La Gestión de Categorías se ha convertido en pieza clave para la gestión del gasto de las compras
En artículos anteriores hemos incidido en el hecho de que una mayor parte del trabajo de los responsables de compras está dirigida a la definición, creación y aplicación de diferentes estrategias de negocio. Cuando estamos hablando de la Gestión de Categorías, Category Management o también llamada de forma abreviada CatMan, nos referimos a uno de los planteamientos estratégicos más eficaces para gestionar el gasto en las compras de productos y servicios de una empresa, pero… ¿ qué es el category management exactamente?
La aplicación de metodologías Category Management ha sido y es un punto clave estratégico en muchos sectores, siendo desde hace unos años una parte fundamental en el área procurement de las empresas actuales.
Dicho esto, cualquier profesional de compras que desee elevar a un nuevo nivel de calidad y eficacia su departamento de compras, debe de trabajar bajo un planteamiento Category Management, pues define un método para gestionar de forma rápida y correcta la adquisición de bienes y servicios.
Principios básicos de la gestión Category Management
Dentro del área procurement de cualquier empresa, la Gestión de Categorías permite dividir en grupos o categorías los diferentes productos y servicios que se adquieren. Así pues se pretende que cada categoría incluya aquellas compras (productos, bienes y servicios) que satisfagan de forma directa a un determinado cliente o usuario final.
Implementar una buena gestión Category Management requiere poseer un cohesionado equipo de trabajo capaz de analizar los distintos productos y necesidades de cada cliente, además de recopilar la mayor información posible para diseñar las mejores estrategias para la mejora y rendimiento del proceso de negocio procurement.
Así pues, es posible definir de forma sencilla, una serie de fases que perfilan de forma precisa los mimbres de una buena metodología estratégica CatMan:
- Definición de las Categorías. Sin ningún tipo de dudas la primera tarea a realizar para crear una buena estrategia Category Management no puede ser otra que la definición de las categorías. Este proceso debe realizarse siempre con una mirada fija hacia el cliente o usuario final, así la descripción de las características, productos o servicios será lo más cercana a la realidad del negocio. Sin una buena definición de las categorías será muy complicado definir una estrategia CatMan de éxito.
- Análisis de las categorías. Una vez definidas las categorías, el siguiente paso consiste en analizar todos los datos e información relativa a las mismas. Esta fase incluye un profundo estudio sobre la gestión interna de las categorías, abarcando una buena cantidad de aspectos del área procurement: análisis de costos, proveedores, stock, requisitos técnicos, tendencias, mercado, precios… al finalizar esta fase, cada categoría estará perfectamente documentada para desarrollar las posteriores estrategias de negocio.
- Objetivos y Estrategia. Una vez que se ha definido y analizado las categorías llega el momento de trazar los objetivos y el diseño estratégico para conseguirlos. En primer lugar, los objetivos responden a las necesidades, prioridades y mejoras que se pueden logran para cada categoría. A modo de ejemplo se pueden citar: reducción del riesgo, aumento de la calidad de los productos y bienes, condiciones de contratación, reducción de costes, etc…
- Implementación de las estrategias. Para finalizar, tan solo queda implementar las estrategias definidas en modo y forma a la metodología Category Management planteada. Por cada categoría se tendrá una estrategia diferente, lo que requiere una importante labor de control y monitorización, que servirá para detectar errores y garantizar la consecución de los objetivos deseados.
La integración de una estrategia de Gestión de Categorías ofrece un profundo conocimiento de los productos, bienes y servicios a adquirir, así como la gestión y distribución de los mismos a los distintos clientes. Cabe destacar que una de las verdaderas claves de la Gestión de Categorías reside en el hecho de tratar cada grupo o categoría como una única unidad de negocio, la cual tendrá sus propias características y estrategias.
Las ventajas de utilizar un profesional procedimiento Category Management son muy extensas, pues inciden directamente en un cambio en la forma de pensar en la gestión de los procesos internos del área del procurement: lógica de los proveedores, la optimización del rendimiento en el espacio de almacenaje, mejora la ventaja competitiva, mantenimiento y aumento de la cuota de ventas… Además permite un mejor intercambio de información sobre el mercado, categorías, productos, precios…
Para el actual responsable de compras, la Gestión de Categorías es uno de los recursos más importantes y efectivos, conformando la pieza angular de una la estrategia procurement de gran rendimiento a medio y largo plazo.
