Es posible rebatir las principales razones por las que las empresas se muestran reticentes al uso de software de negociación electrónica
No es una noticia nueva el hecho que las nuevas tecnologías han llegado para quedarse, no solo en el terreno personal o de ocio,sino también en el ámbito profesional y empresarial. A día de hoy, en nuestra tarea laboral diaria, nos servimos de determinadas infraestructuras y aplicaciones que nos han hecho la vida más fácil: ordenadores, portátiles, tablets, paquetes de ofimática, diseño… podríamos seguir enumerando un sinfín de recursos que nos ayudan a optimizar nuestro rendimiento. De forma progresiva las nuevas tendencias se han integrado de manera natural dentro de la metodología de trabajo de las empresas, pero cuando hablamos de software de negociación electrónica para el sector del procurement, nos encontramos con una medida reserva y recelo a abrir las puertas a estas eficientes aplicaciones.
Existen diferentes razones por las que una empresa no quiere o no da la oportunidad a conocer las características y funcionalidades de un software de negociación electrónica, pero no es menos cierto el hecho de la existencia de soluciones y vías de encuentro para que la implantación de un sistema de gestión de compras sea todo un éxito.
Sin excusas para utilizar un software de negociación electrónica
Tradicionalmente, el departamento de compras ha vivido y vive bajo la sombra del departamento de ventas. Las ventas se han constituido como el recurso a potenciar y mejorar con vistas a lograr una mayor eficiencia y productividad. Las compras se han llevado con un menor seguimiento o control, apostando por el trabajo de los responsables del departamento de compras, delegando su supervisión en la profesionalidad y metodología de trabajo diario.
Llegados a este punto nos encontramos con profesionales del sector de compras conocedores de las ventajas del uso de estas nuevas tecnologías, capaces de adaptarse a las nuevas necesidades de gestión y rutinas de trabajo que requieren la implantación de un software de negociación de electrónica, en favor de una mejora continua en su rendimiento y resultados.
Por otro lado, nos encontramos con la otra parte de la empresa dedicada a la toma de decisiones, que bajo su contexto y prisma analítico no reniega de forma tajante sobre el uso de estas nuevas tecnologías, de hecho posee una gran consideración sobre las mismas, pero desliza su planteamiento y consideración a medio y largo plazo.
Presentado el contexto más frecuente en estas situaciones, es posible desmontar las principales razones por las que una empresa deniega el uso de un software de negociación, mediante soluciones y argumentos profesionales y razonados:
- Propuesta de implantación de software. Son los responsables de compras los que verdaderamente conocen las ventajas y facilidades que aportan este tipo de software de negociación electrónica. Los mandos intermedios y superiores no suelen tener una idea clara sobre estos temas, y por tanto, es complejo crear un escenario efectivo para discutir una propuesta de implantación de software – Solución – Instaurar buenas prácticas de comunicación y de intercambio de feedback entre departamentos, con el fin de dar a conocer problemas, sugerencias e ideas de mejora.
- Costos. Probablemente una de los grandes factores que hacen renegar del software de negociación electrónica, están relacionados con la creencia de que existen grandes costos asociados a su implantación y derivados de su uso – Solución – Simplemente con consultar información sobre estas aplicaciones, es sencillo corroborar los planes y precios asequibles que se ofertan, derribando cualquier argumento a favor de su alto coste.
- Miedo al cambio. La integración de un software de negociación electrónica implica un cambio: cambios en los modos, formas, metodologías de trabajo, comunicación etc, poniendo al límite la “zona de confort” de los empleados – Solución – Los cambios son nuevas oportunidades de conocerse y demostrar la valía, tomarse los cambios como un reto para ser mejores, es una gran forma de entender el desarrollo profesional de los trabajadores.
- Desconfianza. La desconfianza impera en este tipo de situaciones, la idea de obtener mejores resultados gracias a un software de gestión no suena nada mal, pero ¿está garantizada esta supuesta mejoría de efectividad y resultados? – Solución – La desconfianza se combate con conocimiento, acceder a las pruebas o demos, sin ningún tipo de compromiso, de estas aplicaciones despejará cualquier atisbo de desconfianza.
- Satisfacción con el ‘status quo’ de resultados. Otro punto determinante reside en la satisfacción actual de los números ofrecidos por los departamentos de compras. ¿Por qué se debe cambiar a un sistema nuevo si se está de acuerdo con las cifras? –Solución – Cualquier proceso, tarea de negocio o resultados finales, pueden ser mejorados, un software de compras incentiva la eficiencia, el compromiso y la mejora continua, estableciéndose periódicamente objetivos cada vez más óptimos.
A modo de conclusión, podemos afirmar que no existen razones de suficiente peso como para negar un proceso de implantación de software de negociación. De forma sencilla se ha podido rebatir los supuestos “inconvenientes” con argumentos útiles, efectivos y reales, mostrando las cualidades y filosofía de mejora continua que trae consigo un software de compras. Ya no hay excusas para no utilizar un software de negociación electrónica.
