Prácticamente todo profesional vinculado a los departamentos de compras conoce la existencia y concepto de plataforma de compras. De hecho ha sido uno de los términos que han sido tendencia en esta área de las empresas.
El uso de una plataforma de compras ha cambiado de manera exponencial a la visión de los departamentos de compras, así como de las estrategias y toma de decisiones asociadas a ellos.
El área de compras de una empresa es un vínculo entre los procesos de producción y el mercado. Para que el aprovisionamiento sea rentable, se deben tener en cuenta las cantidades y existencias óptimas. Además, la rentabilidad se logra al encontrar proveedores y materiales más baratos cubriendo el costo de adquisición.
Gracias a las plataformas de compras, puedes mejorar el rendimiento de tu departamento de compras realizando tareas de gran valor para el resultado final ¿Cuáles son estas tareas?
Funciones clave de una plataforma de compras
Como ya hemos comentado anteriormente, el objetivo principal de un departamento de compras es lograr un suministro regular de producción al precio más bajo posible: comprar el material o servicio deseado en la cantidad, condiciones y momento adecuado, con las mejores fuentes y servicios posibles.
Para lograr todo esto, las plataformas de compras ofrecen un entorno dinámico y profesional para desarrolla una serie de tareas y/o funciones capaces de lograr el objetivo comentado.
Veamos algunas de las tareas que puedes desarrollar gracias al escenario digital que ofrece una plataforma de compras:
- Gestión de catálogos y pedidos. Proporciona un catálogo centralizado para todos los productos y reduce la carga de trabajo de los administradores.
- Gestión de activos e inventario. Gestión en tiempo real de las solicitudes, automatización de las notificaciones, garantía del cumplimiento de las estrategias, normativas y políticas de la empresa.
- Informes. Obtención de informes con un solo clic o el desarrollo de informes personalizados.
- Gestión de facturación. Prevención de errores, duplicados de forma eficiente y desarrollo de facturas para pedidos específicos.
- Gestión de proveedores. Gestión óptima de las relaciones con los proveedores permitiendo a los usuarios controlar y realizar un seguimiento del rendimiento de los proveedores.
- Solicitudes de cotización. Creación de solicitudes de diferentes tipos de cotización así como su profesional respuesta.
- Contratos de compra. Posibilidad de activar contratos automáticamente. Información clara sobre las transacciones de un modo centralizado.
- Gestión de riesgos. Fácil gestión del riesgo así como la prevención del mismo.
- Visibilidad. Facilidad para el seguimiento de la información precisa y en tiempo real sobre los distintos procesos de los procesos de compras
- Auditorías. Capacidad para realizar auditoria una auditoría sobre proveedores, además de facilitar las auditorias para la propia empresa.
- Negociación Inteligente. Permite desarrollar labores y funciones de negociación eficaces, por ejemplo, subastas inversas.
- Mensajería instantánea. Facilita el intercambio de información confidencial y reduce el riesgo de disputas y falta de comunicación.
Una plataforma de compras ayuda a las empresas a facilitar la administración y a posibles ahorros de costos a largo plazo, además de fortalecer un control real y profesional de todos los procesos que se desarrollan en el ciclo de vida de las compras.
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