Para comprender una orden de compra es necesario conocer los pasos del proceso de solicitud de compras. Este documento es vital para para que las compras de una empresa estén alineadas con las necesidades reales.
Los pasos del proceso de solicitud de compras caminan bajo la estela de un procedimiento jerárquico capaz de analizar y confirmar cada petición de compra.
Utilizar una solicitud de compras para gestionar las necesidades de las diferentes áreas de una empresa es un factor fundamental para minimizar el error y controlar el gasto.
Demos un repaso por los pasos del proceso de solicitud de compras, ideal para entender la importancia de la misma ¡Toma nota!
Conoce los pasos del proceso de solicitud de compras
Bien es cierto, que los pasos del proceso de solicitud de compras pueden variar de una empresa a otra, dependiendo de su organización funcional, el esquema siempre suele ser el mismo.
Probablemente cambien los roles de los responsables, pero al final la idea siempre llega a ser la misma ante un proceso de compras.
Se integran partes interesadas y tareas que confirman un proceso de solicitud de compras eficiente y efectivo.
1. – Presentación de la solicitud de compra
La presentación de una solicitud de compra viene de la mano de un solicitante, por lo general, empleados que detectan unas necesidades para el área de la empresa de la que forman parte.
El solicitante ha de rellenar el formulario que responde a la solicitud de compra. Debe proporcionar información legible y precisa de las necesidades, nada puede quedar a la interpretación.
2. – Revisión de la solicitud por parte de Responsable del área
En algunas empresas, el formulario de solicitud de compra se envía al responsable del solicitante para garantizar que el valor de la compra.
Comprobar que son unas necesidades reales y que no se supera el gasto asociado a su área. Si los datos son correctos, esta solicitud de compras será enviada al departamento de compras.
En el caso de no ser una solicitud correcta sera devuelta al solicitante para su revisión o discusión sobre las necesidades dela solicitud.
3. – Revisión de la solicitud por el Departamento de Compras
Una vez revisada la solicitud por parte del responsable del área de donde se hace la solicitud, este la envía al departamento de compras.
El responsable de compras revisa la solicitud, si el formulario está incompleto puede incuso rellenar la información que falta.
También puede devolver la solicitud de compra si no es adecuada o tanto en términos como en las necesidades reales del momento. Si todo parece estar en orden, el responsable de compras puede remitirlo para su posterior aprobación o generar una orden de compra.
Esto son los pasos claves para realizar un proceso efectivo de solicitud de compras, ofreciéndose una información transparente y monitorizada por las partes interesadas.
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