3 indicadores para mejorar el proceso de compras

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3 indicadores para mejorar el proceso de compras

Mejorar el proceso de compras no es nada fácil. Requiere una amplia gama de información, la participación de muchas personas diferentes, y la comunicación continua de los proveedores para obtener buenos resultados. Las estrellas y los astros se tienen que conjurar para que toda la empresa atine con el proveedor correcto. Afortunadamente, las cosas complejas son susceptible de mejorarlas y optimizarlas. ¿Por qué es importante que optimicemos nuestro proceso de compras? La respuesta es bien sencilla: por el impacto que tiene en nuestra empresa. Por ejemplo:

El coste del proceso de compras va directamente al balance final de la compañía: Además de perder ahorros sustanciales por no conseguir los mejores acuerdos con proveedores, un proceso de compras estratégico mediocre malgasta recursos humanos a lo largo de toda la empresa, desde el equipo de compras hasta los departamentos operativos. El tiempo invertido manteniendo información repetida o redundante, la ejecución de solicitudes de abastecimiento a la antigua, la respuesta a las consultas de los proveedores y la persecución de todo tipo de información, suma horas de trabajo a la cuenta final de resultados. El coste de estos recursos reduce la rentabilidad.

un proceso de compras estratégico mediocre malgasta recursos humanos a lo largo de toda la empresa Clic para tuitear

Cuanto más tiempo pueda dedicarle tu equipo de compras a las actividades relevantes, más podrá ahorrar: El trabajo principal de un equipo de compras es ayudar a los departamentos operativos a obtener lo que necesitan al menor coste. Esto se hace identificando a los proveedores ideales, negociando acuerdos favorables, supervisando su despeño, y construyendo relaciones sólidas.

Pero si la información no está disponible o no es accesible, seguramente pasarán mucho más tiempo preparándose para hacer su trabajo que realmente haciéndolo. Es mucho es tiempo perdido en responder a preguntas de los empleados y proveedores, ya que el contrato y otra información que ellos sí tienen, no es accesible para otros.

Si es demasiado difícil cumplir con las políticas corporativas, no se cumplirán: Si el proceso para realizar una compra importante es largo, la gente encontrará una manera de acortarlo. Si resulta demasiado complicado encontrar el proveedor o el contrato perfecto en el tiempo de compra, la gente hará lo que sea más fácil – probablemente se quedará con el primero que pase. Y para rizar el rizo: si además los procedimientos que sigue tu empresa están basados en papel, existe una altísima probabilidad de que esto esté sucediendo mucho más de lo que te gustaría. Las mejores políticas y procedimientos son de poco uso en la conducción del ahorro si no se siguen de manera coherente.

Dónde tienes que mirar

Múltiples accesos de información de proveedores: Si la información sobre proveedores y contratos se mantiene en varias regiones, oficinas o departamentos, se están gastando esfuerzos redundantes en toda la organización. Al mismo tiempo, esto es, sin duda, caldo de cultivo ideal para que surjan discrepancias y problemas. Y, por supuesto, hace prácticamente imposible cualquier nivel de visibilidad y control centralizado, reduciendo significativamente la capacidad para mejorar las cosas.

Productividad del equipo de compras: ¿Cuánto tiempo gasta el equipo compras en mantener actualizada la información básica del proveedor? ¿Cuánto tiempo tarda en emitir una operación de compra? (Es decir, crear requisitos, identificar proveedores potenciales, desarrollar y distribuir un documento RFx, evaluar las respuestas, seleccionar el mejor proveedor y preparar un contrato). ¿Cuánto tiempo se dedica a buscar?

Con todo lo que necesitan hacer, ¿cuánto tiempo está realmente disponible para reclutar y calificar a nuevos proveedores, desarrollar buenos acuerdos, monitorizar el desempeño y construir relaciones sólidas? Pregúntale a tu Jefe de Compras cuánto tiempo pasa su equipo trabajando directamente con la base de datos de los proveedores. Eso te dará una idea del potencial que habría, si se mejorara la productividad.

Ya te hemos dicho dónde mirar, ahora te diremos cómo puedes mejorar

Establece un directorio centralizado de proveedores

Esto mejorará la calidad y accesibilidad de la información del proveedor. Pero igual de importante es que reducirá el nivel de esfuerzo desplegado en toda la organización. También proporcionará una mejor información para el uso en los sistemas financieros, así como sistemas de análisis e informes. Imagina un directorio con sólo proveedores activos, sin duplicados, e información actualizada para todos los registros. ¿Cómo mejoraría la calidad de los informes de contabilidad, el análisis de gastos, etc.?

Estandariza los procesos de compras

Esto mejorará la efectividad de los esfuerzos de la cadena suministros, resultando en mejores acuerdos y menor riesgo de proveedores. También mejorará la transparencia de los procesos de selección de proveedores y como no, la productividad del equipo de compras, permitiéndoles aplicar un proceso de aprovisionamiento profesional a cada situación, lo que resultará en más ahorros.

Aprovecha las tecnologías de la información como agente del cambio

Las tecnologías de la información es un activo importante para mejorar la eficiencia. Muchas de las cosas que querrás hacer sólo se harán prácticas con el apoyo de sistemas de información.