En las empresas grandes, donde se tiene un departamento dedicado exclusivamente a compras, parece relativamente sencillo el hecho de conseguir mejores productos en cuanto a precio/calidad. Parece que ahorrar en compras y conseguir ventajas competitivas solo es posible en compañías de gran tamaño, pero esto no es del todo cierto.

En las pymes, también se pueden conseguir ventajas competitivas en el abastecimiento de sus productos, y lograr un mayor ahorro sin necesidad de disminuir la calidad y sin necesidad de tener un departamento entero dedicado a esta actividad.

Una buena planificación y control de todo el proceso de compras puede resultar importante para una gran empresa, pero para una pyme, es imprescindible.

Es vital seguir una serie de recomendaciones durante el proceso de compras para que éste sea eficiente, no es necesario tener un departamento entero dedicado a ello, pero si es necesaria la coordinación de toda la compañía.

Selección de proveedores. En esta búsqueda tenemos que ser muy rigurosos, tener claro los productos que necesitamos y buscar varias alternativas de proveedores teniendo en cuenta los requerimientos y especificaciones de esos productos.

Aunque decidamos que el abastecimiento lo realice un único proveedor, es recomendable tener una lista de ellos. Una enumeración de proveedores preseleccionados ya analizados, que nos puedan asegurar el suministro de los productos que necesitamos. Esto nos será de ayuda ante posibles fallos o problemas con el proveedor principal, minimizando los daños que pueda ocasionar al negocio. Acortaremos también el tiempo de respuesta ante este posible daño, ya que no tendremos que empezar a buscar proveedores y analizarlos desde cero.

Otro punto decisivo a tener en cuenta en la elección del proveedor es la entrega de la mercancía. Ésta debe realizarse en el momento en que lo necesitemos, ni antes ni después.

Tener definido el proceso de abastecimiento.  Es fundamental que todo el proceso de abastecimiento esté claro, y que todos los integrantes de la pyme lo conozcan. Si todo el procedimiento está por escrito será mucho más cómodo y sencillo de entender, lo que llevará a una gestión empresarial más eficiente.

Posibles proveedores, listado exhaustivo de los productos que se compran periódicamente, personas que pueden realizar los pedidos, frecuencia de pedidos de productos básicos, documentación necesaria en cada proceso de compra o un protocolo de actuación ante posibles incumplimientos, son aspectos que toda pyme debería tener en cuenta para una buena gestión de compras.

Presupuestos. Pedir varios presupuestos antes de realizar cualquier adquisición que conlleve un gran gasto para la empresa. Y tener presente no solo el precio del producto en si, sino todos los costes asociados a la compra.

También hay que tener en cuenta las cantidades necesarias y el momento en que lo vamos a necesitar, esto puede hacer variar el coste total del presupuesto.

Otro aspecto que puede afectar más a una pyme que a una empresa de gran tamaño es la fecha de pago. Es importante tener claro este apartado antes de realizar el pedido.

Comprar los básicos que realmente se necesiten. Este es uno de los puntos que más pasa desapercibido en las compañías, pero que puede hacernos ahorrar bastante en las compras. A la hora de realizar los pedidos hay ciertos elementos, sobre todo las herramientas básicas de trabajo, como puede ser el material de oficina diario, (folios, bolígrafos, impresoras e incluso el móvil de empresa, etc.), en las que no pensamos, ya que no lo consideramos un coste realmente importante. Aunque a simple vista parezcan no tener importancia, se trata de un gasto al que hacemos frente periódicamente, y no debería pasar desapercibido.

Detalles tan simples como comprar material de oficina sin esas famosas marcas conocidas por todos, puede ayudarnos a reducir la factura de estos gastos del día a día más de lo que pensábamos.

Llevar un control de la actividad. La función de compras debe hacerse bajo un exhaustivo control si queremos asegurarnos ahorro y eficiencia. Los compradores deben asegurar la calidad requerida de cada producto además de garantizar el flujo de entrada y salida de los materiales para que la producción no se detenga.

Pero, además, deben tener claro todos los costes y precios negociados, asegurarse de que el inventario esté al día y fijarse en él a la hora de realizar las compras, para evitar duplicaciones de pedidos y desperdicios, y garantizar un buen almacenamiento, sin recurrir a más costes de los necesarios.

Relación con proveedores. Debemos asegurarnos una buena relación con nuestros proveedores, porque todos sabemos que una compra no acaba con la realización de un pedido, sino que conlleva más aspectos sumamente importantes como el seguimiento de órdenes de pedido y entregas, la calidad del producto o servicio recibido, problemas de devoluciones, incumplimientos de pago, etc.

Una buena relación con ellos también puede ayudarnos a afianzar las relaciones y hacerlas duraderas, mejores procesos de entrega o sistemas de stock más eficientes.

El hecho de tener un proceso de compras detallado permite una mejor organización y una mayor eficiencia en todas las operaciones de compras, pudiendo conseguir una reducción en los costes y una mejor planificación del flujo.

Un buen plan de compras debe seguir tres reglas básicas:

1-Planificación

2-Coordinación

3-Control

 

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