventos de aprovisionamiento, incluidas solicitudes RFx y subastas inversas.
Las ventajas que aportan los sistemas e-sourcing son innumerables la mayor parte están relacionadas con el rendimiento, la automatización de procesos, el rápido acceso a datos y la reducción de costes.
Una vez integrada la solución e-sourcing, uno de los puntos más significativos que apuntan directamente a una mejor efectividad y metodología funcional de cada proceso productivo, es la óptima asimilación de los sistemas e-sourcing en las empresas.
Cambiar las rutinas y las tareas de las diferentes áreas de trabajo, así como gestionar la predisposición y capacidad de los empleados a aprender del nuevo sistema e-sourcing, son retos que una vez superados inciden en el rendimiento final del trabajo.
Para ello, es posible identificar una serie de etapas claves para la óptima asimilación de los sistemas e-sourcing en las empresas.
Etapa de Motivación
No todos los empleados poseen la misma capacidad para aceptar las nuevas soluciones e-sourcing para el desarrollo de su trabajo. Algunos empleados adoptarán de buen grado la solución de e-sourcing, mientras que otros se resistirán.
El secreto del éxito en esta etapa reside en identificar e involucrar a los miembros de aquellos departamentos que este nuevo sistema les cause más interés por su funcionalidad. Por lo general, los departamentos de compras son las áreas de trabajo donde un sistema e-sourcing es adoptado con mayor facilidad.
Identificados aquellos empleados o grupo de empleados abiertos y dispuestos a la nueva solución e-sourcing llega el momento de ofrecer recompensas y alentar la participación proactiva en el manejo y conocimiento de la nueva herramienta.
Dentro de la etapa de motivación, se describe como uno de los factores clave para la óptima asimilación de los sistemas e-sourcing en las empresas, la inclusión de uno de los empleados de más alto rango capaz de proyectar un papel de soporte y ayuda. La valoración de la adopción de los sistemas e-sourcing por parte de un responsable de estas características alienta a los empleados a trabajar y promocionar su perfil profesional.
También es muy representativa y eficaz, la vinculación del uso de las herramientas con el rendimiento de los empleados. Incluir programas o revisiones de rendimiento en el uso de los sistemas e-sourcing influye de manera importante en la motivación para usarlo y fortalecer la mejora continua
Una vez que se comiencen a ejecutar eventos de forma exitosa produciendo resultados favorables, la asimilación seguirá creciendo de manera continua por los diferentes departamentos dela empresa.
Etapa de creación de acciones y objetivos
Instaurada como una herramienta eficaz y de proyección funcional del presente de la empresa, el siguiente paso es comenzar a definir acciones y objetivos a cumplir mediante las herramientas e-sourcing. Si bien la etapa de motivación estaba enfocada al conocimiento y prueba de los nuevos sistemas, en esta etapa la práctica se vuelve más una tarea de trabajo.
Al definir las acciones a realizar, se ha de dejar muy claro lo que se quiere y lo que se espera de los empleados. Acciones específicas, claras y cuantificables para desarrollar una valoración final de rendimiento.
Pueden definirse acciones y objetivos a corto plazo: “Todos los proyectos de un valor X necesitan ser aprobados a vía e-sourcing” y a largo plazo: “A los 6 meses de completar la formación en los sistemas e-sourcing se debe realizar al menos 5 procesos de compra vía e-sourcing”.
Los objetivos específicos, realistas y medibles alentarán comportamientos y usos apropiados, permitiendo determinar el éxito o fracaso en el programa de adopción.
Formación Personalizada
La formación específica de los sistemas e-sourcing es un pilar básico para su entendimiento y posterior práctica en las diferentes áreas de trabajo de una empresa.
Muchas acciones formativas fallan debido a una planificación defectuosa, sobre todo porque el tiempo entre la formación y la práctica real suele estar muy alejada. Por lo tanto una buena forma de optimizar la formación es adaptarla a las necesidades de la empresa: por ejemplo si se tiene previsto un evento de adquisición en dos meses se debe dirigir la formación específica para esas fechas, donde la información y la práctica es más reciente.
Otro factor clave para una formación sólida capaz de cubrir la óptima asimilación de los sistemas e-sourcing, está en proporcionar materiales de guía rápida para uso continuo y asegurar recursos de soporte para el desarrollo de diferentes tareas.
Los principales recursos de soporte son aquellos empleados cuya favorable experiencia en el uso de los sistemas e-sourcing les capacita como un rol de ayuda formativa para los demás compañeros de trabajo. Situar un empleado de soporte en cada departamento sería la mejor opción estratégica para fortalecer un conocimiento global en toda la empresa.
Etapa de Comunicación
Instaurado el sistema e-sourcing e implicada la gran parte de la plantilla de una empresa, es prioritario crear un canal de comunicación que ofrezca información relevante sobre las novedades y el rendimiento del sistema e-sourcing.
El objetivo final es normalizar el uso y la existencia del nuevo sistema y crear cierta fidelización con el producto, incentivándose su uso.
Tanto boletines como foros de discusión, son grandes oportunidades de comunicación de salida para ofrecer datos, información y opiniones que agreguen valor. Con respecto a las comunicaciones entrantes, es importante usar métodos definidos específicos para recopilar comentarios: por ejemplo, un buzón de correo electrónico que permite a las partes enviar comentarios en cualquier momento.
El uso de encuestas es otra de las técnicas de comunicación más valoradas por la capacidad de interacción e información valiosa que se obtiene. Además pueden diseñarse de diferentes temáticas y opciones puntuales d necesidad de información.
Desde un punto de vista de la comunicación de salida, es importante definir la regularidad por la cual se comunicará con las partes, pues genera confianza en la marca empresarial.
Garantizar la óptima asimilación de los sistemas e-sourcing en las empresas, en gran medida depende de desarrollar y ejecutar un plan bien concebido de adopción.
Trabajar estrategias destinadas a potenciar los principios de la conciencia, capacitación, visibilidad, recursos de ayuda y soporte, la comunicación y el seguimiento del progreso, son acciones fundamentales para que todo sistema e-sourcing se integre con naturalidad y con un progreso continuo de rendimiento y efectividad.
