Guía rápida para la gestión de contratos

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Guía rápida para la gestión de contratos

  1. PLANIFICACIÓN

Para poder desarrollar una correcta estrategia de compras, debemos conocer las necesidades de compra con antelación suficiente. Eso nos va a permitir desarrollar una correcta estrategia de compras mejorando las condiciones económicas, de entrega y calidad. Para ello el Jefe de Compras debe solicitar a todas las áreas de la Compañía una planificación anual de compras con los volúmenes tanto económicos como estratégicos.

Es responsabilidad del Jefe de Compras que la planificación incluya todas las necesidades estratégicas del proyecto, así como información y criterios básicos necesarios para que podamos realizar bien nuestra tarea de compras:

  • Definir la tipología de contrato: suministro de materiales, servicios, reparaciones, SLA, rappel, etc.
  • Debemos conocer el presupuesto al que nos tenemos que ceñir.
  • Debemos conocer los consumos de los últimos ejercicios para saber en que volúmenes nos estamos moviendo.
  • Debemos conocer stock actual e índice de rotación de las existencias.
  • Debemos conocer los precios de compra, formas de pago, acuerdos financieros, etc.
  • En caso de contratos de servicios, debemos conocer la planificación de las necesidades.
  • Nos deben detallar si es necesario cumplir cualquier tipo de normativa.

En resumen, para poder cerrar un buen contrato, de la naturaleza que sea, el Área que nos solicite dicho contrato debe ser transparente, tiene que pasarnos toda la información de que disponga para llevar una correcta negociación con los proveedores.

“Una correcta planificación de compras nos permitirá organizar el trabajo del departamento y servirá para asegurar que las necesidades de la compañía queden debidamente cubiertas en tiempo y forma.”

  1. PROCEDIMIENTO

Como todo en esta vida, en esto hay libertad de interpretaciones, en mi opinión, si abrimos un proceso de licitación el objetivo final siempre debe ser el cierre de un contrato, de esta manera aseguramos 3 principios que para mí son fundamentales:

  1. Aseguramos la participación de todas las áreas afectadas de la empresa.
  2. Cerrar un contrato que se ajuste a nuestras necesidades reales.
  3. Permite elaborar una correcta estrategia de compras en: precios, plazos, condiciones de suministro y responsabilidades.

El proceso en este punto es el que defina la propia compañía, aquí voy a definir de manera muy somera el que en mi opinión, es más que suficiente para asegurar los tres principios antes mencionados:

  1. El Comprador se coordinará con las áreas para la obtención de la información antes descrita.
  2. El Comprador realizará la selección de proveedores y procederá a invitarlos por el medio oportuno. Para esto ya hemos descrito con anterioridad como realizar la correcta “Homologación de Proveedores”.
  3. Se crea y envía a dicho proveedores una Request For Information (RFI), en la que se solicitará, toda la documentación administrativa y financiera, necesaria para poder hacer una valoración de la empresa. Conviene incluir un cronograma del proceso.
  4. A todos los proveedores que superen dicha RFI, se les enviará una Request For Quotation (RFQ) mediante la cual se enviará la documentación e información necesaria para la realización de la oferta.

Son muchas las empresas que entre medias consideran el uso de una Request For Proposal (RFP), donde el proveedor pueda desarrollar técnicamente su oferta, pero en mi opinión si se trata de una oferta técnica, y en el RFQ detallamos bien los requisitos técnicos, no sería necesario alargar tanto el proceso.

Para finalizar el comprador realizará el pertinente “Estudio Comparativo” (visto también con anterioridad) y seleccionará al proveedor adjudicatario.

  1. PROCEDIMIENTO DE CONTRATOS

Pues ya hemos realizado el proceso de licitación y el estudio comparativo y ya tenemos el proveedor listo. Ahora tenemos que enviarle nuestra propuesta de contrato. En este sentido se nos pueden presentar dos escenarios distintos:

  1. Que hayamos llevado a cabo el proceso anteriormente descrito, con lo que en la RFI y en la RFQ quedan recogidas todas las condiciones que deben figurar en el contrato. En este caso, el proceso es sencillo, ya que el proveedor no nos debe poner pegas puesto que es conocedor de nuestras condiciones y las ha aceptado al participar en el proceso.
  2. Que no hayamos hecho un proceso de licitación y por tanto debamos entrar en la negociación abierta del contrato. Este será el punto que a continuación iremos detallando.

En caso de no haber llevado a cabo un proceso de licitación por las razones que sean, que en la mayoría de los casos es por prisas o mala planificación, el proceso de gestión del contrato de manera muy esquemática será:

  1. El Comprador recopilará toda la información de que sea capaz, generará un borrador de contrato en el que debe adjuntar la oferta final.
  2. El contrato se enviará al proveedor para su revisión. Debemos tener claras nuestras expectativas y las líneas rojas del contrato.
  3. Se entrará en un proceso de negociación con idas y venidas del contrato, a medida que haya puntos que no se cierren, el contrato debe ir escalándose en el escalafón de la Compañía para ir desatascando todos aquellos puntos en los que no se alcance un acuerdo. Si no lo hacemos así corremos el riesgo de entrar en bucle.
  4. Una vez obtenemos un acuerdo por ambas partes. Los contratos deben ser revisados y visados en todas sus hojas por el responsable de Compras de la Compañía y los responsables que defina la Compañía en su política de firmas.
  5. Una vez tengamos el contrato firmado por ambas partes, siempre recomiendo anexar un resumen o análisis en el que de manera muy resumida y esquemática se recoja la información más destacada del contrato.

Por último, detallo algunas cosas que como profesionales debemos tener en cuenta:

  • El contrato lo debe firmar y sellar primero nuestro proveedor.
  • No se admitirán contratos que nos sean exactamente iguales a la última versión enviada por el comprador.
  • Aunque es difícil en todos los casos, hagamos el esfuerzo de que el contrato parta siempre de nuestra propuesta y formato
  • Revisemos bien los datos de los firmantes.
  • Aseguremos un correcto registro y numeración de los contratos.
  • Asegurémonos de que el contrato firmado llega a todas las Áreas interesadas.
  • Seamos estrictos en el cumplimiento de la normativa de firmas.
  • Intentemos tener modelos de contrato tipo, que aseguren que siempre contratamos en las mismas condiciones.

Sobre el autor…

  Daniel Pintado

Especialista en compras, producción y logística (SCM) con una sólida carrera de más de 15 años en Departamentos de Compras del área industrial y construcción. Diplomado en Empresariales, MBA en Comercio Exterior, Postgrado de Especialista en Compras y Logística, PDD y Master en Ingeniería Ferroviaria.

 

2018-01-26T11:35:55+00:00