Cavendish S.A: del método tradicional a la transformación tecnológica – Parte 3

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Cavendish S.A: del método tradicional a la transformación tecnológica – Parte 3

Cavendish S.A es una empresa que ha decidido dar un vuelco a su metodología de trabajo integrando una cuidada transformación tecnológica. En los últimos años ,los datos y números prevén un estancamiento de los beneficios y la situación requería de una solución óptima y eficaz

James Former, CEO de la empresa, y sus compañeros Linda Mayer, Directora de Gestión de  Riesgos y Mike Joyce, Director De Relaciones con Clientes, se reúnen para dar transparencia a la realidad de la empresa, ofrecer sus opiniones y alternativas para cambiar la dinámica.

Después de varias reuniones y estudios, los colegas de James Former identifican el departamento de compras como una de las áreas donde existe un mayor desequilibrio entre gastos e ingresos. Tras el análisis de dicho departamento se distinguen fallas en la metodología y filosofía de trabajo.

Finalmente, en la última reunión se pone sobre la mesa el concepto de transformación digital  y un recurso a integrar en el departamento de compras: Software de negociación electrónica.

El siguiente paso consiste en diseñar un plan estratégico digital para el uso de esta herramienta sin poner en riesgo los procesos de negocio existentes.

Selección de software de Negociación Electrónica

Una de las prioridades a desarrollar de forma correcta en este inicio de plan de transformación digital, es encontrar una herramienta que responda a las necesidades del departamento de compras.

Tanto Linda como Mike, saben de la importancia de este paso, pues una correcta herramienta es uno de los grandes condicionantes para obtener un rendimiento óptimo en los procesos de negocio.

Conocedores de las tareas y requisitos de la labor del departamento de compras, desarrollan un listado de necesidades a cubrir de forma automática por dicho software:

  • Plataforma Cloud
  • Petición de presupuesto, procedimientos a sobre cerrado y subasta inversa
  • Agenda de proveedores/invitar proveedores
  • Recibir automáticamente oferta de proveedores
  • Gestión Contract Manager
  • Acceso catalogo proveedores
  • Comunicación interna con proveedores
  • Plataforma multiusuario
  • Gestión de estadísticas, historial y datos

En definitiva, la herramienta ideal es aquella que defina un departamento centralizado de compras y genere una metodología de trabajo eficaz minimizando el gasto.

Ante las diferentes alternativas, se deciden por un producto nuevo de una empresa joven, cuyo software da respuesta a sus necesidades, además de ofrecer una interfaz  cuidada, simple y muy intuitiva: Nwoddib

Nwoddib es un software de negociación electrónica que abre una vía de comunicación y colaboración con los proveedores e integra opciones de negociación muy interesantes.

Conociendo Nwoddib: el primer recurso de la transformación tecnológica

Una vez seleccionada la herramienta más adecuada para las necesidades del departamento de compras de Cavendish S.A, toca definir la manera en que este recurso va a integrarse en la empresa.

Tras la reunión con el CEO de la empresa, se decide concertar una cita informativa y de formación con Jane Smith, técnico comercial de Nwoddib.

En dicho encuentro, el concepto de transformación tecnológica queda mucho más claro. Nwoddib descubre sus ventajas y beneficios que ofrece a los departamentos de compras.

Jane Smith divide la reunión en dos partes bien diferenciadas: Integración de la transformación tecnológica en la empresa y Software de Negociación Electrónica Nwoddib.

Integración de la transformación tecnológica en la empresa

En esta primera parte y, probablemente, la más importante, Jane Smith ofrece una visión práctica de lo que conlleva la transformación digital  en la empresa. Destacando puntos tan interesantes como lo siguientes:

  • Transformación tecnológica como cultura y filosofía de la empresa.
  • Cambio progresivo del método tradicional a la transformación tecnológica.
  • Empleados factores clave para el rendimiento óptimo de la tecnología en los departamentos.
  • Formación, renovación y búsquedas de oportunidades y soluciones
  • Integración efectiva de recursos tecnológicos en la metodología de trabajo actual

Software de Negociación Electrónica Nwoddib

En esta segunda parte, Jane Smith brinda una clase práctica del uso del software Nwoddib. Tanto el CEO James Former como sus compañeros, realizan una completa guía y casos prácticos, descubriendo la comodidad y facilidad para desarrollar diferentes tareas de compras.

