Una de las grandes ventajas de trabajar con departamentos de compras es que es posible ver la organización funcional de cada uno de ellos. Realmente no hay un departamento de compras similar a otro.

Se trata de una área, el de las compras, que es susceptible a multitud de factores, cambios y a nuevas metodologías de trabajo. Esto hace que  sus funcionalidades y la organización de las mismas varíe de una empresa otra.

No hay duda sobre la importancia de establecer las funciones básicas de un departamento de compras.

Desde hace unos años ya, las empresas han comenzando a comprender el potencial de las cadenas de suministro y sus departamentos de compras para contribuir a la rentabilidad final.

Cuanto más definidas y establecidas estén las funciones principales de un departamento de compras, mayor agilidad y rendimiento podrán ofrecer.

Vamos a enumerar las funciones que no deben faltar y más abundan en  los departamentos de compras actuales.

Departamento de Compras – Funciones

La funcionalidad dentro de un departamento de compras está vinculada a su metodología de trabajo, esquema funcional y organizativo.

No es lo mismo un área de compras centralizado que otro descentralizado o el mayor o menor uso de tecnologías para la gestión del mismo.

Así todo, se destacan ciertas funciones principales que no pueden faltar en cualquier área de compras:

Sourcing

También conocido como abastecimiento. La adquisición de bienes y servicios es fundamental para los departamentos de compras.

Es una tarea que requiere de una planificación estratégica muy bien analizada, en busca de la mejor fuente de proveedores posible y siempre al mejor costo, que no significa el precio más barato.

La relación con los proveedores es una de las facetas más interesantes en las que se debe esforzar un departamento de compras que elabora las estrategias  de sourcing.

Negociación

La negociación es un valor innato en las transacciones que realizan las áreas de compras. Las habilidades de negociación que posean los profesionales de compras dependen directamente del resultado final de una adquisición.

En esta rama funcional destaca enormemente la negociación digital, aquella vinculada al uso de plataformas de compras.  Un nuevo modo de entender las adquisiciones en las empresas que forma parte importante en las estrategias de compras.

Contratación – Contract Manager

La negociación con los proveedores ha de plasmarse en contratos. La contratación es una función clave para asegurarse de lo acordado y defender los intereses de la empresa.

Para ello, la figura del Contract Manager es vital para elaborar y contribuir a desarrollar los contratos para las compras.

Seguimiento del rendimiento de proveedores

Monitorizar y seguir el rendimiento de los proveedores es una de las funciones que se han activado con la llegada de las nuevas tecnologías.

De este modo, es posible evaluar a los proveedores y tener conciencia de aquellos en los que es posible confiar y adoptar un rol más estratégico con ellos.

Coordinación entre departamentos

Un departamento de compras tiene y debe satisfacer las necesidades de otros departamentos de la empresa. Es función del departamento de compras trabajar en estrecha coordinación y cooperación con otros departamentos de la empresa.

Estas son las principales funciones que han de combinarse con tareas secundarias que hacen que un departamento de compras pueda tener un crecimiento progresivo y positivo.