El proceso de auditoría en las compras comienza a ser un foco de atención muy relevante para las empresas. Mejorar y progresar en el tiempo depende mucho de los resultados de este tipo de auditorías.
Los departamentos de compras son factores clave en los resultados finales de una empresa. El ámbito de los procesos de compras es muy amplio: son todos los procesos comerciales asociados con la compra de bienes y servicios, desde la identificación de las necesidades hasta el final de un contrato de servicio o el final de la vida útil de los bienes y la disposición resultante de un activo.
Un ámbito, el de las compras, que requiere del cuidado y mejora de todos sus procesos, para buscar la máxima efectividad y calidad para las partes interesadas. Una auditoría en las compras es la solución para mostrar de un modo interno y externo la profesionalidad y filosofía de marca de una empresa.
¿Qué es una auditoria en las compras?
El objetivo de una auditoría de compras es determinar si se han seguido las políticas y procedimientos dentro del departamento de compras para garantizar que no haya ocurrido ningún fraude, que todas las decisiones se tomaron teniendo en cuenta los mejores intereses de la organización y que los proveedores recibieron un trato justo.
En otras palabras, la auditoría es una detallada comprobación de todos los procesos que conllevan el negocio de compras de una empresa, incluyendo la cadena de suministro.
Esto conlleva la idea que las estrategias de los departamentos de compras posean sus políticas de buenas prácticas para desarrollar sus procesos de un modo óptimo.
Así pues, gracias a una auditoría en las compras es posible revisar los principios de adquisiciones, los aspectos legales y éticos de las compras, la gestión de riesgos y la orientación sobre la planificación de los procesos de adquisiciones y sus costos.
Una buena auditoria en las compras, necesita de información y datos bien organizados capaces de dar respuesta a las preguntas intrínsecas que conlleva todo el proceso de auditoría en las compras
Es aquí, donde las nuevas tecnologías cobran un papel esencial para el mejor resultado en una auditoría ¡Sigue leyendo!
Tecnología y auditoria en las compras
La inclusión de tecnología en las adquisiciones tiene como objetivo aliviar algunos de los aspectos más difíciles del proceso de compras. Reducir los problemas comunes, realizar un seguimiento de los datos y, en general, facilitar a los equipos de compras la realización de sus compras y el seguimiento de su progreso.
Las nuevas tecnologías en los departamentos de compras, como las plataformas de compras, son un factor clave no solo para mejorar el rendimiento además para facilitar el desarrollo de las auditorias.
Es posible gestionar la multitud de datos que los equipos necesitan utilizar para negociar y tomar decisiones. Además se realiza un seguimiento de sus inventarios, pedidos, estrategias, contratos y finanzas.
Una buena auditoria requiere información y transparencia. La tecnología ayuda realizar los procesos de un modo profesional y con total visibilidad. Esto repercute en la consecución de los objetivos y retos de una auditoria en las compras.
Las áreas comunes en las que se la tecnología ayuda en las auditorias:
- Almacenamiento y organización. Existe una gran cantidad de aplicaciones están diseñados específicamente para el almacenamiento y la organización digital, facilitando el rápido acceso a datos. Ayudan a administrar el inventario y la información relevante para el proceso de adquisiciones
- Análisis. La tecnología también se usa a menudo para analizar datos además de almacenarlos. El seguimiento del progreso, el uso de la estrategia, los hábitos de gasto, el agotamiento del inventario y básicamente cualquier información que se pueda utilizar para influir en la toma de decisiones.
No es posible entender un buen procedimiento de compras sin la integración de la tecnología. Tecnología capaz de mejorar los procesos de compras y fortalecer las acciones y buenas prácticas de cara a una auditoria de compras.
