Las órdenes de compra a proveedores juegan un papel clave en todo el proceso de negocio de las compras. La mayoría de las empresas reconocen que la adquisición es fundamental para tener éxito en la industria competitiva actual, una óptima gestión de las órdenes de compras puede ser todo un seguro para evitar incidencias.
Un buen departamento de compras debe de esforzarse siempre en mantener un control profesional de las órdenes de compra a proveedores. De este modo se estimula el control de un proceso de negocio que implica tanto a la empresa compradora como a los proveedores.
Los errores en las órdenes de compra a proveedores pueden tener un impacto desastroso en la satisfacción del cliente e incluso pueden provocar la pérdida de un cliente. Además de todas las discordancias vinculadas a un problema de esta índole en el departamento de compras.
Es posible minimizar el riesgo de error en las órdenes de compra a proveedores, veamos algunas buenas prácticas que fortalecen la eficacia de esta tarea.
Órdenes de compra a proveedores ¡que debes de hacer!
Desarrollar bien las órdenes de compra a proveedores es crucial, pues sus objetivos son más que importantes:
- Hacer cumplir el trato entre el comprador y el proveedor, ya que son un acuerdo legalmente vinculante.
- Facilitar el seguimiento de todos los gastos dentro del área de las compras.
- Aumentar la eficiencia general de los departamentos de compras.
Con esto en mente, es posible desarrollar una serie de buenas prácticas que te ayudarán en tus órdenes de compra ¡toma nota!
Hacer guías sobre el proceso de las órdenes de compra
Es muy útil tener reglas y políticas claramente establecidas en torno a lo que conlleva el proceso de compras, detallándose, por ejemplo, lo que implica una orden de compra.
De este modo se posee una estandarización de la metodología de trabajo a desarrollar en este ámbito.
Crear y utilizar bases de datos de proveedores
Crear y mantener registros de todos los proveedores a los que se ha pedido alguna vez, para que se pueda agilizar la gestión de adquisiciones eligiendo fácilmente un proveedor.
En estos registros se añadirá información y datos claves para desarrollar las órdenes de compra adecuadas (detalles de contacto o las condiciones de pago de cada proveedor).
Revisión de las órdenes de compra
Puede parecer algo anecdótico, pero no se puede dar por hecho que una orden de compra esté bien. La fase de revisión de una orden de compra debe ser uno de los pasos finales de obligado cumplimiento para proceder a aprobarla.
Datos a revisar, entre otros: Información del proveedor, fechas de entregas previstas, formas de pago, métodos de envío, etc…
Uso de tecnología
Todo lo expuesto hasta ahora puede resumirse en el hecho del uso de tecnología para el control y administración de las órdenes de compra a proveedores.
Un sistema automatizado permitirá desarrollar la creación de las órdenes de compra de un modo fácil, intuitivo y eficaz.
Además permite hacer seguimientos y controlar mejor el ciclo de vida de las mismas.
No hay duda que las plataformas de compras son el recurso ideal para poder fortalecer la eficiencia en las órdenes de compra.
A través de un sistema centralizado todo profesional de las compras puede tener a mano la información y funcionalidades pertinentes para desarrollar esta labor de la mejor manera posible.
¿Y tú? ¿Has digitalizado la gestión de las órdenes de compra? Cuéntanos tu experiencia. Visita nuestra página de LinkedIn ¡Te esperamos!
