En el entorno de un proceso de compras los datos se han convertido en uno de los activos más importantes para las empresas.
Hoy en día un proceso de compras es una función estratégica que depende en gran parte del análisis de datos para tomar decisiones más rápidas, inteligentes y eficientes.
Veamos algunos de los datos más interesantes a medir y que marcan el rumbo de las nuevas estrategias de compras.
Proceso de compras, datos más interesantes
Los datos en los departamentos de compras comprenden toda la información que se genera a lo largo del proceso de compras dentro de una empresa.
Entre estos datos se encuentran los relacionados con proveedores, contratos, pedidos, facturación, inventarios, pagos y operaciones logísticas.
El análisis de esta información permite a las organizaciones optimizar el control de costes, minimizar riesgos y fortalecer la gestión y colaboración con sus proveedores.
Es posible categorizar estos datos dependiendo de su contexto e importancia:
Datos Maestros (Master Data)
Se definen como los datos base y permanentes del sistema. Datos relacionados con: proveedores, materiales, categorías, usuarios, categorías, inventarios, pagos, logística…
Datos de Gasto (Spend Data)
Es uno de los tipos de datos más importantes dentro de los procesos de compras. Representan lo qué compra, cuanto compras, a quien una empresa.
Se incluyen componentes típicos como: proveedores, categoría, características… midiendo métricas como el gasto total, ahorro, frecuencia de compras, etc…
Datos Transaccionales
Se trata de los datos relacionados con los eventos operativos diarios. Transacciones como facturas, pagos, devoluciones, órdenes de compra, datos, incidencias, etc…
Datos de Proveedores (Supplier Data)
Toda información basada en datos de los proveedores. Incluyen conceptos: desempeño, calidad, entregas, incidencias, riesgo financiero, ESG, certificaciones…
Datos Contractuales
Toda la información que se incluye en los diferentes contratos relacionados con las compras. Incluyen datos como: clausulas, vencimientos, precios acordados, renovaciones, descuentos, penalizaciones, etc…
Datos de inventario y cadenas de suministro
En este punto se recogen datos que forman parte del ciclo de compras que inciden en el inventario y cadenas de suministro.
Stock, almacenes, logística, demanda, niveles de inventario, roturas, etc… son cuestiones que forman parte de este grupo de datos.
Datos Financieros
Datos conectados directamente con las finanzas de las empresas: presupuestos, coste real, cuentas por pagar, etc…
Datos no Estructurados
Los datos no estructurados son información que no tiene un formato fijo ni están organizadas de forma común por categoría.
Así pues tenemos conceptos como: emails, documentos PDF, contratos, imágenes, chats, archivos, etc…
Los datos se han convertido en un elemento fundamental dentro de los procesos de compras modernos.
Actualmente, los departamentos de compras ya no se limitan únicamente a gestionar pedidos o negociar precios, sino que utilizan grandes volúmenes de información para tomar decisiones estratégicas y mejorar el rendimiento de la empresa.
Para ellos el uso de un software de compras profesional, ayuda a identificar y gestionar estos datos para un análisis profesional y real del rendimiento.
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