Las organizaciones empresariales suelen sufrir problemas de duplicidad en diferentes áreas de gestión
Desde hace varias décadas, se tiene el punto de mira en el análisis y estudio en el ámbito organizativo y funcional de los diferentes departamentos que componen una empresa. La gestión efectiva de los procesos de negocio requiere tener una visión clara y transparente de las funciones e historial de trabajo. La duplicidad en la metodología de trabajo y en el contexto general funcional y operacional de la gestión procurement, es un hecho que genera una brecha donde se escapa efectividad, rendimiento y gasto.
Es la duplicidad en las labores de gestión de compras, un fantasma silencioso que se desliza sobre las diferentes rutinas de trabajos de profesionales y departamentos. Además, es una de las desviaciones funcionales más complejas de identificar, pues son invisibles entres distintas áreas y pueden generarse a lo largo del tiempo sin aplicar ningún tipo de solución para minimizar sus consecuencias.
La duplicidad en la gestión procurement, contratos, gestión de proveedores, etc… repercute en un sistema poco eficiente y desequilibrado a niveles estratégicos. Además, implica una nula práctica en la mejora continua y en el desarrollo de estrategias de negocio de gestión de compras efectivas a largo plazo.
Combate la duplicidad en la gestión de compras
Especialmente en los departamentos de adquisiciones se advierte un clara tendencia a la duplicidad de procesos y transacciones comerciales. Este hecho a corto plazo puede parecer una mera anécdota, pero a medio y a largo plazo desvela una capacidad organizativa con tendencia al bajo rendimiento y a la nula transparencia.
Ante la duplicidad en la gestión de compras, se destacan dos opciones funcionales que no sólo son una respuesta efectiva para combatir este problema, además se han convertido en tendencias de gran peso en el área procurement:
- Centralización del departamento de compras. Minimizar la descentralización del departamento de compras en favor de un sistema centralizado incentivando los modelos de trabajo de estilo colaborativo. Esto supone una mayor transparencia en la información , datos y operaciones comerciales. La comunicación entre profesionales se vuelve mucho más directa, diaria y en tiempo real, teniendo la capacidad de responder y ofrecer soluciones mucho más efectivas.
- Integración de las nuevas tecnologías. No se entiende la eliminación de los problemas de duplicidad en la gestión de compras sin la integración de los nuevos sistemas y software de gestión y negociación electrónica. El contexto digital aporta herramientas y recursos que garantizan la automatización de procesos y exponen la información y los datos de manera visible y con una gran facilidad de acceso.
A través de estas dos grandes soluciones se cimenta las nuevas formas de entender la organización funcional y operativa de los departamentos de compras, libres de duplicidad.
