Las órdenes de compra son uno de los documentos más importantes que existen dentro de los procesos de compra. Como hemos dicho, una orden de compra es un documento de origen comercial que emite el departamento de compras de una empresa al realizar un pedido a sus proveedores.
Aunque son un recurso de gran relevancia y clave en el día a día de un departamentos de compras, las órdenes de compra no son difíciles de entender ni de crear.
De forma resumida, podemos decir que una orden de compra incluye, además de la información que detalla las empresas involucradas y la fecha del pedido: nombre del producto, cantidad, precio y cualquier término adicional relativo a la compra (descuentos, etc…).
Pero… ¿Por qué se utilizan las órdenes de compra? Entre otros motivos podemos nombrar los siguientes:
- Una gestión mucho más precisa y eficiente tanto por el lado financiero como el vinculado al inventario.
- Mejor análisis y control presupuestario.
- Procesos de compra eficientes en tiempo y forma.
Con todo, es posible identificar más de un tipo de órdenes de compra. Si bien parece que todas son iguales, conocer las características de cada tipo de orden de compra puede ser una verdadera ventaja competitiva.
Diferentes tipos de órdenes de compra
Con toda probabilidad, tan solo utilices un tipo de orden de compra, pero en el ámbito de los departamentos de compras es posible encontrarnos diferentes tipos de órdenes de compra, destinadas a cumplir determinadas necesidades según la situación y estrategia de compras adquirida.
Órdenes de compra estándar
El tipo estándar es el más habitual y utilizado en la metodología de trabajo de los departamentos de compras.
Se utilizan cuando se conocen los detalles de la solicitud, incluido el precio, la cantidad y la fecha de entrega del pedido.
Suele ser una orden de compra más dirigida a ser utilizada cuando surge una necesidad de productos básicos.
Órdenes de compra planificadas
Tienen una gran similitud con las órdenes estándar, anteriormente comentadas, pero con una ligera diferencia que cambia mucho las cosas: se realizan cuando se conoce todo excepto la fecha de entrega.
Puede decirse que funcionan muy bien si están en combinación con una previsión futura de necesidad de un determinado bien o servicio.
Son una buena forma de establecer un acuerdo provisional con un proveedor, aceptando adquirir a ese proveedor ciertos bienes o servicios pero sin una fecha de entrega definida.
Con una completa estrategia de compras, es fácil incluir esta orden en algún proceso de compra.
Órdenes de compra abiertas
Son un tipo de orden en el que no vamos a tener atados ciertos datos. Se realizan cuando se sabe qué bien o servicio se necesita, pero los plazos y las cantidades son inciertos.
Son un buen recurso para anticiparse a la necesidad de bienes y servicios durante un período determinado, acordándose los términos y condiciones, así como los límites de gasto.
Un buen modo de conseguir un mejor precio por bienes y servicios que se saben que se van a utilizar en un momento del año.
Órdenes de compra por contrato
Este tipo de órdenes suelen generar muchas dudas y no acaban de entenderse del todo bien. Puede decirse que se trata de la creación de un marco de actuación, en donde comprador y el vendedor desarrollan acuerdos formales entre sí.
Esto quiere decir que se establecen términos y condiciones concretos para todas las transacciones futuras entre las dos partes y son legalmente vinculantes.
Una vez establecido este marco de actuación, se desarrollará las pertinentes órdenes de compra de tipo estándar, con las características definidas.
Una de las grandes ventajas de tener en cuenta los diferentes tipos de órdenes de compra radica en la idea de crear una estrategia de compras mucho más completa y eficaz, la cual brinde la mejor respuesta frente a las necesidades de compra que pueden surgir a corto, medio y largo plazo.
