¿Cuál es la mejor opción, un enfoque centralizado o un enfoque descentralizado para los departamentos de compras? Al igual que cualquier otra función dentro de una empresa, las compras se encuentran bajo una presión sin precedentes para reducir sus costos operativos, proporcionar mejores resultados e impulsar mayores eficiencias. Desde hace tiempo el concepto de departamentos centralizados o descentralizados forman parte del diseño estratégico de los modelos de negocio de compras.
A medida que los departamentos de compras toman un papel cada vez más activo e importante dentro del modelo de negocio de una empresa, es fundamental que el departamento de compras busque mejoras en varias áreas de trabajo.
Los departamentos de compras actuales se ven envueltos en continuas revisiones y cambios organizativos, de metodología de trabajo y organización. Se priorizan mejoras en la tecnología, en sus modelos operativos y en la búsqueda de socios y proveedores.
Pero ante tanto cambio y crecimiento de los departamentos de compras, es pertinente configurar el contexto adecuado para poder maximizar las cualidades de las operaciones ligadas a las adquisiciones.
La eficiencia de cualquier organización depende en gran medida de su capacidad para obtener lo que necesita y, al mismo tiempo, mantener el gasto al mínimo. En el caso de las compras se habla mucho de los departamentos de compras centralizados o descentralizados.
Ante la pregunta, si es mejor enfoque centralizado o descentralizado, la respuesta vendrá vinculada a una situación particular que prevalece en una organización.
Ante la controversia, veamos las diferencias actuales entre los departamentos de compras centralizados frente a los de enfoque descentralizado y sobre las nuevas formas de entender lo sistemas híbridos de ambos contextos.
Departamentos de compras centralizados ¿la gran alternativa?
La adquisición centralizada en un sistema de compras, todos los departamentos de una empresa pueden realizar compras a través de una organización de compras común. En los departamentos de compras centralizados, se desarrolla una compra de todos los bienes y servicios requeridos por un solo departamento para todas las sucursales de toda la compañía. Generalmente, un gerente de compras encabeza el departamento.
Se trata de un enfoque eficaz para empresas de gran tamaño o de crecimiento progresivo. Aunque muchos expertos indican el hecho de integrar un sistema centralizado desde el origen de la actividad del departamento de compras.
La adquisición centralizada es beneficiosa para encontrar mejores ofertas entre distintos proveedores. No solo ayuda a evitar la duplicidad de pedidos, sino que también promueve las ventajas derivadas del gran volumen de descuentos, menores costos de transporte y gestión de inventario.
La compra centralizada es una solución indispensable para aquellos que sufran dificultades en la gestión de transiciones a medio y largo plazo.
Además podemos encontrar otras ventajas muy interesantes:
- Las nuevas tecnologías pueden utilizarse para automatizar gran parte del trabajo, así como para integrar, por ejemplo, los sistemas de compras con contabilidad y control de existencias.
- Se pueden mantener registros centralizados de todas las compras.
- El personal puede ser capacitado en compras y en cómo minimizar los costos.
- Los proveedores saben dónde y con quién contactar, lo que hace que la comunicación con el proveedor sea mucho más fácil.
- Permite un mejor control de los inventarios para que puedan mantenerse en niveles óptimos.
- Eficaz para minimizar la fragmentación del gasto.
Los departamentos de compras centralizados están ligados a la transformación tecnológica, las nuevas tecnologías están diseñadas para desarrollar un enfoque centralizado eficiente.
Sin embargo, la centralización también presenta inconvenientes, especialmente en las empresas más grandes. Existe una corriente de opinión que afirman que las funciones centralizadas pueden ser burocráticas y ser percibidas como centros de costos importantes, además de sentir que el enfoque comercial puede perderse con la centralización.
Departamentos de compras descentralizados ¿ineficaces?
Las compras descentralizadas definen las operaciones de compras por parte de todos los departamentos y sucursales de manera independiente para satisfacer sus necesidades. En las compras descentralizadas, no hay un gerente de compras que tenga derecho a comprar materiales para todos los departamentos y divisiones.
Suele ser uno de los enfoques más utilizados por la pequeña y mediana empresa, y posee ciertas ventajas dignas de destacar: los materiales se compran en la cantidad justa y calidad adecuada para cada departamento, no se requiere una gran inversión inicialmente, mayor rapidez y efectividad…
La descentralización con el paso del tiempo puede generar determinadas desventajas muy problemáticas para una mayor eficacia de los procesos de negocio: las empresas tiende a perder el beneficio vinculado a compras por volumen, se identifican menos posibilidades de control efectivo de los materiales, falta de cooperación y coordinación adecuada entre los distintos departamentos o un sistema descentralizado a menudo significa datos desorganizados.
El dilema está servido, con un departamento de compras centralizado podrá tener una visión del panorama financiero de toda la empresa, datos actualizados y disponibles del gasto o conocer a dónde van los suministros y quién los está pidiendo.
Por otro lado un departamento de adquisición descentralizado, cada oficina, división o gerente de proyecto tiene poder para comprar para ordenar suministros a su propia discreción sin buscar la aprobación. Esta cualidad revierte en rapidez y eficacia, Si surge una necesidad, puede obtenerse y satisfacerse de inmediato
¿Podría integrarse un sistema de compras que abarque lo mejor de cada enfoque? La respuesta es Sí. Muchas empresas han comenzado a implementar una solución híbrida que conjugue lo mejor de los departamentos de compras centralizados y descentralizados.
Departamentos de compras híbridos
Existen empresas que, por sus características o naturaleza, no se llegan a adaptar perfectamente a las cualidades de los enfoques centralizados o descentralizados, así pues optan por crear un sistema híbrido personalizado que cubra las necesidades operacionales.
Dependiendo de la naturaleza de la compañía, un enfoque híbrido permite desarrollar compras de tipo centralizadas y otras son de origen local o carácter descentralizado. De esta manera se disfrutan de las ventajas de ambos escenarios optimizando el rendimiento final de los procesos de negocio.
Encontrar el enfoque organizativo y operacional de una departamento de compras exige una comprensión integral de la economía y la logística de su cadena de suministro, los proveedores y las necesidades de los departamentos, antes de poder diseñar la estrategia de compras óptima.