Una vez terminada la sesión, Jane Smith ofrece un simple plan de integración del software Nwoddib en el departamento de compras de Cavendish S.A.

Plan de integración del software Nwoddib en el departamento de compras

Integrar un recurso tecnológico en el proceso de negocio de un determinado departamento es una tarea delicada. No ha de intervenir directamente en la producción del negocio pero si ha de ser parte del mismo. Además ha de ser presentado como una herramienta de futuro y accesible para todos.

Así pues, la hoja de ruta diseñada por Jane Smith, técnico comercial de Nwoddib, destaca en los siguientes puntos:

  • Reunión general con toda la empresa para hablar sobre la idea y cambio que supone la transformación digital. Informar sobre el comienzo de esta nueva estrategia digital en el departamento de compras.
  • Reunión con el departamento de compras para informar con más detalle sobre la herramienta.
  • Configuración de un puesto de trabajo con el software Nwoddib.
  • Organizar puestos rotatorios de uso de la herramienta a lo largo de la jornada laboral.
  • Durante las dos primeras semanas, James Former CEO de la empresa será el encargado de impartir la formación y el asesoramiento a sus empleados. Este requisito es vital para afianzar el liderazgo en la nueva transformación digital en la empresa.

Por otro lado, se establece un mes para analizar las tareas de configuración y resultados que ha supuesto el uso de la plataforma de negociación Nwoddib. Linda Mayer, Directora de Gestión de  Riesgos, se encarga del pertinente seguimiento.

Nwoddib, un mes después

Tras el mes planteado en el plan de integración del software  Nwoddib, llega el momento evaluar los resultados y las sensaciones.

James, Linda y Mike se reúnen con la responsable comercial Nwoddib Jane Smith, para ofrecer valoraciones, impresiones, dudas y preguntas. Si bien han tenido un contacto continuo mediante el servicio de soporte, es hora de mostrar los resultados.

Experiencia a nivel de software

La experiencia de usuario de los empleados ha sido magnífica, desarrollándose un plan de tareas efectivo entre los 6 empleados que conforman el departamento de compras:

  • Alta y configuración de usuarios.
  • Creación de catálogos de productos.
  • Alta proveedores.
  • Introducción de datos e información de operaciones de compras.
  • Invitación  a proveedores.
  • Creación de una subasta inversa para la adquisición del producto: Cola industrial para metales. La compra final de dicho producto se realizó  por un precio 32% inferior en comparación al valor de la última adquisición de dicho producto.

Experiencia a nivel de Departamento

No solo el uso del software ha generado buenos números y una metodología de trabajo más efectiva y centralizada. También ha ayudado a conocer mejor a los empleados y sus necesidades, creándose un feedback muy valioso:

  • Creación de nuevos protocolos de trabajo
  • Establecer diferentes roles de responsabilidad.
  • Instaurar reuniones periódicas de seguimiento.
  • Implantar cursos de formación tecnológica.

Todas estas valoraciones y hechos dan por bueno el mes de prueba del software Nwoddib como primer recurso de transformación tecnológica de la empresa Cavendish.

La digitalización ha entrado con muy buen pie, James Former y sus compañeros están emocionados ante las perspectivas de futuro que se abren.

La transformación tecnológica exige ir avanzando cada vez un poco más. Comienza el apasionante reto de crear un nuevo plan estratégico digital capaz de asentar la tecnología en el departamento de compras.

Cavendish S.A ha comenzado el proceso de alejarse del método tradicional y acercarse a la digitalización, creando un elemento clave diferenciador capaz de mejorar sus procesos de negocio y situarle por encima de su competencia.

2018-07-23T10:10:48+00:00