Conocer los términos que conviven en los procesos de compras es crucial… y no todo el mundo logra entenderlos. Este es el caso del concepto de orden de compra, su uso efectivo son un componente vital para cualquier negocio de éxito.
¿Qué es una orden de compra? ¿Es una factura? ¿Para qué sirve? En el artículo de hoy, vamos a dejar muy claro lo que es una orden de compra y aquello que no es ¡Toma nota!
¿Qué es una orden de compra?
Las órdenes de compra son documentos enviados por un comprador a un proveedor con una solicitud de pedido.
En general, contienen información de la empresa, detalles de envío, información del proveedor, información del pedido, así como detalles adicionales para el proveedor… Para su identificación cada orden de compra lleva impreso un número de pedido único.
Cuanto más específico sea el pedido, más detalles se incluyan, más efectiva será la orden de compra.
Por lo tanto los departamentos de compras a través de una orden de compra le dicen al proveedor lo que necesitan.
Aunque la orden de compra parezca una tarea o documento irrenunciable para un proceso de compras, la realidad es que las empresas solo comienzan a pensar en las ordenes de compra una vez que pasan de pequeñas a medianas y las compras se convierten en una parte importante del ciclo productivo.
¿Por qué utilizar una orden de compra?
Básicamente por que las órdenes de compra son un eficaz medio para reducir el gasto excesivo y las ineficiencias en las compras.
De hecho, ofrecen una serie de ventajas que no se pueden dejar de destacar:
- Hacen cumplir el acuerdo entre el comprador y el vendedor, ya que una orden de compra es un acuerdo legalmente vinculante.
- Facilitan la monitorización y administración de todos los gastos derivados de las compras.
- Aumenta la eficiencia general de una empresa al minimizar el error.
¿Es lo mismo que una factura?
Mucha veces hemos sido testigos de la enorme duda y confusión que existe entre los conceptos orden de compra y factura.
La diferencia es muy simple. Los departamentos de compras elaboraran las órdenes de compra y los proveedores preparan las facturas.
Bien es cierto, que ambos documentos incluyen detalles similares, en las facturas, generalmente, se hace referencia al número de orden de compra, junto con un número de factura, para confirmar que ambos documentos contienen la misma información y se corresponden entre sí.
Por otro lado la factura no contienen los detalles técnicos o requisitos que suelen contener las órdenes de compra.
Software de compras y órdenes de compra, la gran solución
No tener presente el uso de las nuevas tecnologías para los procesos de compras es un tremendo error que repercutirá en el rendimiento final.
Los procedimientos manuales para gestionar las compras son totalmente ineficaces.
Según análisis recientes, la mayoría de las empresas procesan hasta siete documentos durante un ciclo de compra: solicitudes, pedidos de compra, presupuestos, acuses de recibo de pedidos, notas de aviso, notas de mercancías recibidas, albaranes y facturas…
Son muchos documentos para producir, y realizar un seguimiento, para una sola compra además de que se maximiza las probabilidades del error.
Digitalizar y automatizar las ordenes de compra mediante una plataforma de compras, hará que todas las actividades involucradas en un proceso de compras se organicen y dividan en pasos simples.
Los beneficios son más que atractivos y aseguran un proceso de compras más efectivo y real:
- Validación de los cambios. Los cambios en las órdenes de compra son bastante comunes. Estos cambios deben confirmarse, y tanto la orden de cambio como la copia impresa de la orden de compra deben estar vinculadas y validadas.
- Control de las órdenes de compra. Las órdenes de compra solo deben provenir de personal autorizado. Esto no solo evita las malas acciones, sino que también elimina las compras innecesarias y las duplicaciones.
- Creación de copias. Siempre debe haber dos o más copias de una orden de compra. El comprador debe conservar una, al vendedor se le enviará otra y cualquier otro departamento que necesite una copia deberá tener una. Las plataformas de compras realizan esta tarea de manera sencilla y automática.
- Gestión de Documentación. La documentación involucrada en la gestión de pedidos de compra debe mantenerse durante mucho tiempo. Todos los documentos relacionados con un pedido en particular deben archivarse correctamente, de modo que su acceso y visualización sea rápido. La seguridad de los datos es una cuestión mayor en este sentido.
La orden de compra es un documento tan imprescindible como su correcta gestión y administración, conceptos clave para un proceso de compras eficiente.
