La organización y gestión de una empresa es una labor que requiere estar abierto a las nuevas tendencias, metodologías de trabajo y roles profesionales. Muchas veces hemos dicho que encontrar un elemento diferenciador que se convierta en una verdadera ventaja competitiva, es uno de los grandes retos a los que se enfrentan los responsables de empresa. A este respecto, la figura del Contract Manager es la nueva clave para optimizar la gestión empresarial.

Desde hace unos años el rol funcional del Contract Manager se ha abierto paso en el organigrama de las grandes empresas. Pero, ¿Por qué aparece este nuevo rol? La gestión de contratos es el proceso de gestión de la creación, ejecución y análisis de contratos para maximizar el rendimiento operativo y financiero de una organización, a la vez que se reduce el riesgo financiero.

Las organizaciones se enfrentan a una presión cada vez mayor para reducir los costos y mejorar el rendimiento de la empresa. La gestión de contratos resulta ser un elemento comercial muy lento, lo que facilita la necesidad de un sistema de gestión de contratos eficaz y automatizado. El Contract Manager es la nueva clave para optimizar la gestión empresarial, administrando esta área funcional de la empresa.

¿Por qué el Contract Manager es la nueva clave para optimizar la gestión empresarial?

Los contratos forman parte directa de la base de todas las relaciones comerciales. A medida que una empresa crece y evoluciona, junto a otras características, el número de contratos crece exponencialmente,  aumentando su complejidad y la necesidad constante de modificar y estudiar alternativas.

Los contratos dictan todos los aspectos de las estrategias y relaciones comerciales clave. Muchas partes contractuales gastan una cantidad considerable de tiempo y recursos para concluir contratos a gusto de ambas partes.

Administrar e identificar la información valiosa en los contratos, se convierte en un verdadero desafío, desafío que la figura del Contract Manager ha de lograr y planificar entre sus objetivos.

El perfil  de profesional Contract Manager tiene entre sus funciones y responsabilidades la negociación de los términos y condiciones en los contratos con clientes, proveedores, socios o empleados y asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, así como documentar y acordar cualquier cambio que pueda surgir durante su implementación o ejecución.

Una de las grandes razones por las que el Contract Manager es la nueva clave para optimizar la gestión empresarial, es que contribuye significativamente a la salud financiera de una empresa y se ve como un arma estratégica para optimizar un mejor rendimiento final de una organización empresarial.

Contract Manager – Funciones

El área de trabajo y responsabilidad de un Contract Manager es uno de los más extensos y complejos. Según estudios entre el 60 y el 80 por ciento de todas las transacciones comerciales se rigen por contratos o acuerdos de una forma u otra, particularmente en finanzas, TI, departamento legal, compras, ventas, operaciones y recursos humanos.

Por lo tanto la figura del contrato es la verdadera base donde el profesional Contract Manager ha de hacer valer sus habilidades y experiencia. La mayoría de las funciones están relacionadas con el propio contrato y todo el escenario que se dibuja entre la creación del mismo:

• • Contratos. Todo lo relacionado con los contratos, su estudio, redacción, evaluación, negociación y ejecución. Clausulas y puntos importantes de los contratos: acuerdos de no divulgación, acuerdos de ventas / compras, subcontratos, acuerdos de consultoría, acuerdos de licencia, revisión de los términos y condiciones propuestos por los clientes.
  • Función de Contacto y Referencia. El Contract Manager actua como una especie de intermediario contractual entre la empresa y la otra parte, garantizando la revisión oportuna y la aprobación y conciliación de las variaciones.
  • Auditar Riesgos. El análisis del riesgo en toda su naturaleza es parte fundamental de las funciones del Contract Manager: riesgos  legales, riesgos de responsabilidad, impacto de riesgo… Todo ello bien registrado y documentado.

• Orientación. Funciones de orientación sobre asuntos contractuales a determinados actores funcionales de una empresa.
• Cooperación con otros departamentos. La figura del Contract Manager ha de realizar determinadas tareas de cooperación con otros departamentos de la empresa. Por ejemplo, con el departamento de finanzas con el fin de garantizar el cumplimiento de requisitos financieros, como el reconocimiento de ingresos, fijación de precios y políticas de descuento, controles de exportación…
• Funciones de Monitorización. Una de las funciones menos conocidas, es aquella relacionada con la monitorización de  la satisfacción del cliente con los términos/condiciones y prácticas de contratación. También el estudio del cumplimiento de las transacciones  tipo hitos, entregas, facturación, etc…

Una vez que el contrato ha finalizado, la preparación de un análisis post-contractual puede ser el último paso de una gestión efectiva del contrato. Permitirá evaluar los beneficios, su posible mejora, la posibilidad de reducir riesgos y costos. Una vez establecido, este análisis se almacenará en forma de informe y se utilizará como referencia para mejorar cualquier otra gestión del ciclo de vida del contrato.

Gracias a este abanico de funciones el Contract Manager es la nueva clave para optimizar la gestión empresarial, pues la buena gestión de su área de influencia es vital para el resto  de departamentos.

Otro dato a destacar, está relacionado con la influencia operativa del Contract Manager en una empresa. Por ejemplo, diseñar el grado de autoridad y responsabilidad que los gerentes de contrato tienen para realizar cambios en los contratos o la definición de su rol hacía fines más estratégicos cercanos a la política general de la empresa y la estrategia comercial.

Los profesionales Contract Manager suelen estar cada vez más involucrados en el establecimiento de políticas de contratación que respalden la estrategia comercial y de mercado.

Procurement y Contract Manager

Las funciones del Contract Manager son excepcionalmente importantes para una organización empresarial, pero realmente claves para los departamentos de compras. Las funciones de adquisición suelen comenzar una vez que se adjudica un contrato, el desarrollo de contratos y la negociación son fundamentales para el mejor beneficio.

Expertos en contratación, aseguran que un buen negocio de compras puede venirse abajo  por una gestión de contratos deficiente e incuso una mala gestión de compras puede recuperarse con una correcta y optimizada gestión de contratos.

En los departamentos de compras, el Contract Manager se asegura de negociar los términos clave del contrato lo antes posible y luego hacer que los términos sean visibles para todas las partes interesadas.

Además de la transparencia y colaboración con la otra parte para la discusión y negociación de cláusulas y factores clave para una mejor relación contractual para cada parte.

El Contract Manager es la figura de confianza a la que la otra parte dirigirá sus deseos y objetivos con el fin de llegar al mejor acuerdo posible.

La necesidad de una gestión efectiva del ciclo de vida del contrato se ha destacado de forma mayúscula en los últimos años. Desde las actividades precontractuales hasta la rescisión del contrato, el contexto operativo e influencia del Contract Manager lo hace una pieza clave en el futuro de la gestión empresarial.