Un proceso de compras eficiente garantiza a la empresa ahorros de tiempo, dinero, y minimiza los errores del departamento de compras y demás departamentos implicados

Una buena gestión de las compras de la empresa, repercute en las ganancias finales, pero también tiene impacto en el incremento o disminución de los costes de compra.

En la mayoría de las pymes, este proceso de compras es llevado a cabo directamente por el propio director o propietario de la empresa. Pero no por tratarse de los altos cargos de la empresa, significa que lo hagan de la mejor forma posible.

Pautas para un proceso de compras eficiente en las pyme

-Dejar de lado cuestiones personales. Como hemos dicho anteriormente, las compras en las pymes suelen ser llevadas a cabo por los máximos responsables de la compañía. El principal inconveniente de este punto está en las relaciones personales, en las emociones o impresiones que recibimos de los proveedores.En muchos casos se descarta a proveedores por el simple hecho de que no nos agradan personalmente, o se contratan los servicios de otros, solo porque tenemos buenas relaciones con su vendedor.

Dejando de lado los aspectos personales y centrándonos exclusivamente en los productos y todos los aspectos relacionados con ellos, conseguiremos aumentar la eficiencia de todo el proceso de compras.

–Diversificación de proveedores. Si queremos lograr unas compras eficientes, tenemos que empezar tratando con nuestros proveedores. Una de las primeras pautas que deberíamos acatar en el departamento es la diversificación de los proveedores, es aconsejable que las compras no queden centralizadas en un único proveedor, ya que el riesgo ante posibles fallos o problemas con los suministros sería muy elevado.

A parte de tener más de un proveedor para cada producto que necesitemos, debemos mantener una relación mínima con todos ellos. Mantener buenas relaciones con nuestros proveedores será crucial para las compras presentes y futuras de la empresa.

–Comparar antes de comprar. Todos sabemos lo importante que es comparar los precios y la calidad de los productos que necesitamos antes de realizar las compras, pero para una pyme es uno de los aspectos más relevantes, ya que además de conseguir ahorrar en los costes, puede ayudar a aumentar la eficiencia de las compras, y de la empresa en general.

–Control de proveedores. Llevar un control de cada uno de nuestros proveedores, con sus datos básicos y todas las condiciones pactadas para cada producto.  Así como un registro de todas las operaciones que efectuamos con ellos, cada pedido, cantidad, listado de precios.

–Estudiar el mercado de forma constante. No debemos estancarnos en las relaciones establecidas con los proveedores, ni en los productos demandados. Lo mejor es ir analizando el mercado, analizando a otros proveedores que van apareciendo, así como otros productos similares a los que necesitamos. De esta forma podemos conseguir mejores tratos, mejores productos, ofertas, condiciones,… lo que se traduce en un aumento de eficiencia en compras.

–Control de pedidos y entregas. Este punto parece demasiado evidente, pero no siempre controlamos que las entregan coincidan con los pedidos. Nos basta con saber que han llegado todos los productos demandados, pero no nos fijamos tanto en que las cantidades recibidas sean las que realmente se han demandado y las que constan en la factura.

–Control de existencias. Para garantizar una compra eficiente, el inventario de existencias debe estar siempre actualizado y debe constar de un número mínimo y máximo de stock de cada producto de la lista. Tanto un stock bajo de las existencias de un producto, como un stock alto, puede acarrear costes innecesarios y puede verse afectada la eficiencia en las compras. Lo recomendable es estar en ese umbral entre el stock máximo y el stock mínimo establecido, así garantizamos que no haya pérdidas por improductividad ni riesgo de agotamiento de productos.

–Planear correctamente las compras. Una adecuada planeación de las compras y una determinación de todos los aspectos necesarios puede marcar la diferencia entre unas compras eficientes o todo lo contrario.

A la hora de planear el proceso de compras, no debemos olvidar aspectos como el tiempo de entrega y el flujo del que disponemos para hacer frente al gasto total.

–Digitalizar el proceso de negociación con proveedores. Una plataforma de negociación electrónica puede ayudarnos a conseguir el éxito en el departamento de compras. Este tipo de plataformas permiten a la empresa llevar un control total de todo el proceso. Mantiene un seguimiento de todas las actividades que mantenemos con los proveedores, desde que pedimos el presupuesto hasta que están a punto de finalizar las condiciones pactadas (incluso nos avisa de que el plazo de esas condiciones está a punto de finalizar, para que podamos renegociar nuevas condiciones o cambiar de proveedor). De un simple vistazo podemos ver qué productos compramos a cada proveedor, el precio, los requisitos de cada producto, …

Se trata de una plataforma sencilla, fácil de usar e intuitiva, que puede sacarnos de más de un apuro, ya que todo es visible a simple vista. Además, nos permite contactar y ver los productos de otros proveedores, no solo de los que tenemos contratados, pudiendo hacer comparaciones de manera cómoda y fácil


–Subastas inversas. Es uno de los puntos de los que menos información se tiene y que más puede ayudar a ahorrar en compras y a que éstas sean eficientes.

La mayoría de las empresas piensan que es un tipo de práctica destinada únicamente a las grandes empresas, con altos volúmenes de compras y presupuesto. Pero en realidad es un método que puede hacer ahorrar grandes cantidades de dinero tanto a grandes empresas, como a pymes.

Un ejemplo puede ser la compra de folios, que es un producto que en todas las empresas se utiliza. A simple vista parece que nos podemos ahorrar poco, pero debemos tener en cuenta que la compra de folios es recurrente. Mediante una subasta inversa podemos negociar el precio de los folios del año completo, consiguiendo reducir el coste considerablemente.

Si realizamos esta práctica con varios productos de uso recurrente vemos que el ahorro puede llegar a ser bastante grande.

Las plataformas de negociación con proveedores que hemos visto en el punto anterior, también nos permiten realizar este tipo de negociación.

Todos estas recomendaciones o métodos, ayudarán a tu empresa a maximizar la efectividad en todas sus compras. Logrando una mayor competitividad en el mercado.