Errar de forma continuada en la elección de proveedores puede causar daños a medio y largo plazo
En el procurement actual los proveedores son vistos y tratados como auténticos socios estratégicos del negocio, de ahí la gran importancia de poseer relaciones sólidas y de compromiso con un proveedor de calidad. A lo largo de las distintas transacciones en los departamentos de compras, se puede optar por diferentes proveedores, algunos de ellos estacionales, otros por contrato u otros de largo plazo, lo que está muy claro es que no siempre se va a realizar la mejor elección de proveedores para cada momento.
Un proveedor es denominado poco eficiente cuando de forma continuada integra en sus funciones determinados inconvenientes: retraso en las entregas, productos defectuosos, inconstancia en las calidades o volatilidad de los precios. Unidos a estos inconvenientes se ensamblan problemas de colaboración y comunicación, lo que hace de la convivencia empresarial un camino difícil y tortuoso.
Aunque en un principio pueda parecer lo contrario, la responsabilidad en la elección de un mal proveedor reside en los propios responsables de compras. Un nefasto seguimiento o conocimiento anterior a la contratación de los mismos, suele ser la piedra que moldea el posterior fracaso.
Para minimizar la elección errónea de proveedores es necesario implementar evaluaciones de proveedores, un importante ejercicio de búsqueda de información y datos que ayuda a tener una idea muy clara de la conveniencia o no de un proveedor.
Consideraciones a tener en cuenta en una evaluación de proveedores
Existen demasiados proveedores para dar servicio a las empresas, pero solo unos pocos se ajustan como un guante a las necesidades y características específicas para un momento y forma dado. Veamos aquellas consideraciones a estudiar y tener cuenta, para la búsqueda del mejor proveedor posible:
- Identificación de los proveedores. Un primer paso a realizar consistirá en desarrollar un ejercicio de identificación de los posibles proveedores que sean capaces de ofrecernos el servicio que se desea para una situación concreta.
- Investigación de la empresa proveedora. Una vez que se posea una terna de candidatos, llega el momento de conocer datos sobre los mismos. Estudiar su web, perfiles de redes sociales, etc… en definitiva tener claro conceptos tan importantes como: sus procesos de producción (sostenibles o no), filosofía de trabajo, objetivos etc…
- Revisar el rendimiento pasado. Este es uno de los puntos claves en esta evaluación de proveedores, está directamente relacionado con las referencias obtenidas de clientes pasados o propias, si anteriormente, ya se ha hecho negocio con el proveedor. Además de buscar información propia en los registros de sistemas SRM, es aconsejable pedir una retroalimentación honesta de anteriores clientes que hayan trabajado con los proveedores.
- Situación financiera. Por último es importante tener una idea clara de la situación financiera de los proveedores. No se trata de una tarea fácil pero siempre es posible recabar cierta información sobre ello. Si se tratan de empresas que cotizan en Bolsa, las posibilidades de tener información financiera es mucho más fácil y accesible, al referenciarse e distintas fuentes de información públicas.
En definitiva, realizar una evaluación de proveedores, aporta un gran acercamiento a las cualidades y características de una empresa, ayudando a conocer su naturaleza, efectividad y rendimiento. Esta información no sólo es vital para una exitosa elección de proveedores, sino que además es muy útil para una futura negociación entre ambas partes.
