Una orden de compra no suele ser un concepto complejo de entender ni de ejecutar dentro de una rutinaria estrategia de compras.
Pero aunque parezca algo extraño, muchas órdenes de compra dan como resultado tremendas ineficiencias. Esto suele pasar porque una orden de compra va unida a las tomas de decisiones, esta vinculada a una mala toma de decisiones es muy difícil de rectificar.
Digamos que la orden de compra muestra de un modo visual todo aquello que deseamos y como queremos adquirir un producto o servicio.
Aunque gracias a las plataformas de compras se han minimizado rotundamente los errores comunes en todo estos procesos, especialmente todo aquello relacionado con la automatización de procesos, lo que hay detrás de este tipo de orden (estrategias, decisiones…) lleva más trabajo solucionarlo.
Los errores en las órdenes de compra se suceden, veamos algunas cuestiones que suelen dar con problemas a la hora de crear una orden de compra.
Errores en una orden de compra
Como hemos dicho, no solo en la propia orden puede haber errores, sobre todo cuando se detallan ciertas cuestiones. Antes de hacer una orden de compra se suelen encontrar los mayores problemas.
Trabajar con un solo proveedor
Son muchas las empresas que trabajan con un solo proveedor, sobre todo por rutina y rechazo al cambio.
Esta metodología de trabajo conlleva el riesgo de perderse grandes oportunidades. No buscar o encontrar más ofertas para comprar y escoger la mejor alternativa, es la base para estar haciendo una orden de compra ineficaz y poco rentable para los intereses de la empresa.
Resistencia al cambio
De la mano del punto anterior, definimos la resistencia al cambio como otro punto básico para desarrollar una orden de compra obsoleta o con menos potencial del esperado.
Para seguir siendo competitivo hay que poseer una filosofía empresarial abierta y permeable al entorno externo que rodea el mercado.
Examinar tendencias, productos y nuevos servicios es una tarea imprescindible para mejorar el rendimiento e identificar esa valorada ventaja competitiva que facilite ser más competitivos y con ello mejorar todos los procesos de compras, entre ellos, las órdenes de compra.
Aprobación de órdenes de compra sin presupuesto
Ocurre más veces de lo que debería. Las empresas envían solicitudes de cotización a proveedores para tener una idea clara y transparente del coste total de todo el proceso de compras.
A menudo muchas de las cotizaciones no son verificadas y son aprobadas sin tener en cuenta el ámbito presupuestario de la empresa. Aplicar esta metodología como norma pueda llegar a ser un verdadero conflicto.
Aceptar el precio sin negociar
Está claro que la negociación es parte intrínseca de los procesos de compra. Pero, muchas veces, por inexperiencia o por urgencia se acepta el primer precio.
Aquí es importante la estrategia de negociación Win-to-Win, buscando en otras áreas en las que se pueda encontrar puntos en común. De este modo la orden de compra siempre será más beneficiosa.
Poco detalle
Enfocándonos al aspecto formal de las órdenes de compra, cuanto menos detalle en las características que definen la orden de compra más incompleta e ineficaz será: plazos de entrega, métodos de pago, etc… todo debe estar bien atado y definido.
Como se puede, ver una orden de compra parte de una estudiada estrategia de compras la cual define buena parte de este proceso. Por otro lado, las puntualizaciones y especificaciones que se reflejen en este documento son otra parte a mejorar que limitaran los errores en una orden de compra.
