La competitividad es una de las grandes barreras que toda empresa ha de intentar solventar casi a diario. Situarse por encima de empresas competidoras requiere tomar ciertas estrategias. Una de las más efectivas es ofrecer un producto o servicio diferente que responda a las necesidades de los clientes. Pero a día de hoy, un factor clave que actúa de elemento diferenciador es la gestión y administración de los procesos de negocio de una empresa. Es aquí, donde la gestión empresarial con Scrum toma un valor relevante, procurando una forma de entender la metodología y planificación del trabajo para cada área de una organización.

La gestión empresarial con Scrum es un método de gestión de proyectos que forma parte de la metodología Agile, es el más famoso y el más utilizado. Scrum es un método de gestión de proyectos lo suficientemente flexible como para hacer frente a las muchas solicitudes de cambio o incertidumbres extremas que aparecen a lo largo de las tareas de un área de trabajo proyecto y en paralelo mantener productivo al equipo de trabajo.

¿Cuándo utilizar metodologías de gestión empresarial con Scrum?

Cada momento y cada tiempo requiere de soluciones específicas para obtener el mayor rendimiento posible. El uso de metodologías de gestión empresarial con Scrum debe de asumirse para escenarios en lo que se definan las siguientes características y enfoques:

El ámbito de las tareas no estas claramente definidas.
Las tareas y objetivos no pueden definirse bien por adelantado.
Los requisitos cambian frecuentemente.
La estimación y planificación se hacen tareas complejas.
Los procesos de trabajo son iterativos, poseen varios ciclos.
Dichos ciclos dependen del anterior para su consecución.
La satisfacción del cliente es factor clave para medir el éxito.

En resumen, es mejor usar la gestión empresarial con Scrum si existen muchas incógnitas, donde los proyectos son más complejos, es difícil definir requisitos detallados por adelantado y, por lo tanto, definir estimaciones al comienzo del proyecto.

También es importante señalar, que el uso de metodologías Scrum es muy poco recomendable si la empresa no está lista para ello, si el personal no ha sido capacitado, si la forma de trabajo existente obstaculiza los roles y responsabilidades de Scrum y las personas no están dispuestas a aprender.

Fases del método de gestión Scrum

Una de las mejores formas de entender la gestión empresarial con Scrum reside en conocer las fases que implica su desarrollo.

Scrum require de 5 fases clave: Sprint, Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review y Sprint Retrospective.

Antes de entrar en detalle sobre estas fases, es importante destacar un concepto que está unido a las fases de la gestión empresarial.

Como hemos dicho anteriormente, Scrum es un método dentro de la metodología Agile. Existe un concepto esencial en los métodos ágiles, llamado time-box: este término define una duración de tiempo máxima fija predefinida. Con el fin de maximizar la productividad, todos los eventos de Scrum deben estar dentro de este marco de tiempo.

Los eventos enmarcados en este time-box se repiten muchas veces, hasta que se logre el objetivo final del proyecto. Todos los cambios se aplican solo cuando se completa un cuadro de tiempo y se está preparado para pasar al siguiente. La duración debe acordarse y corregirse pero evitando realizar este hecho de manera frecuente.

Una vez conocido el importante concepto time-box, veamos en qué consisten las 5 fases del método Scrum:

Sprint. Cada proyecto de Scrum entrega sus tareas después de una serie de ciclos, que se llaman Sprints. Dentro del Sprint existe el factor denominado Incremento. El Incremento es una suma de todos los ítems u objetivos completados hasta ahora en un proyecto y este Incremento se hace cada vez más grande y completo después de cada Sprint. En otras palabras, se puede considerar cada nuevo Incremento como una versión actualizada del Incremento anterior con nuevas características y funcionalidades. Sprint es un evento encerrado en el tiempo, lo que significa que se debe fijar su duración al comienzo del proyecto y no cambiarlo con frecuencia. Por lo general el box-time es de 2 a 4 semanas, más tiempo puede dar problemas. Cuando los objetivos de un Sprint se quedan obsoletos puede ser cancelado.
Sprint Planning. Se trata de la planificación a realizar, a través de una reunión en un box-time, generalmente fijado a 8 horas para un Sprint de un mes o más corto para Sprints de menos de un mes. Por lo general se dividen en dos fases de 4 horas. En estas reuniones se identifican los requisitos deseados por el cliente, se seleccionan objetivos prioritarios así como la cantidad de trabajo diseñada para ser desarrollada en el espacio de tiempo prefijado. Sea signan tareas a equipos de trabajo y se redacta los objetivos y detalles específicos de cada Sprint.
Daily Scrum. Se trata de una fase de revisión y control. La fase Daily Scrum suele escenificarse en una reunión de 15 minutos donde las partes involucradas inspeccionen el trabajo desde la última reunión y se sincronice el trabajo y el plan para las próximas 24 horas. Se trata de una tarea que ha de realizarse de forma diaria para mantener un control minucioso y exhaustivo. Permite mantener una monitorización real sobre lo que se ha logrado, lo que falta y analizar los problemas y obstáculos surgidos y los previsibles.
Sprint Review. Se trata de otra sesión de control sobre un Sprint concreto del proyecto de trabajo. La duración de esta reunión es normalmente de cuatro horas para un Sprint de un mes. Si los Sprints son más cortos, esta reunión será proporcionalmente más corta. El objetivo principal de esta fase, es presentar e inspeccionar los anteriormente denominados Incrementos, marcando los finalizados, agregando nuevos y cambiando otro si es necesario.
Sprint Retrospective. Esta fase es la última tarea de control y revisión de un proyecto de trabajo. Suelen ser más cortas que las anteriores, y se dispone en dos momentos clave: al finalizar la fase Sprint Review y justo antes al final de un Sprint. El principal objetivo de esta fase está relacionado la mejora de los procesos y el trabajo realizado: personas, herramientas, tiempos, procesos…

Roles específicos del método Scrum

La gestión empresarial con Scrum requiere de la integración de tres roles perfectamente identificados:

Product Owner. Una figura clave dentro de la metodología Agile. Una persona orientada al negocio, maximiza el valor del proyecto y del trabajo. Además de ofrecer claridad y transparencia y una labor activa en las sesiones de control y supervisión.
Scrum Master. Es un experto en metodología Scrum que entrena al equipo de trabajo y se asegura de que todo siga bajo el contexto Scrum
Equipo de Trabajo. Personal cualificado para el desarrollo de tareas. Son grupos que han de poseer cualidades basadas en la auto -organización y en el carácter multifuncional de sus habilidades.

La gestión empresarial con Scrum, permite desarrollar un sistema de entrega incremental que acorta el tiempo de comercialización y puede generar mayores ingresos. Bien implementado puede ser ese codiciado elemento diferenciador que añada la ventaja competitiva necesaria para lograr un mayor éxito y rendimiento final en los procesos producción.