Fortalecer la mejora continua en un negocio, pasa por desarrollar buenos hábitos de gestión capaces de diferenciarse de la competencia. La gestión de contratos en las compras se sitúa como una tarea de gran valor capaz de marcar grandes diferencias, pues las compras están fuertemente entrelazadas con la contratación, ya que la adquisición generalmente implica la negociación y redacción de contratos de compra.
Un proceso de compras bien administrado es vital para la eficiencia operativa y la integridad financiera de una empresa.
El departamento de compras debe emplear una estrategia coherente para establecer relaciones duraderas con los proveedores y asegurar bienes y servicios de alta calidad basados en términos razonables y precios asequibles.
¿Qué es la gestión de contratos?
La gestión de contratos en las compras es el proceso de administrar la creación, ejecución y análisis de contratos para maximizar el desempeño operativo y financiero en una empresa, todo mientras se reduce el riesgo financiero.
Reducir costos y riesgos vendrá sustentados por una correcta gestión de contratos en las compras.
La transformación digital sigue siendo vital para la mejora continua de la empresa, y en el caso de la gestión de contratos en las compras, se establece como parte fundamental para administrar correctamente el ámbito de los contratos
Las plataformas de compras son un recurso ideal para gestionar los contratos ofreciendo trasparencia, visibilidad y un seguimiento real de los mismos.
A día de hoy, la gestión manual de contratos hace que dicho proceso sea ineficiente, lento y con una mayor facilidad para incurrir en mayores costos, exponiendo la empresa al riesgo.
Beneficios de un buen sistema Contract Management
Un buen sistema de gestión de contratos comprende la importancia de la visibilidad y ofrecen características y herramientas que hacen que el análisis de datos sea rápido y simple.
Una gestión de contratos sólida inevitablemente permite una gestión de adquisiciones sólida y reduce la probabilidad y el impacto de algunos de los riesgos potenciales, ofreciendo una serie de beneficios de gran valor:
Centralización datos
Establecer un sistema coherente de gestión de contratos es fundamental para garantizar registros meticulosamente organizados, de fácil acceso y visualización.
El uso de un sistema digitalizado hace que esto sea increíblemente fácil, ya que permite un repositorio centralizado para todos los contratos de una empresa, así como todos los documentos relacionados.
Facilita las auditorias
Para evaluar el progreso y mejorar los resultados, siempre es importante realizar auditorías periódicas de la forma en que se manejan los asuntos de una empresa.
Como ya hemos comentado, existe una relación directa entre la contratación y las compras y, por lo tanto, la incorporación de auditorías en el proceso de gestión de contratos de una empresa, esencialmente, garantiza que también haya una revisión integral de sus asuntos de los departamentos.
Un buen análisis fácil y transparente de los contratos facilitará la toma de decisiones y análisis de los mismos, en un menor tiempo y con mejores datos.
Mejora la gestión de riesgos
En los contratos se estipula todo aquello que deseamos y anhelamos en un proyecto de compras.
Con una correcta organización y supervisión de los contratos se tiene la clave para la óptima gestión del riesgo. Aunque siempre habrá algunos riesgos inevitables cuando una empresa celebra un contrato con otra empresa o establece una relación comercial con una persona o entidad para la provisión de un bien o servicio, el riesgo se minimizará de manera considerable con la gestión de contratos en las compras.
Cuando una estrategia de gestión de contratos se implementa con éxito, las empresas solo obtienen ventajas competitivas basadas en:
- La consecución de los beneficios comerciales esperados y los retornos financieros calculados.
- La óptima colaboración del proveedor así como su respuesta a las necesidades de la empresa.
- Inexistencia disputas contractuales ni sorpresas.
- La prestación de servicios es satisfactoria para ambas partes.
La gestión de contratos en las compras favorecen las relaciones a largo plazo y con ello un mejor y más sólido ciclo productivo de la empresa.
