Nunca parece que va a ocurrir… pero ocurre. La pandemia del Covid19 nos ha mostrado que las crisis pueden llegar y afectar a cualquier negocio, incluso el más grande. La gestión del departamento de compras en crisis es una labor muy delicada y que puede afectar a todo el tejido productivo de una empresa.
Cuando hablamos de crisis nos referimos a un momento o estado de situación inestable que repercute en la normal marcha de la sociedad o mercado. En el contexto del ciclo de vida de una cadena de suministro puede suponer la interrupción total, con todas las pérdidas que lleva aparejado.
Cada vez más, las partes interesadas están implicadas en las cadenas de suministro actuales y, cuando se produce una crisis, se debe enfrentar a tiempo, de lo contrario, las consecuencias pueden ser desproporcionadas.
Últimamente, las organizaciones intentan hacer una planificación proactiva para mejorar la toma de decisiones en el momento de una crisis, pero aún no existen pautas específicas y al final todo se complica.
Gestión del departamento de compras ¿Por dónde empezar?
Las interrupciones en la cadena de suministro a menudo tienen un «efecto látigo», comenzando por los minoristas y extendiéndose en mayor magnitud a los distribuidores, productores y luego proveedores en el primer, segundo y tercer nivel (estos suelen ser organizaciones pequeñas y que sufren de un modo más grave).
La gestión del departamento de compras en momentos de graves crisis debe tener una gran solidez, permeabilidad y adaptabilidad al cambio.
Veamos algunas cuestiones interesantes sobre la gestión del departamento de compras en una crisis:
Comunicación
La comunicación frente a una situación inestable y de difícil control es básica. Los efectos de una crisis atenta contra todos, las empresas deben estar preparadas para comunicarse con todas las partes interesadas: empleados, clientes, proveedores, medios, accionistas, analistas, etc…
Las partes interesadas tienen que tener el mismo nivel de información y de incertidumbre y “caminar” en paralelo y unidad.
Mapeo de la cadena de suministro
La importancia del uso de plataformas de compras es esencial para tener un buen mapeo de la cadena de suministro.
Así es mucho más eficaz tener una visión clara para asegurarse de que todavía se tenga proveedores y un flujo constante de piezas y materiales.
Además de poder calcular de una manera certera hasta cuando es posible trabajar sin interrupciones prolongadas de la cadena de suministro.
Esto ayuda a las organizaciones a monitorear los KPI, los proveedores, los contratos y el desempeño general de los proveedores.
Las soluciones digitales proporcionan una plataforma común entre las partes interesadas y los proveedores para mantener la transparencia y la comunicación entre ellos.
Colaboración entre departamentos
Debe haber colaboración en las decisiones tomadas a nivel departamental ya que la decisión tomada por una unidad de negocio puede tener un impacto significativo en el desempeño de la empresa en su conjunto.
Sobre todo en la gestión de los departamentos de compras se han de tener vinculadas diferentes áreas de negocio para lograr la mayor eficiencia posible.
Realmente no hay una ABC para saber actuar ante un tipo de crisis como es, en este caso el Covid19.
El trabajo debe realizarse antes, para diseñar una gestión del departamento de compras y cadena de suministro preparada para aguantar ante una situación crítica.
Para ello es necesario trabajar en el:
- Conocimiento de los proveedores
- Compresión de las vulnerabilidades críticas de la empresa y su posible solución.
- Creación de planes de respaldo y continuidad.
En otras palabras, la prevención es vital para poder ganar un tiempo prudencial en tiempos de crisis. Sin una cadena de suministro preparada para ello, las consecuencias pueden llegar a ser irrecuperables.
