El Departamento de Compras debe conocer las necesidades de compra con la antelación suficiente para permitirle poder conseguir las mejores condiciones económicas, de entrega y de calidad y poder desarrollar una correcta estrategia de compras. En mi anterior post, La importancia del estudio comparativo, se explican estos aspectos necesarios del proceso de compras.

Para poder cumplir las necesidades de suministro de la compañía, Compras debe hacer uso de la negociación, y para poder llevar a cabo una buena negociación, necesitamos saber que la otra parte es perfectamente competente.

«Para asegurarnos de que nuestro proveedor es el oportuno, debemos llevar a cabo un correcto proceso de homologación de proveedores, y el primer paso que debe decidir la compañía es definir el criterio de Homologación que quiere»

Resumiendo mucho, puede dividirse en dos en función de los tipos de abastecimiento que se nos presenten:

  • Homologación de Proveedores por material o producto. Este caso se nos presentará siempre que,
  • tengamos un solo proveedor disponible, ya sea por causa de patentes, especificaciones técnicas, materia prima, etc.
  • o porque dicho proveedor, aun habiendo varias posibilidades, y debido a una decisión que forme parte de la estrategia de compras de la compañía, se decida como el proveedor para ese material. Estos casos suelen presentarse cuando el objetivo de la empresa es buscar una relación de cooperación a largo plazo por el motivo que sea, y que no entraremos a valorar aquí.
  • Homologación de Proveedores general: en este caso la homologación del proveedor es un proceso aparte de la homologación de materiales. En este escenario suele darse la situación de que dispongamos de varios proveedores para el mismo material y la homologación de proveedores puede servir para fomentar la competitividad entre ellos.

Entonces, tomemos la decisión que tomemos, debemos asegurarnos de que el proceso de homologación de proveedores sea siempre homogéneo para todos los proveedores, da igual la categoría de material o servicio que presten; entiendo también que este proceso debe desarrollarse siempre bajo la responsabilidad final del jefe de compras que en directa cooperación con el jefe de calidad se asegurará de su correcto cumplimiento.

Básicamente, a la hora de definir el proceso de homologación de proveedores, se deben establecer 3 hitos fundamentales, y el alcance de cada uno lo debe definir la propia compañía:

  1. Análisis de la documentación a solicitar: hablamos de cómo definir y diseñar un correcto cuestionario que recoja toda la documentación que necesitemos, importante hacer saber al proveedor que los datos de ese cuestionario serán tenidos como definitivos por nuestra parte, por ejemplo, a la hora de definir la forma de pago.
  2. Auditoría inicial: se debe definir a qué proveedores se les debe auditar in situ y el nivel de profundidad de dicha auditoría. Tema a tratar con nuestro departamento de calidad.
  3. Resultado final, decisión final sobre si el proveedor es homologable o no.
  4. Re-homologación: creo que es de suma importancia que con la periodicidad que estime la compañía, más adelante lo comentamos, se deben re-homologar todos los proveedores para poder dar un correcto seguimiento a sus capacidades.

«Es bueno que el proceso de homologación se utilice para tratar de conocer a un proveedor potencial antes de solicitar una oferta o suministro, no esperar a tener el presupuesto final y darnos cuenta entonces que el proveedor no es homologable»

Para recabar esta información podemos hacer uso, por ejemplo, de un cuestionario inicial que recoja ciertos datos básicos que nos garanticen que los proveedores van a cumplir en plazo, calidad y servicio, todos estos requisitos necesarios de nuestro correcto proceso de compra.

El cuestionario de homologación de proveedores del que podemos hacer uso, en mi opinión debería recoger como mínimo la siguiente información:

  • Datos generales y de contacto: que incluyan razón social, nombre de los apoderados y persona de contacto en Compras. En este apartado se recomienda solicitar datos escriturales, estatutos, etc.
  • Datos de aprovisionamiento: requerimientos de Compliance que tenga la Compañía, tipo de negocio al que se dedica el proveedor, cumplimentación de procesos de la Compañía, etc.
  • Datos de Calidad: tipos de certificados, normas ISO de obligado cumplimiento, etc.
  • Datos de Medio Ambiente: tipos de certificados, normas ISO de obligado cumplimiento, etc.
  • Datos de Seguridad y Salud: tipos de certificados, normas ISO de obligado cumplimiento, etc. Se puede solicitar una.
  • Declaración responsable sobre el cumplimiento de las obligaciones laborales.
  • Datos Financieros: forma de pago, rappels y descuentos, datos bancarios, etc. Además es aconsejable solicitar algún documento acreditativo de su solvencia económica.
  • Datos sobre la gestión Administrativa del proveedor: estar al corriente de pago de las obligaciones tributarias y de la Seguridad Social.
  • Por último, es recomendable solicitar un Curriculum Vitae con las referencias principales del proveedor y si nos facilitan datos de contacto, comprobarlo personalmente. Esta información muchas veces es difícil de conseguir por cuestiones de protección de datos.

