En teoría realizar una orden de compra es un proceso sencillo, tan solo rellenar los datos necesarios y enviar al proveedor. Pero esto no es así de sencillo, los errores en una orden de compra se suceden en la rutina diaria de los departamentos de compras, afectando al rendimiento final.
En nuestra amplia experiencia tratando con departamentos de compras, hemos llegado a la conclusión de que existen una serie de principales errores en una orden de compra que se repiten de manera continuada.
Veamos con un poco más de detalle, estos errores en una orden de compra que pueden ser claves para el objetivo deseado.
Errores en una orden de compra
Muchas veces de los pequeños detalles se originan estos errores en una orden de compra. Toma nota de los siguientes errores y aprende de ellos:
Uso de un nombre incorrecto
Realmente puede parecer una broma, pero este es un error muy común en el momento de elaborar una orden de compra.
Todas las órdenes de compra deben identificar tanto al vendedor como al comprador con sus nombres legales completos, incluido cualquier sufijo: SA, Corp…
No es la primera vez ni será la última que muchas órdenes de compra pequen de este error. Un error común es utilizar un nombre abreviado o incompleto.
Una orden de compra es un contrato vinculante entre un comprador y un vendedor, se debe tener mucho cuidado de identificar la entidad legal correcta.
Órdenes de compra sin aprobación
En alguna otra ocasión hemos hablado de todo el ciclo de vida de una orden de compra. La fase de aprobación es un paso innegociable.
Este proceso depende en última instancia de la estructura y los métodos de la empresa, un responsable de la empresa ha de ser el encargado de dar el visto bueno del gasto y tenerlo en cuenta.
De este modo se evitarán desviaciones de gastos o el temido gasto invisible.
No adjuntar términos y condiciones
La orden de compra siempre debe incluir términos y condiciones para la compra, ya sea como parte del mismo documento, a través de un acuerdo marco, o acuerdo entre las dos partes.
Una orden de compra típica proporciona información limitada sobre las condiciones de venta. Por lo general, las órdenes de compra incluyen los nombres de las partes, una línea sobre el bien o servicio adquirido, el precio y algunos otros detalles comerciales específicos sobre esta compra.
Así pues, en los términos y condiciones se apuntan todas aquellas características y obligaciones que se deben de cumplir por ambas partes. Volvemos a recordar que los órdenes de compra son contratos y estos deben incluir términos críticos que deben cubrirse.
Conformidad con la orden de compra
Otro de los grandes errores en una orden de compra, está vinculado a la idea de no proyectar un marco para asegurar la conformidad de ambas partes sobre la orden de compra.
Es decir, un espacio para poder escuchar a la otra parte sobre otros términos diferentes, para la discusión y los acuerdos. La comunicación con la otra parte implicada es fundamental para no sufrir una comprar errónea.
¿Te suenan estos errores? Queremos conocer alguno más. Cuéntanos tu experiencia. Visita nuestra página de LinkedIn ¡Te esperamos!
