Investigación en busca de la falta de efectividad
El proceso de compras de cualquier empresa requiere de mucho trabajo, conocimiento y definición de estrategias continuas, para poder dar con los resultados deseados. Uno de los momentos más estresantes en la rutina de trabajo de un responsable de compras reside en la tarea de evaluar la eficiencia de nuestra actividad (mucho más fácil con software de negociación electrónica), en otras palabras contestar a la pregunta ¿todo va bien?
Analizamos y valoramos el rendimiento y la eficiencia de cuatro factores principales claves en el proceso de compras:
- La calidad.
- El precio.
- La entrega.
- El pago.
Estos cuatro puntos definen de forma precisa el balance final de nuestras compras, ¿Qué pasa cuando los números no van bien?, ¿por qué las mediciones que realizamos nos indican que las cosas están fallando?. Somos responsables de compras y debemos buscar las fallas existentes y atajar los problemas, aportando las soluciones más óptimas para reconducir la efectividad de nuestro departamento.
Nos toca coger la lupa e investigar cada rincón, cada proceso interno del negocio, todo aquello que sea relevante y afecte al desarrollo del proceso de comrpas. Nada puede quedar a la improvisación, por ello creemos que un buen punto de partida para incidir en nuestras investigaciones reside en revisar las dos áreas principales que juegan en este juego: los proveedores y nuestro equipo de compras.
Negociación electrónica, proveedores, equipo de compras…
La identificación de errores o fallas en nuestro proceso de compras puede convertirse en una labor más que tediosa si no sabemos focalizar los verdaderos puntos claves del problema. Si estamos perdiendo efectividad en nuestras compras, por lo general, sólo existen dos puntos calientes que pueden albergar a los culpables de dicha deficiencia. Veamos donde mirar y que analizar para resolver y dar caza a los responsables de nuestro bajo rendimiento.
Los Proveedores
No hay lugar a duda que los proveedores son nuestros aliados estratégicos, ese socio que hay que cuidar y mimar, además de eso pedimos que nos muestren su compromiso con un servicio de calidad, comprometido y de garantías.
En nuestras relaciones y negociaciones cerradas con los proveedores pueden existir graves grietas por donde se escapen grandes litros de eficiencia, es primordial lanzar nuestras pesquisas en toda la información que poseamos de todos los proveedores. La negociación electrónica puede hacer este proceso más profesional y con más garantías, de todos modos es básico identificar puntos tan importantes como:
- Cuantificación de la calidad del producto de cada proveedor, ¿se acerca a lo estipulado en las negociaciones?. En algunas ocasiones los productos o bienes ofrecidos suelen variar en alguna característica y, aunque el proveedor nos haya avisado a este respecto, puede ser el desencadenante de un declive del rendimiento.
- Los retrasos en las entregas no deberían producirse pero ocurren, hay situaciones incontrolables pero no debe ser un problema habitual que debiera de estar a la orden del día con cada compra.
- ¿Estamos pagando el mejor precio? ¿tendríamos lo mismo a menor precio? Una de las ventajas de analizar toda esta información por perdida de efectividad reside en el hecho de valorar nuevas ofertas y estudiar el mercado de precios actual.
- La relación con los proveedores, ¿es la adecuada? Comunicación, compromiso, flexibilidad, empatía son cualidades que si se pierden se resiente en lo más profundo del proceso de compras.
Al final el objetivo es tener un listado de aquellos proveedores más efectivos que otros e intentar mejorar en términos de rendimiento y objetivos, con el fin de taponar las heridas de la mejor manera.
Equipo de compras
Nuestro equipo de compras y proceso de compras es la otra parte a examinar minuciosamente, pues a veces la eficiencia se pierde más cerca de lo que creemos. Tenemos que tener muy presente el número de personas que deben componer un equipo de compras, ¿por cuantas manos pasa el proceso de negociación?, ¿se están enviando las mismas condiciones para cada proveedor?, ¿existen problemas de dispersión y descentralización de la información?.
Probablemente la metodología de trabajo sea la causante de la pérdida de efectividad, en este caso pensar en implantar estrategias de negociación electrónica toma un valor fundamental. Si el problema está con nosotros no hay mejor solución que la de abrazar la nueva forma de entender el proceso de compras actual, mediante software de negociación electrónica.
Dichas aplicaciones no sólo nos permiten optimizar nuestras propias tareas de negociación y compras, además podemos llevar un control exhaustivo de los proveedores desde el primer contacto hasta el pago final.
¿Negociación electrónica?, elemental querido comprador. He ahí la solución a problemas de efectividad en el proceso de compras, una respuesta eficaz y actual para la gestión procurement.
Recuerda: La pérdida de eficiencia suele centrarse en dos áreas claves: los proveedores y la gestión del proceso de compras.