Evaluación de proveedores

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Evaluación de proveedores

Para asegurarnos de que nuestro proveedor es el oportuno, debemos llevar a cabo un correcto proceso de Homologación de rehomologación y de Evaluación Anual. Debemos entender la Homologación de Proveedores como un proceso de análisis previo que nos permita conocer a los proveedores de una manera rápida y eficaz. Como complemento al correcto proceso de control por nuestra parte del proveedor, debemos poner el foco en unos correctos criterios de evaluación de proveedores, que los “puntúe” de manera periódica. Así que empezamos.

“En el proceso de evaluación deben participar proveedores que hayan superado satisfactoriamente el proceso de homologación de la compañía, convirtiéndose en proveedores evaluables”

Cualquier compañía, independientemente de su ámbito o de su sector, es susceptible de tener una amplia cartera de proveedores. Para que el proceso de evaluación sea efectivo y se noten realmente sus resultados, es decir, que no se quede en la emisión de un informe anual para el que después nadie mira, debemos tener claro cuál será nuestro objetivo a evaluar. Siguiendo un criterio financiero, creo que como en el caso de los costes, debemos centrarnos en el “core” de la empresa y al resto darle un segundo nivel de importancia. No creo que merezca la pena solicitar un plan de acción a un proveedor que nos hace un suministro puntual o que nos suministra commodities y es fácilmente sustituible. Es decir, la Evaluación de Proveedores debe ser aplicada a todos los proveedores cuyo bien o servicio se incorpore al producto final de la compañía.

Entendemos este proceso de Evaluación de Proveedores como el consistente en el seguimiento del comportamiento en el tiempo de nuestros proveedores conforme al cumplimiento de los criterios de evaluación establecidos previamente por nuestra compañía.

“Independientemente de los criterios que se establecen, las evaluaciones realizadas a los proveedores deben considerar sí o sí criterios específicos de calidad y servicio”

Para llevar a cabo la correcta evaluación se deben definir responsables dentro de la compañía. Entiendo que el jefe de compras debe ser el responsable de identificar los proveedores que deben ser evaluados y realizar la correcta coordinación del proceso. El personal del Departamento de Compras debe valorar junto con el Jefe de Compras la puntuación obtenida por los proveedores para poder aclarar si existen circunstancias particulares que hayan motivado esa evaluación. Ya quedaría en manos de la compañía la decisión de quien debe ser el responsable de validar el resultado final obtenido por el proveedor, así como a qué áreas o personas dentro de la empresa se enviará la evaluación para que puntúen a los proveedores.

Como ya comentamos, no hay un criterio fijo para realizar la evaluación anual, hay muchísimos factores que podemos considerar para saber si un proveedor nos mantiene el nivel de calidad de servicio que se espera de él. Hay factores que no dejan de ser contadores que nos pueden ayudar a hacernos una idea del volumen de negocio con el proveedor; pero también hay que considerar varios factores cualitativos. Por tanto, lo mejor es proponer un sistema que nos permita combinar ambos tipos de factores.

Estos son algunos de los factores de tipo cualitativo que podemos tener en cuenta:

  • Nivel de entrega: este ratio es fundamental, nos ofrece conocer el nivel de cumplimiento por parte del proveedor respecto a nuestras fechas de necesidad.
  • Nivel de confirmaciones: cualquier compañía que dependa de su planificación de entregas, sabe que asegurar la entrega de materiales y servicios para la correcta tarea productiva es fundamental.
  • Incidencias en la entrega de material: consideramos incidencia todas aquellas incidencias de calidad en la entrega, o sencillamente que el material entregado por el proveedor no se corresponde con lo que le habíamos solicitado.
  • No Conformidades que requieran la presentación por parte del proveedor de un Plan de Acción.

Respecto al volumen de negocio

  • Volumen económico de negocio anual que tenemos con el proveedor:
    • Medido en Euros
    • Medido en número de materiales que nos suministra
    • Medido en número de pedidos realizados al año
  • Acuerdos, contratos marco Service Level Agreements (SLA) que tengamos firmados.

Una vez que hemos seleccionado los factores que nuestra compañía quiere considerar en la evaluación del proveedor, debemos seleccionar cómo se puntuará cada uno de estos factores. Esto es fácil de decidir pero difícil de definir, quiero decir con esto que podemos utilizar dos sistemas:

  1. Emitir fichas que se distribuyen a cada área de la compañía que se vea afectada por el suministro de ese proveedor,
  2. Buscar algún sistema que nos permita extraer de nuestro sistema o ERP dicha información.

En mi opinión, lo mejor es la opción 2 para los factores cuantitativos y la 1 para los cualitativos.

Definidos los factores y como serán puntuados, debemos asignarles un peso en función de su importancia, por ejemplo en escala de uno a diez. Con la suma de los factores puntuados y ponderados obtendremos la nota final de la evaluación del proveedor.

Es aconsejable seguir unos directrices que considero básicas y que nos permitirán distinguir el “grano de la paja”:

  • Evaluar a proveedores de alto o medio riesgo en nuestro ABC. No gastemos energías ni recursos en proveedores que nos hacen suministros puntuales o que son fácilmente sustituibles en el mercado.
  • Elegir correctamente a la persona de nuestra organización que va a realizar la evaluación, el proveedor que para el comprador puede resultar de gran nivel de cumplimiento para el área productivo puede no ser tan efectivo.
  • Revisar los comentarios recibidos y contrastar los que sean muy extremos, tanto en lo bueno como en lo malo.
  • Listar y clasificar todos los proveedores evaluados.
  • Definir escala de puntuación de manera que:
    • Se reconozca a los que mejor puntuación han obtenido, por ejemplo, enviar un escrito formal a lo 3, 5 o lo que queramos, con mejor puntuación.
    • Puntuación media-alta, no haremos nada.
    • Puntuación media, enviaremos un escrito informando de la puntuación obtenida y solicitando que “mejoren” sus niveles de servicio.
    • Puntuación media-baja, a los cuales les solicitaremos un plan de acción en que nos detallen que medidas especiales van a realizar para mejorar y les daremos un plazo para llevar a cabo dicho plan.
    • Excluidos por puntuación baja. Seamos prudente en este punto y asegurémonos de que tenemos proveedores alternativos; si por la razón que fuera no los hubiera, sentémonos con dicho proveedor y actuemos como si tuviera puntuación media-baja.

Entiendo este como un sistema muy general, y que a posteriori cada compañía definirá sus procesos, pero en líneas generales, creo que puede ser útil para cualquier empresa y de cualquier sector.

Con esto ya sabemos que tenemos una base de datos de proveedores homologados, que además están correctamente monitorizados mediante la evaluación anual y además sabemos como realizar un correcto Estudio Comparativo; por tanto ya estamos en disposición de salir al mercado para trabajar en la satisfacción de necesidades de nuestra Compañía y para ello debemos asegurarnos de realizar una correcta solicitud de oferta.

Sobre el autor…

    Daniel Pintado

Especialista en compras, producción y logística (SCM) con una sólida carrera de más de 15 años en Departamentos de Compras del área industrial y construcción. Diplomado en Empresariales, MBA en Comercio Exterior, Postgrado de Especialista en Compras y Logística, PDD y Master en Ingeniería Ferroviaria.

 

2018-01-24T12:02:08+00:00