No es la primera vez que hablamos de la solicitud de compra, un documento que ha de ser un recurso imprescindible en los departamentos de compras. Es importante resaltar que no todas las empresas utilizan este documento, por ello vamos a comentar algunos de los interesantes beneficios para la empresa.
Recordemos que una solicitud de compra es un documento interno utilizado por los empleados para informar a los departamentos sobre los recursos que necesitan.
Un documento que facilita la coordinación entre las partes interesadas aportando numerosos beneficios.
La importancia en una solicitud de compra
Con una solicitud de compra se desarrolla un proceso de compras jerarquizado y ordenado que minimiza el error.
Gracias a esta solicitud se informa a los directores de departamento o al responsable de compras de la decisión a tomar, de modo que el departamento de compras pueda iniciar el proceso de compra.
En una adquisición centralizada se agiliza todo el proceso de compra y reduce los retrasos, lo que beneficia considerablemente los niveles de eficiencia de las empresas.
La emisión de solicitud de compras aportan ciertas ventajas que favorecen un proceso de compras más efectivo.
Veamos cuales son los principales beneficios que aporta una solicitud de compra:
Se evitan la duplicación de pedidos
La duplicidad de pedidos y de documentación es uno de los grandes problemas en la administración de las empresas.
El uso de las solicitudes de compra mejora la gestión y creación de registros que facilitan el seguimiento e identificación de los procesos de compras. De este modo es muy difícil caer en duplicados e inexactitudes al realizar compras.
Mejor organización de los pedidos de compras
Poseer un buen sistema de compras que ayude a trabajar con solicitudes de compras permite identificar y organizar todos los pedidos de compra. Así como una correcta y óptima gestión del inventario.
Mayor transparencia y visibilidad de datos
Las solicitudes de compra ofrecen claramente los detalles de una compra. Al tener cada aspecto aclarado y por escrito, las empresas pueden evitar posibles conflictos o confusiones en el futuro.
Es un documento con valor legal
Aunque las solicitudes de compra son documentos internos, pueden servir como documentación legal que se puede hacer valer en caso de que surja cualquier problema sobre lo que se ha pedido o el precio acordado.
Un recurso de gran valor que da mucha más seguridad y garantías a los procesos de compras.
El uso de una solicitud de compra dentro de las funcionalidades de una plataforma de compras es el mejor método para poder llevar una gestión correcta de los procesos de compras. Se mejora la eficiencia y se minimiza los errores que pueden surgir en estos procedimientos.
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