Es justo decir que la compra B2B es una de las áreas más ignoradas e incomprendidas, hecho que la convierte en uno de los eslabones más débiles de la cadena comercial y provoca que muchas empresas terminen con procesos de compras altamente ineficientes.
La compra B2B debe tener la capacidad de equilibrar cantidad, calidad y precios de una manera que satisfaga las necesidades de tu empresa sin exceder el presupuesto. Pero antes de que podamos comenzar a mejorar o incluso diseñar el proceso de compra, primero se debe de entender cómo funciona todo. Se han de conocer varias etapas que componen el proceso de compra:
• Paso 1: Las compañías identifican una necesidad que las impulsa a realizar una compra.
• Paso 2: Se realiza un pedido y éste deberá pasar por los niveles apropiados de aprobación
• Paso 3: Una vez el proveedor acepta el pedido, procede a enviarlo y se deberá realizar un acuerdo que establezca los términos y condiciones
• Paso 4: En la entrega de los artículos / servicios, se debe verificar que éstos cumplen con los requisitos exigidos
• Paso 5: Una vez verificados todos los requisitos necesarios, el proveedor debe enviar su factura
• Paso 6: La factura debe cotejarse con la orden de compra y la entrega
• Paso 7: Si la factura coincide con la entrega y el pedido, se procederá a realizar el pago al proveedor en el tiempo convenido
Los beneficios de un gran proceso de compra
Teniendo en cuenta todo lo anterior, es posible preguntarse ¿Cuál sería el beneficio para tus ingresos si revisaras el proceso? Y como respuesta diríamos que la revisión de estas etapas podrían generar beneficios claves para la empresa tales como:
- 1: Un proceso optimizado aumenta la eficiencia
Un proceso de compra optimizado genera ahorro de tiempo y dinero a la vez que maximiza el flujo de caja. Con un acceso fácil y rápido a los pedidos de compra en tiempo real, presupuestar y garantizar la rendición de cuentas será mucho más fácil y generará ahorros significativos.
- 2: Reducirá el riesgo de fraude
El fraude es un peligro real para todas las empresas, sean grandes o pequeñas. El riesgo de fraude tanto interno como externo es mucho más alto en ausencia de un protocolo en el proceso de compras. Una forma rápida y sencilla de solucionar esto es asegurando la existencia de un registro digital fácilmente accesible para cada transacción, típico de las plataformas de negociación electrónica. Esto se puede utilizar para identificar rápidamente cualquier actividad fraudulenta.
- 3: Proporciona fácil acceso a información vital
Mejorar la organización del proceso de compra de la empresa aumenta la visibilidad, facilitando la identificación de posibles áreas o puntos de mejora. Esto significa, que una vez que la empresa emplee un software de negociación digital, podrá analizar todo, desde el comportamiento del proveedor hasta las tendencias de compra por región o departamento, de manera que pueda planificar mejor los presupuestos para futuros pedidos y aumente su rentabilidad.
- 4: Garantiza un mejor control del presupuesto
Un gran desafío para muchas empresas es garantizar el control del presupuesto. Las pequeñas y medianas empresas luchan por identificar si tienen fondos suficientes antes de realizar una compra. Con un proceso de compra bien organizado y en tiempo real, esto ya no es un problema. Una mejor gestión financiera significa una mejor fijación de precios y control del flujo de caja.
Organización del proceso de compra
Ahora que ya sabemos los beneficios que genera tener una buena organización del proceso de compra, tendremos que saber cómo hacerlo. A continuación nuestros mejores consejos para transformar el proceso de compra:
- 1: Utiliza la tecnología
Nuestra primera sugerencia es: Automatizar el proceso de compra a través de la tecnología. Esta automatización ofrecerá resultados inmediatos, desde el ahorro de tiempo y la estandarización del proceso hasta la reducción de riesgos comerciales y costes de administración. La automatización del proceso a través de la tecnología es un movimiento en el que todos salen ganando.
- 2: Dar poder a los equipos
Otorgar a los equipos el acceso a la información necesaria, como las listas de precios, detalles de proveedores aprobados, fichas técnicas, presupuesto disponible, o sencillamente un protocolo estandarizado para los distintos procesos de compras, permitirá que sean más productivos y puedan mejorar su rendimiento.
- 3: Cultivar relaciones con proveedores
Las empresas pueden beneficiarse mejorando sus relaciones con los proveedores, especialmente si se enfoca en aumentar el valor. La mayoría de los proveedores renegociarán felizmente sus términos contractuales si saben que hacerlo les ayudará a asegurar más negocios en el futuro. Una relación saludable como esta tiene la ventaja adicional de facilitar el entendimiento cuando surjan problemas tales como bienes dañados, envíos retrasados ??y aumentos de precios.
- 4: Modelo operativo
Identificar las fortalezas del personal permitirá asignar mejor las tareas comerciales y técnicas en toda la compañía. Una evaluación del rendimiento para evaluar las habilidades y las revisiones periódicas, asegurarán que cada miembro del personal trabaje en el papel correcto y, por lo tanto, rinda al máximo.
Roles de compra de la compañía
Ya sea que la empresa esté o no en un nivel de crecimiento donde un departamento de compras sea factible o no, es muy importante explorar las responsabilidades claves del personal que maneja las compras para la compañía. Las principales responsabilidades del equipo de compras cubrirían lo siguiente:
• Coordinar las necesidades de compra en todos los departamentos
• Realización de estudios de mercado para encontrar los mejores proveedores
• Identificación de proveedores
• Evaluación de proveedores
• Negociación de precios, términos y condiciones
• Elegir los proveedores apropiados
• Manejo de contratos
• Emitir pedidos
• Explorar y eliminar cualquier problema de suministro
• Controlar el proceso de compra en su totalidad
Sin embargo, para poder implementar cualquier tipo de proceso de compra organizado, se debe producir y compartir una guía con todos los miembros del equipo y donde debe describirse información como:
• Quién es la autoridad principal de compras (quién necesita aprobar los pedidos / a quién debe reportar)
• Qué artículos pueden comprar dado su rol / antigüedad / departamento, etc.
• El límite de gasto y el presupuesto autorizado
• Los principales requisitos utilizados para seleccionar proveedores
• Los tipos de contratos que se pueden realizar con los proveedores
• La posición de la empresa en caso de conflictos
• La posición de la empresa sobre la aceptación de regalos
• El tipo de información que la empresa considera confidencial
• El procedimiento correcto para manejar asuntos legales y / o preguntas
Evaluando a sus proveedores
El último punto a tocar es cómo evaluar a los proveedores comerciales, un proceso que debe llevarse a cabo antes de realizar pedidos.
- Promedio de tiempos de entrega
- La calidad de los artículos
- La integridad de los pedidos recibidos
- Precios
- Niveles de servicio al cliente
- Solidez financiera
- Rendimiento pasado
- Capacidad de cumplir los requisitos del producto o servicio