La gestión de riesgos en compras es parte de cualquier negocio, es una realidad significativa y permanente a la que se enfrentan prácticamente todas las organizaciones.
«Sin riesgo, las empresas tal como las conocemos podrían no existir. Para competir, crecer y lograr beneficios, las empresas deben correr riesgos»
Aún así, el entorno de riesgo es diferente en el siglo XXI. Según un Estudio de ACCENTURE en 2015, siete de cada diez empresas reconocen que el riesgo comercial ha crecido debido a tensiones financieras, y los Directores de Compras de casi todas las industrias han visto que los factores de riesgo y por tanto sus consecuencias aumentan día a día.
En los últimos años, la Gestión de Riesgos a irrumpido de una manera notoria el Área de Compras. Dada la variedad y el impacto de los riesgos en compras (ver gráfico), no es sorprendente que tales preocupaciones estén aumentando. En el estudio de la Consultora ACCENTURE, manifiesta que pocas han sido las empresas que han desarrollado mecanismos o procedimientos que les ayuden a mitigar estos escenarios de riesgo. Esto me ha llevado a preguntarme porque esta situación de desamparo y falta de previsión, si todos somos conscientes de estas situaciones.
En primer lugar, encontramos que, aquellas empresas que disponen en sus plantillas de equipos profesionales de compras, están más preparados para abordar problemáticas como la volatilidad de los proveedores o los precios, desarrollando estrategias de compras. Por otro lado, otra carencia que se detecta es la falta indicadores adecuados que permitan monitorear en tiempo real los riesgos y que nos permitan establecer protocolos progresivos de actuación ante incidencias en el mercado, al desarrollar sus estrategias de adquisición, en lugar de hacerlo más adelante.
Un buen ejemplo es que los Responsables de Compras, frecuentemente aplican iniciativas de aprovisionamiento dual, limitando así riesgos de dependencia.
Además, existe una gran disparidad en cuanto a la incorporación a los contratos de cláusulas de riesgo compartido, a veces insistimos en transferir todos los riesgos al proveedor, lo que lleva a incrementar los costes de los proveedores. La solución sería analizar los riesgos y establecer medidas preventivas a los mismos, más que recurrir a acciones correctivas basadas en la mayoría de los casos en penalizaciones al proveedor. Realmente no somos conscientes que el riesgo lo tenemos en nuestra organización aunque pretendamos culpabilizar a nuestro proveedor.
Una segunda área de análisis es el aprovisionamiento. La monitorización continua de los ciclos de aprovisionamiento, permite establecer procesos activos de gestión de riesgos en compras, los cuales son más efectivos a medida que disponemos de unos históricos más concluyentes. Estos métodos de gestión nos ayudan a plantear herramientas de predicción de riesgo muy similares a las que se emplean para la planificación de la demanda.
Existen muchas herramientas y enfoques para controlar el riesgo en compras, algunas de ellas las enumeramos a continuación:
- Análisis del mercado de proveedores
- Análisis actuales de cartera de proveedores
- Auditorías de proveedores
- Cuadros de mando de proveedores
- Definición de modelos de falla del proceso del proveedor y análisis de efectos
- Análisis de precios históricos
- Prognosis de evolución de precios
- Análisis de riesgos logísticos y de transporte
Entre estos, uno de los más interesantes puede ser el Análisis del Mercado de Proveedores, una actividad que frecuentemente es realizada por los Directores de Compras. El análisis del mercado de suministro implica una evaluación exhaustiva de la dinámica del mercado en el que se encuadra dicha Categoría de Compras (oferta, demanda, estructura industrial, rentabilidad de la industria, utilización de la capacidad del proveedor, etc.) para anticipar la evolución de los precios de los productos básicos y la posible escasez de suministros, especialmente en los aprovisionamientos de materias primas.
En tercer lugar, los Responsables de Compras, no trabajan en mantener relaciones de colaboración incluso simbióticas con los proveedores. Los proveedores son los que están más cerca del problema y ellos son los que nos anticiparán las situaciones críticas incluso en fase embrionaria. Por ejemplo, a través de sistemas de alerta temprana podríamos neutralizar los problemas relacionados con los riesgos antes de que esos problemas se conviertan en incidentes. Factores debidos a inestabilidades políticas, culturas o intrínsecas a los propios mercados de origen son fácilmente identificables.
Y en cuarto lugar, los responsables de compras, deben analizar el problema mediante un esquema end to end, integrando en el análisis no sólo a la Función de Compras , si no a todas las funciones de la organización que intervienen en el Proceso Cliente.
Los Directores de Compras suelen emplear Cuandros de gestión de riesgos en compras, si bien, considero que los mismos deben ir más allá de sus competencias propias. En la mayoría de los casos, las medidas a tomar para mitigar el riesgo implicarán a varias funciones de la empresa, desde el Área de Producción a la mismísima Área de Marketing o de Clientes.
Esta clara segmentación de los procesos relacionados con el riesgo, nos lleva a que los clasifiquemos en tres niveles (anticipación, monitorización, mitigación), de manera que la organización pueda desarrollar planes formales con respuestas que ayuden a reducir los impactos que de otro modo serían imposibles de tratar desde Compras. En la etapa de anticipación, por ejemplo, los Responsables de Compras alinean la Identificación del Riesgo con Planificación Estratégica por Categorías, de esta manera se diseñan procesos basados en el análisis predictivo y gestionados mediante una ingeniería de valor para determinar materiales o suministros alternativos.
En la etapa de monitoreo, trabajaremos estrechamente con proveedores estratégicos, diseñando programas identificando y evaluando el nivel de riesgo en las etapas clave del proceso de aprovisionamiento estratégico. Para la mitigación del riesgo, recurriremos a mapas de procesos de decisión basados en métricas claras e identificadas.
«No podemos negar que los riesgos siempre van a existir y tampoco podemos negar que no podremos predecir todos los riegos, pero las empresas que tengan definidos protocolos, para al menos, solventar sus aprovisionamientos más estratégicos podrán enfrentarse a los mismos con un punto más de tranquilidad»
La gestión de riesgos en compras no puede considerarse ni valorarse como un elemento aislado y estancado, sino que forma parte de la propia evolución de la compañía, por lo que debe tratarse como tal analizando su evolución y su comportamiento, mediante modelos predictivos basados en herramientas de Business Intelligence.
Sobre al autor…
Jesús Velasco Mora
Consultor de Compras y Optimización de Procesos, Ingeniero de Caminos, MBA en Dirección y Administración de Empresas y Máster en Dirección de Compras. Profesor titular de la Universidad Alfonso X El Sabio. Docente en Postgrados en Compras, Supply Chain y Comercio Exterior.
