Contract Management Eficiente: Desafíos, problemas y soluciones

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Contract Management Eficiente: Desafíos, problemas y soluciones

La labor de los departamentos de compras se ha convertido en un signo vital de toda organización. En los últimos años se ha identificado las compras como uno de los recursos básicos para mejorar el rendimiento. La administración de contratos y los departamentos de compras están muy ligados. Integrar un servicio Contract Management eficiente es una de las grandes tendencias y prioridades dentro  de la filosofía de trabajo de las empresas actuales.

¿Gestión de contratos y departamento de compras?

Cuando muchas veces se habla de la relación intima entre el Contract Management y los departamentos de compras, se crea un halo de incredulidad. Tradicionalmente, se tiene la idea que el tema de la administración de contratos es una materia más afín para departamentos legales, después de todo, los abogados deben garantizar la protección legal de la empresa.

Pero el tema de la gestión de contratos va mucho más allá, especialmente en los departamentos de compras. La formación y gestión de contratos es vital para el buen funcionamiento de las compras.

Cuando una empresa subcontrata la provisión de bienes o servicios, se crea un riesgo a gestionar. Fundamentalmente, el riesgo aumenta debido a la dificultad o poca transparencia en ofrecer al proveedor los detalles necesarios y especificaciones de la empresa y el cliente final.

Una buena labor de Contract Management eficiente es desarrollar un claro entendimiento por ambas partes sobre lo que cada uno hará, y un equilibrio de riesgo y oportunidad razonable. El objetivo final  de la gestión de contratos es garantizar el cumplimiento del contrato.

La relación directa entre la gestión de contratos y la labor de los departamentos de compra esta más que justificada. Se convierte en una pieza fundamental de la estrategia de negocio de las compras de las empresas.

Principales desafíos del Contract Management

La gestión de contratos no es una labor sencilla, pues entran en juego numerosos condicionantes y factores a gestionar. Por ello desarrollar un servicio Contract Management eficiente requiere poder identificar y superar diferentes desafíos:

  • Canalización  de la Comunicación. Cada contrato tiene una serie de diferentes partes, y eso puede significar que un número distinto de departamentos o miembros del equipo deben echarle un vistazo para asegurarse de sus condiciones. La falta de comunicación es un problema grave que puede ralentizar seriamente el proceso de finalización de los contratos. En algunos casos, incluso puede causar que el contrato falle por completo. Canalizar esta información de manera transparente y organizada es uno de los principales desafíos del Contract Management.
  • Administración y gestión eficiente. Como hemos dicho en el punto anterior, la lista de los departamentos involucrados en el proceso de un contrato puede ser muy numeroso. Para una gestión correcta,  los documentos compartidos entre cada miembro del equipo deben tener copias, almacenarse de manera eficiente y estar fácilmente disponibles. Pero a medida que aumenta el número de partes involucradas, cada vez es más difícil administrar el lugar correcto para que un contrato funcione y los hilos de contenido pueden perderse. A este respecto las nuevas aplicaciones de software de negociación tienen  una funcionalidad de gestión de contratos que ayuda a desarrollar una labor Contract Management eficiente.
  •  Creación de valor para la empresa. Crear valor a través de la administración de contratos tiene riesgos potenciales. Las disposiciones contractuales exigen la participación de diferentes actores, el administrador de contratos debe supervisar el progreso del contrato garantice la fiabilidad y la coherencia de los resultados de los demás participantes del contrato. No se agrega valor a la compañía si un tercero no cumple con sus obligaciones contractuales.
  • Garantizar el cumplimiento legal. El cumplimiento legal en la administración de contratos puede afectar a la creación de valor, la calidad y la productividad. Una de las principales responsabilidades de Contract Management es asegurarse de que todas las partes de un contrato respeten los términos y condiciones del contrato. Si se produce un incumplimiento de contrato en cualquiera de los lados, los daños tanto de marca como financieros pueden ser muy graves.

Contract Management eficiente: Problemas y Soluciones

Una buena labor de Contract Manager eficiente requiere tener presente diferentes espacios y escenarios de trabajo, tanto del propio cliente como de los proveedores. A continuación vamos a enumerar una serie de problemas muy comunes en el actual Contract Management, su identificación y solución más eficaz.

Control de las propias obligaciones

La visión de un responsable de contratos no está más allá de la empresa, en primer lugar debe dirigir su mirada hacia la propia empresa. La productividad del proveedor puede estar intrínsecamente vinculada a la acción o inacción de su cliente.

La gestión eficaz de las obligaciones propias de cliente, debidamente acordada y documentada, puede conducir a mejores relaciones y una mayor probabilidad de maximizar los resultados y rendimiento de los proveedores.

Identificar una mala gestión de las obligaciones propias de la empresa, es una labor importante. Por lo general estos problemas vienen de responsabilidades ambiguas y obligaciones poco claras que generan confusión. También una amplia planificación o falta de un proyecto consistente marcan las bases de este problema.

Solución

El Contract Management eficiente se basa en la creación de términos de contratos claros y transparentes. Las obligaciones de la empresa, fijadas en los contratos, deben ser claramente presentadas, acordadas y documentadas para que todos puedan ver dónde radican sus responsabilidades.

Establecer un documento de obligaciones dividido en hitos, es una muy buena forma de asignar y revisar obligaciones y responsabilidades con el fin de contribuir a un control óptimo.

Control de los proveedores

Similar  a la revisión de las propias obligaciones de una empresa, la gestión de contratos ha de tener otra visión más allá de la empresa hacia los proveedores. Para que exista una gestión efectiva de los contratos, primero debe existir una visión general adecuada del progreso de un proveedor, en relación con su hoja de ruta acordada contractualmente.

Este es uno de los grandes problemas a los que se enfrentan los responsables de la gestión de contratos. La falta de transparencia sobre los datos del proveedor, confianza excesiva en los propios informes del proveedor sin obtener garantías, nula comprensión del desempeño de la cadena de suministro y los riesgos resultantes… son algunos de los síntomas que presentan este problema.

Solución

En principio se deben establecer tareas de monitorización y administración de contratos justos e imparciales entre los diferentes proveedores. Cada contrato y relación con los proveedores debe ser tratada de manera única adaptándose a las necesidades y características de cada una.

Integrar equipos de control responsables de monitorizar continuamente la calidad de la información, es fundamental para su uso en la administración de riesgos y contratos.

Asegurar la comprensión de prioridades

En la comunicación cliente-proveedor lo que se presenta como lo más importante es tan vital como lo que publica en un contrato. Los proveedores responden a las prioridades que se comparten con ellos.

La lejanía con el proveedor, el desconocimiento de los factores de la otra parte… se asumen como puntos que sustentan este problema

Solución

Un buen plan Contract Management eficiente se  asegura de comunicar sus prioridades de forma clara para que los proveedores entiendan que puntos están por encima de otros.

Al principio de un proyecto, el volumen de información es alto. Plasmar estos datos en un contrato es eficaz si la otra parte los entiende. Resaltar y ordenar las prioridades, es necesario para que el proveedor alinee sus esfuerzos a las necesidades.

Esto es tan solo una pequeña muestra de la importancia del Contract Management en las nuevas empresas. Su perímetro de influencia es cada vez más notable, en el caso de los departamentos de compras es una área fundamental y directa que repercute en los resultados finales de cada operación.

 

2018-07-30T12:31:22+00:00