Eficacia o eficiencia son dos términos que forman parte natural, integrados en un ecosistema empresarial. Se habla de estrategias eficaces o de lograr la mayor eficiencia en los resultados finales pero ¿es lo mismo ser eficaz que ser eficiente? ¿Qué diferencias tiene una empresa eficaz de una eficiente? ¿Hablamos de lo mismo? Vamos a intentar definir las diferencias entre estos dos conceptos que, por lo general, suelen confundirse con mucha facilidad.
Definición de Eficaz
Cuando se habla que alguien o algo es eficaz se está refiriendo a la condición de desarrollar una tarea o planteamiento de la manera y forma convenida consiguiendo el objetivo deseado.
Ser eficaz permite ofrecer resultados de alto nivel con todas las ventajas y beneficios que conlleva
Definición de Eficiente
La eficiencia responde al hecho de realizar tareas de manera inteligente y correcta. La eficiencia ofrece unos mejores y optimizados resultados. Se puede decir que la eficiencia es un paso superior a ser eficaz.
Ser eficaz o eficiente en la empresa
Cuando estos dos términos se aplican al contexto empresarial, las diferencias y resultados finales varían de forma sustancial. Partiendo de la base que ambas condiciones en la metodología de trabajo de una empresa son factores de calidad, es importante conocer las diferencias que se destilan de un término a otro.
Para un mayor entendimiento tomemos un ejemplo sobre eficacia y eficiencia en el departamento de compras:
Supuesto Sencillo
Uno de los objetivos semanales del departamento de compras es adquirir 3 partidas de material de limpieza antes del viernes.
Eficacia en el departamento de compras
Un departamento de compras eficaz utiliza la mayor parte de sus recursos de compras en realizar la tarea. El resultado final es la compra de las partidas al precio y modo estipulado en el menor tiempo posible
No hay nada que objetar, la tarea ha sido desarrollada de manera eficaz
Eficiencia en el departamento de compras
Un departamento de compras que obra con eficiencia no solo logra el objetivo estipulado, consigue un menor precio y además utiliza el menor tiempo y recursos posibles para su consecución.
Ser eficiente es desarrollar las tareas con eficacia optimizada logrando el mayor beneficio posible con el menor “desgate posible” (humano, financiero, etc…).
De la eficacia a la eficiencia en la empresa
Llegados a este punto podrás entender con facilidad que la eficacia va de la mano de la eficiencia y viceversa. En otras palabras, ser eficaz debe llevar a la eficiencia y la eficiencia parte de una metodología de trabajo eficaz.
Las empresas eficientes no son siempre necesariamente eficaces, y las empresas eficaces no siempre son eficientes. La gestión empresarial de una organización debe aprender a enfatizar ambas estrategias tomando decisiones que equilibren la eficacia y la eficiencia de la empresa.
Un negocio efectivo consigue resultados positivos y termina con un balance final estimulante. Un negocio eficiente funciona sin problemas con menos recursos y, a menudo, tiene mayores beneficios.
¿Cómo saber el nivel de eficiencia de una empresa? La única forma de conocer y evaluar el rendimiento de cualquier área de gestión de organización empresarial es mediante la inclusión de un sistema de gestión de indicadores clave de rendimiento (KPI).
En este caso, son especialmente importantes e interesantes aquellos indicadores relacionados con: aumento de los ingresos, el crecimiento de la base de clientes o un mejor servicio al cliente.
Potenciar y mejorar la eficacia requiere conocer exhaustivamente y al detalle todos los procedimientos, recursos materiales y humanos que conllevan cada proceso interno de negocio de cada área departamental. Las compañías deben tomar la iniciativa para proporcionar revisiones de desempeño exhaustivas, detallando las debilidades y taras encontradas.
Estas debilidades pueden ser situaciones tan críticas como falta de personal o necesidad de incluir mayores recursos tecnológicos para un mayor rendimiento (teléfonos, software, etc…)
Todas estas debilidades no solo han de ser identificadas, además tienen que estar debidamente subsanadas mediante la mejor solución posible. Esta solución ha de eliminar la debilidad y ofrecer la respuesta adecuada que proponga una mejora real.
Una vez planificada una estrategia de gestión eficaz queda implementar la eficiencia, que no es otra cosa que añadir un valor diferencial competitivo a dicha eficacia.
Desde la organización de tareas para cada empleado, formación específica para el uso de tecnologías, la inclusión de pequeños objetivos al objetivo principal, siempre en busca de un mayor rendimiento y el menor uso gasto de recursos.
Tanto la eficacia como la eficiencia debe de venir desde los más altos sargos hasta el nivel básico de una empresa, no pueden ser soluciones o parches a corto plazo para solventar diferentes momentos de gestión. Ser eficaz o eficiente tiene que ser transmitido bajo la lupa de la cultura y filosofía empresarial, entorno capaz de favorecer una asimilación global del concepto.
La importancia de la transformación digital en la efectividad de una empresa
Pocos recursos han sido y son más útiles para fomentar la eficacia y la eficiencia de una empresa como la tecnología. La transformación digital en las empresas ha abierto una ventana a nuevas oportunidades y opciones para elaborar estrategias de trabajo mucho más eficientes.
El diseño de aplicaciones de gestión o software de negociación electrónica, por poner un ejemplo, ensambla a la perfección la idea de la eficiencia en una empresa: automatización de los procesos y tareas, centralización del trabajo, transparencia en la información, comunicación directa, menor tiempo de ejecución etc…
La nueva empresa del futuro no se entiende sin las tecnologías como recurso clave para una mejora del rendimiento, basado en la eficacia y eficiencia que aportan las nuevas formas de entender las estrategias y metodologías de trabajo digitales.
La transformación digital no solo supone la integración de tecnología, lleva consigo, también, la formación específica de empleados, un cambio de cultura o la integración de nuevos perfiles profesionales capaces de innovar y estar al día en el nuevo contexto digital.
Todo esto hace que una empresa siempre tenga la oportunidad de adaptar eficazmente su manera de entender el negocio hasta lograr la óptima eficiencia.
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