Siempre que hemos comentado todo lo relacionado con un software de compras ha sido para recalcar la importancia de su funcionalidad para un mejor rendimiento en las empresas.
Pero además de esto, las aplicaciones de compras se han convertido en una parte fundamental del motor productivo de los procesos de negocio de una empresa, incidiendo directamente en todo tipo de eventos y necesidades como es en el caso de las auditorias.
En términos generales, una auditoría es el análisis financiero de una organización, tal como se presenta en el informe anual, por profesionales independientes de esa organización. Pero además de esto, existen auditorias tecnológicas y auditorías internas que se tienen que realizar con el fin de poder mantener la certificación ISO 9001.
Todo debe estar bien detallado,organizado y accesible. Un software de compras no solo es capaz de aumentar y almacenar de manera eficiente grandes volúmenes de información además es parte activa en la optima canalización de los procesos de negocio derivados de las compras, dos cualidades básicas para cumplir con los objetivos de toda auditoria.
Software de compras y auditorías
Ante una auditoria el sentimiento general es de pánico, pues exprime hasta el máximo la transparencia de todos los proceso de negocio de la empresa.
Tener todas las cuestiones atadas y controladas es el sueño de todo CEO y no todos lo pueden conseguir. Los departamentos de compras son una de las áreas de la empresa con más peso específico en los resultados y balances finales.
Su profesional control de la información, datos y procesos es vital para poder gestionar de manera correcta las compras de una empresa.
De cara a una auditoria, poseer un departamento de compras gestionado por un software de compras ofrece una imagen profesional, eficaz y de futuro, un activo necesario vinculado a la transformación digital de las empresas, detalle que no se dejara pasar por alto por lo auditores.
La importancia de un software de compras para un auditoria se multiplica, más si cabe, si giramos la mirada hacia las distintas funciones que un auditor puede realizar:
- Examinar registros financieros y contables, otros documentos y elementos tangibles como plantas y equipos de trabajo.
- Probar algunos de los controles internos de la organización.
- Analizar y ver ciertos procesos o procedimientos que se realizan en las distintas áreas de una empresa.
- Comprensión de las actividades de la organización y sus procesos.
- Identificación y evaluación de los riesgos que podrían tener un impacto significativo.
Es fácil comprender que, gracias a un software de compras, la documentación propia y relacionada con los procesos de compras y todos aquello datos vinculados a cualquier punto del departamento de compras estará almacenado, visible y con un acceso acceso automático y actualizado.
Pero no solo un software de compra es útil en este sentido. Otra de las grandes cualidades que una auditoría puede establecer de una empresa (en este caso de un departamento de compras) es la inclusión de la aplicación de compras como un actor funcional prioritario y efectivo para la consecución los objetivos.
Esta cuestión es fundamental, en el momento que la auditoria estudie la mejora continua de los procesos de un departamento y la eficacia del mismo.
Particularmente, es crucial en todas aquellas auditorias responsables de la expedición y renovación de determinadas certificaciones ISO 9001, donde el tipo de procesos y el modo en desarrollar las actividades de negocio son puntos clave.
A día de hoy, no sería una cuestión descabellada pensar sobre la priorización, por parte de las empresas auditoras, de la implementación de las nuevas tecnologías como uno de los factores más destacables para cubrir con nota cualquier proceso de auditoría.
Llegados a este punto te preguntamos ¿Estas praparad@ para una auditoría en tu departamento de compras?
