¿Cuál es el mejor modelo para el plan de aprovisionamiento de tu empresa?
Esta pregunta es particularmente desafiante para las empresas medianas, ya que éstas están enfocadas en el crecimiento y los ingresos, y no han prestado suficiente atención a la gestión de gastos. Por lo general, éstas han recibido varias rondas de financiación para crecer. Los inversores entienden que necesitan generar ingresos y ganar participación en el mercado. Pero, en algún momento, el enfoque se desplaza hacia el logro de economías de escala.
Existen ciertas oportunidades para ayudar a tu organización a escalar a través de una mejor gestión del gasto y algunos de ellas son esenciales para decidir qué herramientas se deben implementar, por ejemplo:
Optimizar versus recortar
Entonces, ¿Cómo saber si una mejor gestión del gasto podría ayudar a su empresa a lograr economías de escala? Hay dos maneras de impactar en el balance final y administrar el gasto. Es difícil reducir la plantilla sustancialmente cuando aún estás en crecimiento, pero normalmente hay una oportunidad significativa de obtener más valor de tus gastos.
Muchas compañías medianas apenas han tenido en cuenta la gestión de gastos, sin embargo normalmente sí existe alguna función de compras, pero es inmadura en términos de gestión de categoría y cumplimiento de políticas corporativas. Tal vez existan políticas corporativas de cumplimiento de procesos, pero éstos no se monitorizan ni se aplican de manera efectiva.
Tarde o temprano, comienzas a preguntarte cómo podrías mejorar. ¿Está tu empresa alcanzando un rendimiento similar a la de tus competidores? ¿Qué beneficios podría obtener la empresa si se implementaran mejoras en el departamento de adquisición? ¿Qué funciones tiene el departamento de compras de una empresa del tamaño al que aspiras llegar?
A continuación se presentan seis señales que demuestran que tu organización necesita optimizar el departamento de compras de tu empresa. Al mejorarlas se darían grandes beneficios a la gestión de gastos:
1. Tu base de proveedores está creciendo rápidamente:
Has comenzado a experimentar cierto crecimiento y las cosas ya están comenzando a resquebrajarse. Por ejemplo, el CFO (Chief Financial Officer) dice: «Wow, la cantidad de proveedores que tenemos ha aumentado en un 10% en dos meses. ¿Qué está pasando? ¿Tenemos una política en torno a los nuevos proveedores vs contar con proveedores ya conocidos? ¿Hay un proceso para fijar excepciones? ¿Cuál es el modelo sobre la incorporación de nuevos proveedores?»
2. La cantidad de transacciones está explotando:
El viejo modelo de usar tu ERP como un falso sistema P2P simplemente no funciona. No se está integrando con los sistemas de administración de gastos e informes. Los usuarios finales están en guerra abierta contra los sistemas torpes. Los category manager no pueden obtener la información que necesitan para tomar decisiones. ¿Qué pasa entonces? Pues que un problema se avecina.
3. Te faltan las métricas clave:
El CFO puede decir: «¿Por qué no sabía que de repente estamos aumentando el número de proveedores de manera tan significativa? Necesitamos un “cuadro de mando”. Necesitamos algo que nos diga donde nos encontramos y cuáles las principales KPIS del departamento en tiempo real.
4. Las fusiones y adquisiciones han llevado a una mezcolanza de sistemas:
Tienes contratos que se duplican o se contradicen entre sí, y algunos que son significativamente más favorables que otros. ¿Qué nuevos procesos o sistemas se pueden implementar? ¿Con cuáles se deben continuar y que otros se pueden eliminar?
Esta “mezcla” o mala organización pueden perjudicar el funcionamiento e imagen de la empresa ya que no existen procesos consensuado y protocolarizados.
Si este es tu caso necesitas un marco escalable y que se pueda repetir.
5. Nueva gestión:
Llega un punto en que para crecer, las empresas tienen la necesidad natural de incorporar líderes con experiencia en el sector. Estos expertos están acostumbrados a realizar compras y selección de proveedores, proporcionándoles grandes beneficios a la empresa ya que su función consiste en guiar y señalar qué puntos no se están realizando de forma adecuada o correcta y cómo se podrían mejorar.
6. Gerentes proactivos:
A veces tienes una persona muy proactiva internamente, generalmente alguien en finanzas, que cuestiona todo y estira los límites. ¿Tenemos los procesos y políticas correctos para esto? ¿Tenemos las métricas correctas? ¿Cómo hacemos la comparación de nuestros precios unitarios con las empresas con un tamaño similar al nuestro? ¿Cómo podemos reestructurar mejor nuestros contratos y nuestros sistemas de gestión de relación con proveedores? Estas son todas las preguntas que debes hacerte si tu empresa está en crecimiento.
En algunas industrias altamente reguladas, como la biotecnología, las empresas ponen en marcha sistemas y procesos de gestión de gastos cuando todavía son pequeños, porque están obligados a hacerlo. Sin embargo, es mucho más común que las empresas en crecimiento se centren en los ingresos y los recursos internos y menos en la optimización de proveedores externos. A medida que pasan del mercado pequeño al medio, la mayoría de las empresas alcanzan un punto en su trayectoria en el que comienzan a experimentar uno o más de estos síntomas. Miran el camino por delante y piensan: «Será mejor que hagamos algo».
El desafío es estructurar un departamento de compras que proporcione una alta calidad de servicio sin ralentizar la velocidad de las transacciones. Eso podría significar atraer personas y tecnología para permitir actividades de tipo transaccional relacionadas con la adquisición, pero también podría significar habilitar actividades de abastecimiento, como la ejecución de RFP, etc.
