Desarrollar una gestión empresarial eficaz y con el mínimo error posible es, sin ningún género de dudas, uno de los grandes objetivos a cumplir por los responsables de departamentos. Mejorar procesos de trabajo, comunicación o de resolución de conflictos es una acción que puede reportar grandes ventajas y beneficios del rendimiento de una empresa. Una de las cuestiones que está cogiendo mucha relevancia a este respecto es la metodología Agile en la gestión empresarial.
El método Agile se basa en el Manifiesto Agile definido por un grupo de desarrolladores que querían desarrollar unmejor software, con el paso de los años el movimiento Agile se ha tomado como un enfoque de gestión de proyectos. Scrum, Kanban y XP son los marcos de desarrollo de software más utilizados bajo el paraguas de Agile.
La gestión Agile es un método iterativo e incremental de administración de las actividades, tareas y procesos de negocio de diferentes áreas departamentales. La idea principal de la metodología Agile en la gestión empresarial, es dividir un proyecto o tarea de gestión en partes más pequeñas (las denominadas iteraciones).
La esencia del método radica en el hecho que los objetivos de un proyecto (alcance del proyecto, configuración, y la fecha límite) se definen con menos detalle al inicio. El proyecto es dividido en iteraciones iguales con partes asignadas, un equipo de trabajo asume las funciones más importantes, se dejan las menos importantes para el final.
Metodología Agile en la gestión empresarial: Valores y Tareas
Como hemos dicho anteriormente, la metodología de trabajo Agile parte del sector del desarrollo de software. Este hecho, muchas veces, dificulta visualizar este tipo de enfoque en la gestión empresarial en otros sectores.
En primer lugar, para un mejor entendimiento veamos una relación de los valores fundamentales de la metodología Agile:
- Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas. Una parte muy importante de la gestión Agile parte de la base de la propia autogestión y organización del trabajo. Además se fomenta que los trabajadores hablen y discutan sobre sus tareas.
- Planificación y documentación sobre las tareas. Otro detalle muy interesante de la metodología Agile en la gestión empresarial está dirigido a documentar y ofrecer transparencia sobre las tareas y como realizarlas. Desarrollar tareas de manera óptima requiere ofrecer toda la información y documentación posible. Para que los equipos de trabajo tengas todos los recursos disponibles para desarrollar de la mejor manera las tareas de cada proceso interno de trabajo.
- Colaboración activa con el cliente final. Es prioritario mantener una comunicación continua con los clientes. La información y datos resultantes de esa comunicación, son factores clave para ofrecer un producto final perfectamente adaptado a las necesidades específicas que desee el cliente final. Involucrar al cliente en todo el proceso de negocio o producción se define como una acción primordial para asegurar los estándares de calidad, producción y satisfacción.
- Flexibilidad y adaptación al cambio. Otra de las grandes cualidades de la metodología Agile es que sienta sus bases en la capacidad de reacción frente al cambio. Se observa y destaca funciones de dirección y trabajo que agilicen las tomas de decisiones frente a contextos de cambio.
A raíz de estos valores que apuntalan la metodología Agile en la gestión empresarial, es posible identificar una serie de tareas que, cualquier tipo de empresa, ha de tener en cuenta para poder desarrollar con cierta eficacia el método Agile:
- Crear una lista (Backlog) de trabajo priorizado. Se trata de la confección de una lista de funciones o tareas técnicas que un equipo de trabajo mantiene y que, en un momento dado, sabe que son necesarias y suficientes para completar una tarea o proyecto. No se trata de un documento de requisitos, son las características y tareas que se espera que se entreguen en un futuro próximo se deben dividir en elementos más pequeños para una correcta comprensión.
- Segmentación del trabajo en unidades funcionales de trabajo. La metodología Agile en la gestión empresarial destaca por definir unidades funcionales de trabajo para lograr el óptimo resultado final de los proyectos asignados. De esta maner ase simplifca y facilita el trabajo.
- Transparencia. Todo proyecto o tareas guiadas por una metodología Agile destaca por su transparencia. Muchas de las tareas están destinadas a ofrecer la transparencia máxima del seguimiento de las tareas: tanto con documentación como recursos visibles en los departamentos capaces de dar visibilidad practica para cada departamento.
- Planning a corto plazo. Esta práctica define tareas a realizar en un corto espacio de tiempo (generalmente 2-4 semanas). Tramos de trabajo a concluir de forma rápida que ayudan optimizar el rendimiento final de un equipo de trabajo.
- Reuniones de verificación y mejora continua. La comunicación y la colaboración continua entre empleados es vital para una mayor eficacia de la metodología Agile. Por ejemplo, llevar a cabo reuniones de verificación de estado diarias de 5-10 minutos, donde el equipo de trabajo puede verificar el progreso y analizar los nuevos objetivos. También es muy popular, realizar este tipo de reuniones al finalizar las tareas detalladas en los planning a corto plazo, analizando qué fue bien, qué salió mal y qué podría mejorarse.
Agile Managers, el nuevo rol en la gestión empresarial
A medida que una organización o empresa implementa de forma activa la metodología Agile corre en paralelo una nueva figura crucial para el desarrollo de las buenas prácticas del método Agile: los Agile Managers.
Agile se basa en la noción fundamental de que las personas son el centro de toda empresa y, por lo tanto, la clave del éxito de la empresa. Para los líderes de Agile, las personas no son la causa del problema, sino que son parte de la solución.
Un líder ágil tiene herramientas completamente diferentes, centradas en mejorar el rendimiento de las personas mediante recursos que faciliten el trabajo y el desarrollo de las tareas.
Las funciones de un Agile Manager giran alrededor de los siguientes objetivos:
- Definir y crear independencia. Para que el desarrollo ágil sea exitoso, debe haber un gran grado de independencia y la necesidad de sentir una atmósfera autogestión y organización del trabajo.
- Establecer metas y objetivos generales, individuales y de equipo. Definir objetivos generales del proyecto, metas de los equipos de trabajo y objetivos individuales desde el comienzo al final de cada proyecto de trabajo. Otra tarea se refiere a la identificación de las fortalezas de los individuos para que el equipo pueda usar sus activos a su nivel más alto.
- Implantar plazos y objetivos de Feedback y colaboración. Dada la especial naturaleza de la metodología Agile en la gestión empresarial , la definición de protocolo de Feedback a corto plazo es crucial. Esto permite que los equipos se adapten a los requisitos cambiantes o a determinadas necesidades específicas puntuales, además ayudar a los equipos de trabajo a ajustar y optimizar sus esfuerzos.
- Creación de espacios de aprendizaje y creatividad. Los equipos de trabajo se componen de una combinación de niveles de experiencia. Potenciar un excelente ambiente de tutoría y aprendizaje, puede ser uno de los recursos más efectivos para una mejora continua profesional.
La metodología Agile requiere tener presente una nueva filosofía de trabajo que afecta a todos los niveles de una empresa, su integración debe estar respaldada por una cuidada y estudiada planificación.
