Conocer los procesos internos en las compras, facilitará mucho el entendimiento y eficacia del ciclo de vida de un proceso de compras.
Cada compra implica un flujo de procesos que deben ser gestionados de un modo óptimo para lograr el mejor resultado posible.
Todos los procesos internos de las compras cumplen con un objetivo que va ayudar a lograr efectuar la mejor compra posible.
Aunque el proceso de adquisiciones de las empresas puede diferir entre sí, siempre existe una metodología de trabajo similar que implica la gestión de ciertos procesos internos en las compras.
Veamos algunos de estos procesos internos que conforman el flujo de trabajo en un departamento de compras.
Procesos internos en las compras ¿Cuáles son?
Cada paso que lleva a una compra está salpicado de pequeños procesos que deben de tenerse en cuenta para desarrollar un correcto proceso de adquisiciones.
Entre otros, podemos destacar los siguientes procesos internos en las compras:
Análisis de necesidades
La etapa de análisis de necesidades de un proceso de adquisición, permite a las empresas esbozar un plan preciso para adquirir bienes y servicios de manera oportuna y a un costo razonable.
Se han de dar respuesta a preguntas como: ¿existe necesidad real dela compra? ¿Es posible satisfacer esta necesidad con alguna compra ya efectuada?, etc…
Este proceso puede salvar costos y gastos innecesarios que repercutirán en el rendimiento final del departamento de compras y la empresa en general.
Solicitudes de compra
No todas las compañías utilizan la solicitud de compra dentro de sus procesos de compras. Es una importante tarea interna entre departamentos, un modo de obtener permiso para comenzar una orden de compra de bienes o servicios.
Un proceso que facilita plasmar de un modo transparente la información clave que se requiere para adquirir los bienes, servicios u obras adecuados.
Revisión de la solicitud de compra
Tan importante es realizar la solicitud de compra como su posterior revisión por parte del departamento pertinente.
De hecho, el proceso de compra comenzará oficialmente solo después de que se apruebe la solicitud de compra y se verifique la disponibilidad presupuestaria
Una solicitud de compra aprobada se convierte en una orden de compra de pleno derecho para ser ejecutada.
Proceso de compras
Dentro del propio proceso de compra aparecen numerosas tareas internas: aprobación de presupuestos, enviar solicitudes de cotización, selección de proveedores, etc…
Evaluación de opciones
En esta fase son muchos los procesos internos que se originan y exigen un trabajo: negociación de costos de RFQ, términos y condiciones del contrato, solicitud de aclaración, plantilla de evaluación técnica del proveedor, hoja de resumen de revisión de la solicitud o búsqueda de situaciones potenciales de conflicto de intereses con algún proveedor…
Son muchos los detalles que entran en juego ante un proceso de compra. Se intercalan y vinculan diferentes procesos internos que deben de acometerse.
Gracias a las plataformas de compras, es posible automatizar muchos de estos procesos facilitando la gestión de las compras de un modo más dinámico y centralizado, con una mayor eficiencia y menor porcentaje de aparición de error.
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