Prepara un buen cebo y espera tu oportunidad

A estas alturas cualquier persona que este familiarizado con los procesos de compras o la negociación electrónica sabe de la existencia de las subastas inversas. Si estas un poco despistado con este concepto te recordamos que las subastas inversas, como su propio nombre indica, es la acción de negociación de una empresa que quiere comprar algún producto o servicio (define sus propias necesidades y características) y los proveedores pujan para ofrecer este servicio.

Se parte de una metodología de trabajo totalmente diferente, si en las tareas de procurement tradicional se busca una lista de proveedores y se negocian las necesidades y las opciones de suministro, en el caso de las subastas inversas nosotros como responsables de compras sabemos lo que queremos de manera específica, tan solo debemos de esperar las ofertas de proveedores sobre nuestra propuesta.

Utilizar una subasta inversa nos ofrece un enorme potencial para adquirir bienes o servicios para nuestra empresa, se trata de una tarea clave dentro de la negociación electrónica pues nos aporta una importante reducción de costes y de tiempo, conceptos claves para mejorar la eficiencia en nuestro proceso de compras.

Para un mejor entendimiento de este nuevo contexto de negociación podemos utilizar el símil de la pesca, la empresa compradora ha de preparar un buen cebo (un buen documento RFP) y sentarse a esperar la llegada de los mejores peces (proveedores).

Lanza la caña al mar de la negociación electrónica

Las subasta inversas definen un escenario de negociación muy favorable y a la vez casi inimaginable, ¿te imaginas ofertas de proveedores cada vez más baratas? Independientemente de cual sea el panorama económico y financiero siempre obtendremos nuestros productos o servicios a un precio mejor del que podríamos adquirir por otra vía.

Aun así no debemos dejar de ser cegados por esta supuesta ventaja que nos ofrecen las subastas inversas, formar parte de ellas requiere tener claro una serie de directrices para poder sacar el máximo rendimiento y prevenir futuros problemas.

Pescar un buen proveedor depende de nuestra preparación conocimiento y estrategias de compras, repasemos algunos puntos a tener en cuenta para tener éxito en las subastas inversas:

Software de negociación electrónica de calidad. Las subasta inversas son una funcionalidad que propone la negociación electrónica, para ello es importante contar con un buen software que nos facilite realizar estas tareas: creación de subastas, desarrollar RFQ, revisión de ofertas, catálogos online, etc. En definitiva una buena batería de funcionalidades pueden marcar la diferencia en todo proceso de negociación electrónica.
Realizar subastas de productos y servicios de uso regular. Las subasta inversas ya no se utilizan para ocasiones especiales, son una herramienta común en las estrategias de compra de las empresas actuales. Utilizar estas subastas para adquirir productos de uso frecuente es mucho más positivo, pues mostraremos una carga activa de trabajo y los proveedores estarán familiarizados con nuestra marca fomentando las mejores ofertas posibles para tenernos como cliente.
Propuestas RFQ bien definidas. Este punto viene de la mano del anterior, los productos y bienes de uso regular son los que mejor conocemos, por tanto poseemos toda la información y experiencia para redactar una propuesta RFQ específica, bien definida y transparente. Retomando al símil de la pesca, el mejor cebo siempre se lleva al mejor pez, debemos poner todo nuestro esfuerzo en plantear la mejor presentación posible. Sin ánimo a no equivocarnos podemos identificar como esta tarea como la parte responsable del éxito final en este tipo de procesos.
Proceso justo y razonable. Las subastas inversas que vayamos a crear son un escenario en el que entran a escena numeroso roles y factores. No debemos olvidar que aunque estamos realizando una negociación electrónica, mantenemos una relación con los proveedores y estos han de sentir que son tratados con respeto y de forma justa. Realizar subastas inversas profesionales nos dará una buena reputación y un nombre respetable en este escenario de negociación electrónica, favoreciendo la participación de proveedores en futuros procesos, incluso aquellos proveedores que no hayan conseguido sus propósitos con anterioridad.

Llegados a este punto es fácil adivinar que en este tipo de negociación electrónica es necesario estar preparado y diseñar diferentes estrategias para poder atraer a nuestras propuestas los mejores proveedores posibles, con el fin de seleccionar el que mejor cubra nuestras necesidades. Tampoco es un secreto que los propios proveedores utilizan las oportunas estrategias para sobrevivir con éxito en este nuevo mar de las subasta inversas.

Recuerda: Las subastas inversas son tan rentables como de completa sea nuestra propuesta RFQ.