La negociación funciona como una batalla de estrategias en la que hay que estar preparado para todo
Llevar a cabo una negociación puede convertirse en una labor muy compleja, cualquier dato o gesto puede inclinar la balanza hacia nuestros intereses o hacia el lado de los proveedores. Uno de los grandes conceptos a manejar en la negociación de compras con proveedores reside en la confianza que les brindemos a éstos, con el fin de ganarnos su respeto y crear un escenario de negociación flexible y positivo.
No todos los proveedores y las negociaciones son iguales, en algunas ocasiones el trato cara a cara es indispensable para medir sensaciones y mostrar habilidades para la negociación. La negociación de compras con proveedores se convierte en un diálogo permanente de ideas, necesidades y soluciones que demandan respuestas adecuadas para ir colocando de manera firme nuestra posición para la consecución de los objetivos
La confianza y respeto frente a los proveedores puede venirse abajo con determinadas cuestiones y preguntas que requieren de una contestación firme, alejada de las dudas o de repuestas intermitentes.
Firmeza en la negociación de compras con proveedores
Existen una serie de preguntas que se repiten con suma frecuencia, capaces de dilapidar el rumbo de una negociación. Las respuestas que ofrezcamos hacia las mismas puede ayudarnos a conducir de forma sólida y exitosa todo tipo de negociación de compras con proveedores.
A continuación vamos a enumerar tres preguntas “incómodas” que los proveedores suelen realizar a los responsables procurement y necesitan de una respuesta firme.
1.- ¿Va a negociar o va aceptar la oferta más baja?
Afrontar directamente este tipo de pregunta puede resultar algo muy incómodo, muchos proveedores suelen lanzar esta cuestión antes de enviar sus propuestas con el fin de poder ajustar lo más posible su oferta.
Respuesta: Obviamente deseamos obtener la mejor oferta posible, pero si directamente declaramos una intención de negociar podemos tener dificultades en conseguir un buen trato. Por otro lado, si negamos la negociación y más tarde optamos por ello, demostramos una falta de ética y de honradez profesional que suele ser más perjudicial que efectivo. Una óptima respuesta para esta pregunta debe de situarse en el punto medio, así pues se puede responder: “Nos reservamos el derecho a negociar, aunque si se ofrece la mejor oferta posible podemos aceptar sin negociación”. Abrimos todas las posibilidades sin necesidad de tener que posicionarnos inicialmente por alguna de ellas.
2.- ¿Eres el responsable de la toma de decisiones?
En cualquier contexto negociador y más aún en la negociación de compras con proveedores, nos gusta hablar con aquellas personas capacitadas para dar el visto bueno de las operaciones. Un comportamiento muy común en los proveedores es asegurarse de estar hablando con la persona que toma las decisiones, alejándose de aquellas negociaciones que requieran de varios canales de comunicación y contacto para el desarrollo de la actividad negociadora. ,Muchas veces, como responsables de compras no tenemos la última palabra para cerrar propuestas, necesitamos verificar y acordar con otros mandos, las características de las propuestas, entonces ¿qué podemos contestar?
Respuesta: Es importante tener analizado este comportamiento de los proveedores y responder con la mayor firmeza posible, en este caso una buena respuesta podría ser: “Tomamos las decisiones en equipo, soy tu punto de contacto, todas las discusiones sobre esta negociación deben de pasar a través de mi persona”. Una respuesta profesional que nos brinda una posición de empresa fuerte y cohesionada, capaz de ofrecer las mejores garantías y compromiso posibles.
3.-¿Tenemos trato si corrijo este aspecto de la propuesta?
Cuando los proveedores envían su propuesta, nosotros como responsables de compras examinamos profundamente cada término y aspecto de la misma. Las empresas proveedoras desean saber una valoración sobre la propuesta enviada, los compradores suelen citar términos en los que no se está de acuerdo (precios altos, tiempos de entrega, calidades, etc.). Conocidos los aspectos que no son del agrado de la empresa compradora, los proveedores ofrecen corregirlos por el bien de un trato cerrado, llegados a este punto ¿Cuál debe ser el camino a seguir?
Respuesta: Decir que No es un acción realmente irresponsable, pues muestra una imagen inflexible cerrando cualquier posibilidad a la negociación. Proporcionar retroalimentación a las propuestas no suele ser muy efectivo hasta que no se esté en disposición a negociar, por lo tanto, una correcta respuesta sería: “Nuestro proceso de selección de propuestas aún no está completo, así que no es posible responder a su pregunta”. De esta manera nos damos tiempo para analizar las propuestas y preparar la estrategia negociadora correcta para lograr los objetivos deseados.
Mejorar en el área del procurement demanda una preparación cada vez más completa en la negociación de compras con proveedores, controlar las posibles direcciones en que puede girar una discusión de propuestas es un gran seguro para lograr un gran porcentaje de éxitos.