Implementar un buen proceso de compra requiere poseer un sistema sólido y estandarizado que funcione correctamente. En este sistema, solicitud de compra y orden de compra son dos conceptos que pueden chocar entre sí y no llegar a identificarlos correctamente.
Solicitud de compra y orden de compra suenan muy similar ¿esto quiere decir que son lo mismo? Lamentablemente, si tu respuesta ha sido afirmativa estas en un grave error o hay un concepto de los dos que no utilizas en tu metodología de compras.
Hay que tener en cuenta que cada proceso de compras es diferente, poseen sus propias políticas, contactos y documentación que debe de estar perfectamente registrada, tanto para facilitar el control de las compras como para futuras auditorias.
Solicitud de compra y orden de compra son dos partes muy importantes para una perfecta optimización de los procesos de compras… pero no son lo mismo. Veamos sus diferencias.
Solicitud de compra y Orden de compra no son lo mismo
Son dos conceptos muy diferentes pero que están íntimamente relacionados entre sí. De algún modo uno de ellos es obligatorio y el otro opcional.
Comencemos con la solicitud de compra, se trata de un documento que se utiliza para solicitar una orden de compra.
Es el primer paso en el proceso de adquisiciones para que una empresa obtenga suministros, servicios y compras dentro del departamento de compras.
Es una tarea interna entre departamentos, el de compras y el de finanzas de una misma empresa.
Dicho en otras palabras, es un modo de obtener permiso para iniciar el proceso de adquisición con un proveedor externo.
A través de una solicitud de compras se cumple el principio de trasparencia, facilitando la gestión y control del futuro gasto. Por ello, cuanto más detallada sea la solicitud de compra mucho más eficaz será:
- Nombre del departamento que solicita la compra.
- Cantidad exacta de artículos.
- Descripción de artículos.
- Nombre proveedor.
- Precio de compra estimado.
- Fecha de entrega requerida.
A través de la solicitud de compra, los departamentos financieros pueden valorar la idoneidad de este gasto y la previsión del mismo.
Cuando una solicitud de compra es confirmada por el departamento requerido, es entonces cuando llega el momento de la orden de compra.
Llegados a este punto ya te habrás dado cuenta que solicitud de compra y orden de compra no son lo mismo, pero una depende de otra.
Cuando hablamos de orden de compra nos referirnos al documento vinculado a una solicitud de compra que se le enviará al proveedor.
Las órdenes de compra sirven como documentos clave en todo el sistema de contabilidad y agilizan el mantenimiento de registros de compra.
Todo lo acordado en la orden de compra debe ser cumplido por parte del proveedor. El proveedor debe cumplir con el contrato ya que una orden de compra es un documento legal, esto minimiza cualquier posibilidad de mala comunicación o cambio de en las condiciones, como el precio.
Como hemos dicho anteriormente, ambos conceptos van de la mano pero no siempre se utilizan juntos ¿Por qué? La solicitud de compra está diseñada para negocios o empresas de cierto tamaño y con una estructura organizativa y funcional bien delimitada y jerarquizada.
De todos modos, convivir con ambos documentos favorece una mejor y óptima gestión de las compras, facilitando un óptimo ocntrol. Las aplicaciones y software para departamentos de compras favorecen su creación y uso, mejorando con mucho la administración de todo este tipo de procesos.
