La solicitud RFP es otro de los documentos importantes que una empresa puede utilizar para encontrar la mejor opción de negocio dentro de un cada vez más complejo mercado y una gran y amplia competencia.
RFQ, RFI… y ahora solicitud RFP… pueden parecer solitudes muy similares pero la realidad es que cada una tiene su propia función y ventajas para el departamento de compras.
Vamos a detallar un poco más en profundidad e que consiste una solicitud RFP
¿Qué es una solicitud RFP?
Una solicitud RFP es un documento emitido por una empresa para solicitar ofertas de proveedores de productos, soluciones y servicios.
A través de un proceso de solicitud RFP se permite a los emisores determinar qué proveedores están mejor cualificados para formar parte de un proyecto conjunto y superar un desafío o alcanzar un objetivo comercial estratégico.
En estas solicitudes se especifica la naturaleza del proyecto y los criterios de evaluación para calificar las propuestas. Las solicitudes pueden incluir las las tareas que debe realizar el licitador ganador y un cronograma para proporcionar el trabajo finalizado. También incluyen información sobre la empresa emisora y su línea de negocio.
Así pues, cuando una empresa solicita una propuesta para satisfacer la necesidad de un determinado producto o servicio, está emitiendo una RFP.
En su forma más simple, este proceso genera una serie de ofertas por las partes interesadas, y el licitante cuya presentación se ajusta mejor a las necesidades del solicitante obtiene el contrato.
Puntos clave a incluir en una RFP
Como ya hemos comentado al hablar de otro tipo de solicitudes, no existe un formato estándar para desarrollar un documento RFP.
Pero existen algunos puntos clave que pueden hacer que tu RFP sea mucho más efectiva para alcanzar tus objetivos:
- Explicación detallada de la estrategia de los proyectos relevantes para el producto o servicio a suministrar.
- Objetivos a corto y largo plazo.
- Lista detallada de rendimiento y expectativas.
- Responsabilidades de la empresa y del proveedor.
- Descripción del proceso de valoración y elección…
Cuanta más información y detalles presente la solicitud RFP, mejores y más completas ofertas recibirá la empresa compradora, facilitando la evaluación y selección final.
Las RFP efectivas generalmente reflejan la estrategia de negociación. También reflejan objetivos comerciales a corto y largo plazo y proporcionan información detallada sobre las ventajas y beneficios a los que pueden optar los proveedores.
Diferencias entre RFQ, RFI y RFP
¿No lo ves claro? No eres el único. Muchos profesionales no saben asegurar las diferencias entre estas tres importantes solicitudes.
Llegados a este unto ya sabes lo que es una RFP, veamos de forma sencilla la definición de las otras solicitudes:
Solicitud RFI
Una solicitud de información (RFI) es un documento utilizado para solicitar información general sobre las soluciones y / o servicios que ofrecen los proveedores. Las empresas generalmente emiten una RFI antes del proceso de RFP.
Solicitud RFQ
Una solicitud de cotización (RFQ) es un documento que solicita información sobre precios y pagos. Las empresas a menudo usan este tipo de solicitud cuando saben lo que necesitan y desean y solo evalúan a los proveedores en función del precio.
El uso de una solicitud RFP facilitará tomar la decisión correcta para la empresa. La creación de una RFP es un ejercicio interno de disciplina para que la empresa identifique en detalle cuáles son los requisitos y necesidades.
A través de una RFP se crea una metodología organizadas y optimizada que será muy útil para una mejora continua y mejores resultados finales de la empresa.