Cuando se diseñe el cuestionario de homologación son varios los factores que debemos considerar, podemos proponer los siguientes:

  • Capacidad técnica para fabricar y suministrar los materiales requeridos, o prestar el servicio contratado. Para esto debemos contar con el apoyo técnico necesario.
  • Localización del proveedor.
  • Precio: no solo que sea un precio competitivo, sino que ofrezca condiciones como descuentos, facilidades de pago, etc.

Por supuesto, nuestro cuestionario debe ser cubierto por el proveedor, nunca por el comprador. Una vez recibido, es recomendable que al menos lo verifique el jefe de compras y el jefe de calidad y con ambos vistos buenos si corresponde, se dará de alta al proveedor en el sistema, siguiendo el procedimiento establecido en la compañía.

Todos sabemos que hay proveedores que pueden presentar un elevado componente técnico, para estos casos, siempre será conveniente contar con la opinión de la parte técnica de la compañía, que debe contrastar las especificaciones técnicas a cumplir por nuestra empresa con las que nos ofrece el proveedor.

Todos los factores que hemos ido describiendo aquí, deben ponderarse dentro del cuestionario sobre una puntuación final de 100 (o 10, o con la que la compañía se sienta confortable), de manera que valorando cada uno de estos factores el cuestionario nos ofrezca una nota final. Por supuesto, habrá que definir unos baremos para valorar las notas finales y con esto decidir si un proveedor es homologable o no.

Una vez que el proveedor ha cumplido con todo este proceso y disponemos de la documentación requerida, siempre puede resultar interesante y de gran ayuda para la empresa, asignar al proveedor algún tipo de clave que nos permita conocer el nivel de riesgo que entraña trabajar con ese proveedor. Por ejemplo, en función del riesgo asociado de ese proveedor con nuestra tarea principal, propongo un sistema ABC, donde el máximo riesgo sea representado por el nivel A.

Pongámonos en el caso de que ya hayamos homologado y clasificado al proveedor, ahora lo que debemos determinar es la validez de la documentación aportada por el proveedor, de manera que una vez que se haya cumplido dicho plazo nos veamos en la obligación de re-homologarle. Por poner un ejemplo, a aquellos proveedores que se les clasificó como de alto riesgo, podemos rehomologarlos cada 3 años y los de bajo riesgo cada 5 años. Por descontado, durante el proceso de re-homologación deberíamos solicitar una actualización de la documentación de dicho proveedor.

Estos plazos son orientativos para una empresa de carácter industrial con un nivel de producción constante, a lo mejor para una empresa que trabaje con proyectos “llave en mano”, la de homologación se debe hacer para cada proveedor del proyecto, en función de la naturaleza del proyecto, es decir, cada empresa debe definir sus prioridades.

«En resumen, debemos entender la Homologación de Proveedores como un proceso de análisis previo que nos permita conocer varios aspectos de los proveedores de una manera rápida y eficaz. Será la propia Organización la que deba decidir el nivel de profundidad de dicho análisis y que deba asegurar el mismo nivel de trato para todos nuestros colaboradores»

Además, es un proceso que se debe entender de una manera dinámica y no solo como algo que se realiza al inicio de la relación con un proveedor, se debe dar la misma importancia o más a la re-homologación, puesto que ya conoceremos con mayor profundidad a nuestros proveedores y nos permitirá seguir el camino de la minimización de riesgos por desconocimiento.

Por último, una vez que tenemos un completo listado de proveedores homologados, debemos poner el foco en una correcta Evaluación de Proveedores, pero eso merece capítulo aparte.

Sobre el autor…

   Daniel Pintado

Especialista en compras, producción y logística (SCM) con una sólida carrera de más de 15 años en Departamentos de Compras del área industrial y construcción. Diplomado en Empresariales, MBA en Comercio Exterior, Postgrado de Especialista en Compras y Logística, PDD y Master en Ingeniería Ferroviaria.